Los mandatos de Brasil. Nota Fiscal hace los modelos de los proveedores de los portales tradicionales de Facturación Electrónica algo obsoleto

Agradecemos la colaboración de Steve Sprague, Vicepresidente de Estrategia de Producto de «Invoiceware International», en este caso platicándonos porque los mandatos de la «Nota Fiscal» de Brasil hacen obsoleto a los modelos de los portales tradicionales de facturación electrónica, no dejen de seguir las colaboraciones de Invoiceware International.

Como hemos explorado anteriormente, el gobierno Brasileño recientemente introdujo un nuevo servicio web de recuperación de bienes requeridos NFe y de la documentación de transporte CTe, permitiendo que las empresas conserven sus registros de facturación de los XML cinco años atrás. La implicación es que el gobierno pretende aumentar sus esfuerzos de auditorías y severamente multar a quienes no se adhieren al mandato de archivar la facturación por cinco años. Mientras que estas multas pueden ser enormes para las empresas sin preparación, este servicio de recuperación también tiene beneficios, como ayudar a las empresas para optimizar los procesos y eliminar soluciones de facturación electrónica obsoletas.

Todos los envíos en Brasil deben ser acompañados por la representación de PDF de una factura XML válida —conocida como un DANFe. De hecho, un nuevo proyecto en marcha en el país está tomando este mandato a un nuevo nivel, seguimiento de mercancías vía RFID basado en la documentación del NFe. Mientras que esta estandarización y automatización aumenta el riesgo de retrasos de los envíos, las mismas automatizaciones ayudan la obtención y a los especialistas de cuenta por pagar asegurar que ellos estén recibiendo exactamente lo que esperan—, y que la mercancía en el camión corresponda con la factura —eliminando los procesos manuales para verificar los envíos y facturas. Ahora con un simple análisis de la factura PDF, las empresas pueden asegurar la validez de sus envíos entrantes antes de que el camión este descargado, y validar con una orden de compra antes de que llegué— reduciendo los costos asociados con la recepción de mercancías hasta en un 40%.

Mientras que algunas compañías pueden ver este cumplimiento y proceso de archivar como una molestia, realmente puede mejorar los procesos del negocio. Los mandatos de cumplimiento aseguran de que las cuentas por pagar se procesan siempre de una forma legal, verificando la factura XML que se valida con su identificación fiscal. Este proceso elimina errores, garantiza los pagos de impuestos adecuados y reduce los procesos de cuentas por pagar manuales. Las empresas pueden utilizar estas facturas XML para simplificar el proceso de recepción, convirtiendo horas de trabajo entrando datos manualmente en un simple proceso de escaneo con un clic.

Este nuevo servicio de recuperación también elimina la necesidad de redes de facturación tradicionales en América latina. Modelos Europeos que cobran tarifas por transacciones o un porcentaje del valor de la factura para la transmisión ahora son irrelevantes en Brasil —el gobierno está ofreciendo este servicio gratis—.

En cambio, las empresas deben buscar una «solución completa» de cumplimiento, que simplifica y reduce el costo de envío de las facturas electrónicas, recopilando y validando las facturas electrónicas y manejando los códigos de aprobación del gobierno en sus informes de impuestos fiscales. Como mejor práctica, asegúrate de utilizar la recuperación de servicio XML como parte integrante de los procesos de recepción. Una vez que el PDF este escaneado, el sistema ERP debe comprobar automáticamente para ver si hay un, XML válido en el sistema. Si el código XML no existe, el sistema inmediatamente debe llamar al servidor del gobierno y descargar el XML. Estos XMLs  válidos entonces deben ser enviados automáticamente a sus reportes de impuestos de SPED para eliminar la posibilidad de errores.

Como el resto de América Latina mira a Brasil como actualiza sus medidas de cumplimiento, esperemos cambios más drásticos que se vienen en toda la región, y asegurémonos de que las empresas estén listas para responder a estas nuevas regulaciones. 

Gracias por dejarnos tus aportaciones.

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