Las mejores practicas actuales y futuras en la gestión de los procesos de compras

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En este breve resumen, compartimos información resumida sobre la tecnología, el producto y los niveles funcionales de las “mejores” prácticas de hoy y las prácticas “futuras” de mañana para soluciones procure-to-pay (P2P), en este articulo trataremos la parte que corresponde a la administración de ordenes de compras, catálogos y pedidos, así como, la recepción, las validaciones, el cumplimiento y apoyo a cuentas por pagar

Los lectores que quieran ir más a fondo de lo que compartimos en este breve resumen no duden en contactarnos o entrar a nuestra sección de artículos PRO.

“Mejor” Práctica Selecta: Administración de Procesos P2P

Las capacidades de la “mejor” práctica selecta, que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en día, incluyen las siguientes áreas para la gestión de procesos compras a pago (P2P)

Administración de Órdenes de Compra / Catálogos / Pedidos

  • El sistema admite órdenes de compras creadas a partir de requisiciones, pedidos manuales, órdenes de compra basadas en contratos, órdenes de compra abiertas, órdenes de liberación, órdenes importadas desde ERP o un sistema de origen de terceros, así como la capacidad de crear órdenes de compra intra empresa.
  • Posibilidad de soportar varias órdenes de compra por requisición, combinar múltiples líneas de requisición en una sola PO, habilitar múltiples monedas e idiomas, ofrecer enrutamiento para la aprobación en base a escenarios de negocio, validar los precios contractuales contra una PO, reasignar una orden de compra a otro proveedor
  • Las órdenes de cambio se pueden enrutar a través de cadenas de aprobación normales; Los usuarios pueden seguir electrónicamente los detalles de la solicitud de cambio y capturar todas las aprobaciones necesarias antes de emitir una revisión de orden de compra
  • El sistema permite que el área de Adquisiciones cree reglas que pueden validar, enriquecer y limpiar automáticamente los datos del catálogo, lo que resulta en funciones de búsqueda y adquisición más eficientes; Las reglas se pueden establecer para validar la calidad de los datos a nivel de campo individual en los catálogos
  • Los catálogos se pueden mantener mediante: 1) actualización manual / ad hoc del elemento del catálogo 2) descarga de hoja de cálculo 3) integración (API)
  • Están habilitadas “actualizaciones masivas” al precio y a los artículos disponibles en la solución de catálogo para la edición de registros de catálogo

 

Recibo, Validaciones, Cumplimiento y Apoyo cuentas por pagar

  • Soporta modelos de recibo de escritorio, centralizado e híbrido (multi-envíos / parcial / por volumen / decimales / permisos para órdenes de abiertas/globales ), recibo con capacidad de inspección (manejo de devoluciones), reglas de adaptación flexibles (y manejo de la documentación requerida para completar un recibo), soporte e integración para código de barras del proveedor/RFID, recibos de almacén, así como recepción de activos
  • Las facturas pueden compararse con órdenes de compra y recibos, manejar cualquier tolerancia requerida y simplificar el proceso general de manejo de facturas
  • Los usuarios pueden establecer si se requiere coincidencia bidireccional o de tres vías para las facturas de los proveedores y también pueden combinar estas comparaciones con controles de tolerancia como parte del proceso de aprobación de facturas
  • Se pueden definir flujos de trabajo de aprobación dinámica en función de centros de costo, cuentas contables, categorías, valor de factura, etc., todos configurables en base a los requerimientos del negocio
  • Para cada objeto (Orden de Compra, Factura, Recibo), los rastros completos de auditoría de las acciones se almacenan en la solución
  • Cumplimiento de las regulaciones de facturación electrónica global en todos los países en cuanto a la autenticidad de las facturas a través de firmas digitales, validación de contenido de datos de facturas específicos del país e información requerida para las facturas específica del país
  • Incluye integración con un módulo de ERP de cuentas por pagar (que tomaría el control del proceso de pago después de la aprobación), integración con los proveedores de tarjetas p-card/v-card e integración con bancos o soluciones de pago de terceros
  • Soporta la integración completa con los sistemas de CxP (Pago) del cliente para manejar el procesamiento de pagos
  • Puede automatizar el mecanismo de reconciliación, garantizando que no hay participación de AP para conciliar facturas con compradores/receptores
  • Los proveedores pueden enviar facturas para pagos anticipados y la solución puede configurar la tasa de recuperación requerida para ajustar la factura anticipada

“Próximas” Prácticas Selectas: Administración de Procesos P2P

Las “próximas” capacidades selectas para el manejo de procesos P2P, que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en día, incluyen lo siguiente:

  • Análisis predictivos para estimar la ocurrencia de un evento para activar una alerta o acción o para crear escenarios de anticipación
  • La solución realiza validación de facturas basadas en reglas de negocio (por ejemplo, tolerancias, pagos parciales) y otras reglas comerciales (por ejemplo, conversiones de moneda, reglas de redondeo y cálculos de impuestos para múltiples autoridades)
  • Funcionalidad de previsión/planificación para la demanda directa de materiales con los compromisos y recompromisos del proveedor incluidos al nivel de línea
  • Integración virtualizada a sistemas tales como sistemas de manejo de activos y de manejo de inventarios, así como a plataformas logísticas para proporcionar información obtenida durante el proceso de recibo
  • Soporte completo para entornos de código de barras/RFID
  • Creciente soporte global al cumplimiento en América Latina, China, India, etc.
  • Extensión del ecosistema de socios para soluciones de terceros como procesamiento de factura en papel/OCR y motores de impuestos
  • Inteligencia Artificial (IA) incorporada en todas las aplicaciones P2P, pero orquestada/ administrada por compras y cuentas por pagar. Ejemplos incluyen:
    • Recomendaciones proactivas para todos los usuarios basadas en actividades y requerimientos pasados
    • Correspondencia dinámica basada en modelos de IA (no específicamente 2, 3, 4 u otro criterio de coincidencia)
    • Manejo integrado de tesorería para optimizar el flujo de caja, la disponibilidad de capital de trabajo y el financiamiento comercial
    • Los recursos de P2P supervisan "bots" que orientan a los usuarios a tomar la decisión de compra correcta basada en políticas de compra
    • IA para normalizar, clasificar y enriquecer datos de proveedores y adquisiciones
    • Detección de fraudes incorporada

 

Consulta los informes individuales PRO de investigación por Spend Matters:

E-Procurement:  Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Invoice-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Procure-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

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