Las mejores practicas actuales y futuras de las soluciones de compras electrónicas (e-Procurement)

En este breve resumen, compartimos información resumida sobre la tecnología, el producto y los niveles funcionales de las “mejores” prácticas de hoy y las prácticas “futuras” de mañana para soluciones procure-to-pay (P2P), en este articulo trataremos la parte que corresponde a la búsqueda y compra de artículos y servicios, así como, los apoyos a las capacidades de la propia compra.

Los lectores que quieran ir más a fondo de lo que compartimos en este breve resumen no duden en contactarnos o entrar a nuestra sección de artículos PRO.

“Mejores” Prácticas Selectas: Habilitación de Compras/Adquisiciones

Podemos agrupar las capacidades de “mejores” prácticas seleccionadas que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en las siguientes áreas para la habilitación de compras/adquisiciones:

Búsqueda y Compras

  • La página de inicio o el panel de control se pueden personalizar para cada "vista" para guiar a los usuarios a productos y servicios específicos
  • Se puede conceder a usuarios específicos el derecho de personalizar las páginas de inicio (por ejemplo, para diferentes empresas / países / organizaciones u otros grupos de usuarios específicos)
  • La compra guiada es impulsada por reglas y lógica de negocio basadas en información de usuario, proyecto, unidad de negocio y perfil de empresa
  • La solución proporciona instrucciones de “cómo comprar”, incluyendo requerimientos / políticas, niveles de presupuesto, comparaciones de características de productos, información contratada o no contratada, productos preferidos o similares, puntaje de riesgo del proveedor, etc.
  • Se proporciona una búsqueda paramétrica completa: los usuarios pueden buscar con base en categorías, proveedores, palabras clave, descripciones de productos, SKUs y diversos atributos del producto
  • La solución ofrece la posibilidad de sugerir palabras clave como los tipos de usuario en un cuadro de búsqueda
  • La búsqueda presenta las categorías de compras más relevantes que se aplican a la función o ubicación de un usuario
  • También proporciona una instantánea del impacto presupuestario de cada requisición y orden de compra; los usuarios pueden definir alertas en cualquier punto que active el presupuesto
  • Para requerimientos personalizados, los usuarios pueden ingresar una especificación de texto libre o completar un cuestionario estructurado (se incluye un asistente para asegurar que se ingresa una especificación completa y precisa)
  • La solución proporciona plantillas de especificación (cuestionarios estructurados) para la adquisición de servicios. Estos formularios en línea pueden ir desde texto libre con carga de documentos hasta formularios detallados con campos desplegables y selecciones de botones para asegurar solicitudes completas y precisas

 

Apoyo a las capacidades de compra y adquisición

  • Se pueden crear múltiples requisiciones utilizando los diferentes criterios (por ejemplo, proveedor, moneda, centro de costo)
  • Las requisiciones se generan automáticamente a partir de los elementos contenidos en el carrito (y una sola requisición puede incorporar varias líneas para diferentes proveedores)
  • La solución soporta: carritos en formato borrador, creación de carritos de compra en nombre de otros usuarios, aprobación en nombre de terceros, diferentes tipos de contabilidad (modificar o dividir la contabilidad), seleccionar dirección de envío por carrito o línea de pedido (múltiple), capacidad de agregar, cancelar artículos, cambiar cantidades, cargar adjuntos a una línea de pedido específica dentro de la cesta, agregar comentarios a nivel de línea de artículo, conversión de múltiples divisas a moneda local, comprobación de presupuesto, alertas / advertencias, segregación de datos por unidades de negocio

“Próximas” Prácticas Selectas: Habilitación de Compras/Adquisiciones.

Las capacidades “próximas” selectas para habilitación de compras/adquisiciones, que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en día, incluyen lo siguiente:

  • Sistemas conversacionales que impulsan las interacciones
  • Servicios en curso de enriquecimiento de contenido principal de catálogos/artículos para imágenes, UDI y datos de GDSN
  • La inteligencia artificial habilita a los usuarios con asistentes virtuales / chatbots (incluyendo la posibilidad de hacer preguntas a la aplicación)
  • Las capacidades cognitivas avanzadas soportan el proceso de manejo de contenido / catálogo, incluyendo la orientación a los proveedores
  • Integración en vivo en cálculos de costos de envío e inventario manejado por proveedores
  • Adquisición predictiva utilizando el perfil de usuario, el uso y los datos de referencia para asegurar repetición/reabastecimientos precisos
  • Etiquetado, alertas e informes mejorados sobre elementos del costo total (por ejemplo, flete, garantía, descuentos)
  • Descubrimiento de ahorros a partir de la dispersión de precios a través de compras competitivas basadas en información en tiempo real

 

Consulta los informes individuales PRO de investigación por Spend Matters:

E-Procurement:  Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Invoice-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Procure-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

 

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