Lo que nos cuesta no estar informados

Bajo el viejo modelo laboral el «empleo de por vida», en el que un solo comprador era el único que conocía el mercado, a los proveedores y las estrategias; representaba un riesgo menor, ya que esto ocurriría cada 20 ó 30 años y las organizaciones tenían tiempo para preparar un reemplazo y disminuir la pérdida del conocimiento.

Bajo el actual modelo laboral donde se presentan las tasas de rotación, donde los colaboradores permanecen en periodos de dos a cinco años, donde la separación del trabajo puede ser de un día para otro y en algunos casos notificada mediante un correo electrónico y donde los mercados presentan un alto dinamismo; las organizaciones no pueden darse el lujo de depender de las personas que trabajarán en procesos mal informados.

Para reducir el impacto, las empresas deben tomar como una seria tarea de la función de compras el establecimiento de sistemas de administración de conocimiento que consideren al menos:

  • Los procesos administrativos: Éstos deben estar en todo momento documentados, actualizados y accesibles para los que intervienen su ejecución.
  • Modelos de costo total: Los compradores deben de tener acceso a los modelos realizados por otros compradores para tomar mejores decisiones en las compras y colaborar en el perfeccionamiento o de los mismos.
  • Uso de la tecnología: La organización debe tener permanentemente programas entrenamiento sobre el uso de las herramientas tecnológicas para garantizar su uso adecuado, permanente y consistente. En algunos casos la utilización de videos de otros, puede ser una muy buena alternativa.
  • Lecciones aprendidas: Los compradores deben documentar el aprendizaje, resultado de las decisiones tomadas; con el fin de garantizar que se repitan aquellas acciones que dieron resultados favorables y se eliminen las que no los produjeron
  • Perfiles de negociación: Los compradores deberán documentar las principales características de los estilo de negociación con los proveedores y de los miembros de la organización con el fin de facilitar la realización de negociaciones eficientes y efectivas.
  • Los perfiles de las categorías de compra: Toda la información generada alrededor de la estrategia de la categoría debe mantenerse documentada para soportar las decisiones tomadas y facilitar los ajustes necesarios ante cambios en el consumo interno y/o los mercados.

La administración de conocimiento debe promover un enfoque integral para identificar capturar, documentar, evaluar, acceder y compartir los activos de información del área. Las empresas que no realicen esto, serán condenadas a repetir los mismos errores, perder sus ventajas competitivas y depender de los individuos y no de las instituciones.

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