Lecciones aprendidas para ser un comprador moderno exitoso

Siendo esta mi colaboración 250 en SpendMatters México, les comparto mis lecciones aprendidas a lo largo de estos más de dos años y medio, así como un decálogo del perfil de un comprador moderno exitoso

Está es una colaboración especial ya que es la número 250 que realizó en SpendMatters México. Este proyecto fue iniciado e impulsado por Xavier Olivera, un gran profesional, un gran amigo y sin lugar a dudas, la persona que más sabe de tecnología asociada a compras en toda América Latina, y a quien agradezco la oportunidad de colaborar.

Durante estos más de dos años y medio, he seguramente revisado más de mil artículos publicados en diferentes medios, los cuales me han servido de base para la mayoría de mis comentarios. En esta ocasión, quiero resumir las lecciones más relevantes de lo que debemos tener presentes los que trabajamos en el mundo de los suministros.

Una infinidad de artículos, estudios y encuestas confirman la importancia que la función de compras tiene en  la actualidad para las organizaciones de cualquier giro y tamaño. Con innumerables casos de éxito, ha quedado demostrado que cuando la función sea alinea con el negocio es capaz de generar ventajas competitivas considerables, sin embargo, creo que el problema aún radica en la mente de muchos de los profesionales de suministro, que parecen estar esperando a que la organización les venga a decir lo importante que son y lo mucho que los necesita para finalmente asumir la gran oportunidad que tienen frente a sí.

Todo cambió inicia por uno mismo, si el comprador “no se la cree”, será muy difícil que el resto de la organización lo haga. Lo primero que se requiere cambiar es la actitud, pasar de ser de colocador de órdenes de compra a un consultor en la generación de valor, alguien que conoce detalladamente las necesidades y proyectos de cada uno de sus usuarios, las ofertas disponibles en el mercado actual y las tendencias, y que además es capaz de trabajar en equipo, hombro con hombro, en la búsqueda de una mejor satisfacción de las necesidades de la organización, pero sobre todo, del cliente final.

Entendamos entonces que la actitud es la base de la transformación, pero debe ser complementada con el desarrollo de nuevas aptitudes necesarias para enfrentar los nuevos retos. Entre las más relevantes, se encuentran habilidades “suaves” como liderazgo, comunicación, colaboración y trabajo en equipo, y por el lado de las habilidades “duras”, podemos mencionar la capacidad analítica, los conocimientos financieros,  el diseño de estrategia y la gestión del riesgo.

El comprador del siglo pasado se apoyaba en tres grandes herramientas , su “rolodex”, donde tenía las tarjetas de sus proveedores, sus directorios de Thomas Register, que le permitirán conocer lo que pasaban el resto del mundo, y su calculadora, eso sí, con raíz cuadrada.

Hoy es imposible imaginar al comprador moderno sin una elevada capacidad de manejo del internet, las redes sociales y los sistemas de información. El modelo de negociación ha pasado de la persuasión y el uso de la fuerza, al uso de la razón fundamentada en la analítica y un profundo conocimiento del mercado. Esto no quiere decir que el comprador no deba de vez en cuando tomar una posición dura al negociar, pero deberá ser la excepción y no la regla.

El comprador moderno debe saber trabajar con sistemas de análisis de gasto, subastas inversas, concursos electrónicos, administración de contratos y tramitación de pagos, ya que son la base que le permitirá liberar tiempo para estar cerca de sus clientes y poder hacer tareas de mayor valor agregado.

El compromiso del profesional de suministros con la sostenibilidad es un elemento crítico para la salud de su organización, al evitar cualquier problema legal o de imagen ante la comunidad, pero también lo es para el bienestar de nuestra sociedad. El desarrollo de fuentes de suministro sostenibles, el respeto a los derechos humanos, el desarrollo de proveedores locales y el trabajo bajo modelos de comercio justo, son principios fundamentales para la adecuada toma de decisiones con una visión en el largo plazo. El regreso a lo natural y la nueva cultura “verde” continuarán trayendo nuevos retos al trabajo cotidiano del comprador.

Como ya mencionamos anteriormente, el comprador debe ser un gran jugador de equipo, la única forma en la que puede generar un valor sostenible es cuando conoce detalladamente las necesidades de la organización y sus clientes internos. Suministros es un jugador indispensable dentro de los equipos que buscan generar ventajas competitivas sostenibles. Las relaciones del área de suministros con finanzas, ventas, mercadotecnia, producción y desarrollo de nuevos productos se continuarán estrechando conforme la organización tenga que responder en menor tiempo a las demandas de los clientes y a los marcos legales que la regulan. Las fronteras entre las áreas cada vez serán más simbólicas y la información deberá fluir oportunamente entre todos los afectados.

El principio de que en el actualidad la competencia se da “entre cadenas de suministro”, es cada vez más evidente por lo que las organizaciones deben generar modelos de colaboración dinámicos con su red de proveedores. El profesional en suministros deberá ser capaz de manejar diferentes tipos de alianzas que abarquen diversos plazos y profundidades, teniendo en todo momento presente las necesidades de su organización pero también las del consumidor final de su producto o servicio. La integración debe darnos a todos, visibilidad de lo que pasa en cada eslabón de la cadena y no solo en el primer nivel de proveedores.

El comprador tendrá cada vez más oportunidades de influir en las estrategias y planes de desarrollo de sus proveedores, por lo cual, debe estar preparado para dar respuesta a sus inquietudes y dirección a sus esfuerzos de innovación.

Mantenerse atento a los cambios del entorno permite administrar el riesgo para evitar o reducir las amenazas, pero también para aprovechar las oportunidades. La diferencia entre una interrupción y un daño irreparable, puede ser el tiempo que tarde la organización en reaccionar a un evento inesperado.

 

El cambio debe ir soportado por nuevos indicadores de desempeño, los ahorros ya no pueden ser el principal indicador y menos cuando estos no son reales o solo son producto de transferir el costo al proveedor. La innovación y la creación de valor deben ser los principales indicadores.

Finalmente, en un mundo interconectado, en donde todo se ve y todo se sabe, el comportamiento ético del comprador es la clave para su éxito en el mediano y largo plazo. La transparencia debe ser la base del actuar diario del comprador como una muestra de respeto o a su organización, a su profesión y a sí mismo

 

Resumiendo, estas son mis 10 lecciones para un gran profesional en suministros exitoso:

  1. Acepta el reto de generar ventajas competitivas para tu organización y prepárate permanentemente para enfrentarlo
  2. Sé un gran jugador de equipo y asume el liderazgo cuando se requiera
  3. Aprende todo lo que puedas de las nuevas tecnologías de información y úsalas para simplificar tu trabajo
  4. Conviértete en el cliente preferido de tus proveedores clave
  5. Enfócate en generar valor para el cliente final
  6. Ejecuta cotidianamente acciones para construir un mundo sostenible
  7. Encuentra formas de mostrar el valor que aportas a la organización más allá de los ahorros
  8. Administra los riesgos para garantizar el suministro y aprovechar las oportunidades
  9. Se impecable en tu conducta ética
  10. Disfruta las oportunidades que tu trabajo te ofrece

 

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