Los mandatos de cumplimiento en México dan mayor visibilidad a los registros contables, abriendo la puerta para las penalidades de la FCPA

Agradecemos la colaboración de Steve Sprague, Vicepresidente de Estrategia de Producto de “Invoiceware International”, quien nos platica en este artículo algunos ejemplos de violaciones del FCPA en México y como las empresas con base en Estados Unidos pueden aplicar gobierno corporativo en los mercados locales evitando riesgos de incumplimiento con la FCPA <Foreign Corrupt Practices Act>.

Como ya comentamos en nuestro artículo anterior, la introducción de la contabilidad electrónica en México ha provocado mayor visibilidad a los registros financieros de las empresas que operan aquí. Esta visibilidad tiene muchas ventajas, incluyendo las eficiencias de flujo de caja, pero también resultan en una aplicación más rigurosa de las leyes fiscales. Muchas empresas se enfocan que la contabilidad electrónica es un asunto local, pero las multas y sanciones que pueden resultar de los informes inexactos o retrasados pueden afectar a toda la empresa. Esta visibilidad también coloca a las empresas con base en Estados Unidos en mayor escrutinio bajo el “Foreign Corrupt Practices Act” (FCPA), uno de los riesgos que se pasa por alto en mandatos de contabilidad electrónica.

Con los registros financieros ahora a su alcance, la “Securities and Exchange Commission” pueden examinar fácilmente las facturas y las pólizas para detectar discrepancias y transacciones sospechosas. Mientras que la mayoría de las empresas están familiarizadas con los componentes de fraude de la ley FCPA, muchos no están conscientes de que la facturación es el proceso de negocio número uno que desencadena las multas y sanciones. Y estas violaciones no son restringidas a las pequeñas empresas sin estrictos procesos y procedimientos en su lugar. De hecho, algunas marcas conocidas recientemente han hecho noticia por violaciones de la FCPA en México.

En particular, Hewlett-Packard pagó más de $108 millones a la “Securities and Exchange Commission” por violaciones de la FCPA, en el que la compañía pagó más de $1 millón por un Consultor en México para ganar un contrato con el gobierno, Además a similares en Rusia y Polonia. Del mismo modo, Tyson Foods se conformó con las violaciones del FCPA en México por $4 millones, para hacer los pagos ilícitos a los funcionarios del gobierno Mexicano y así poder certificar los productos para las exportaciones. Los pagos originales valían solo $100,000 – difícilmente el valor de los millones que terminó costando el procesador. Reconociendo estos riesgos, Citygroup recientemente auto identificó facturas fraudulentas en su operación de México y tuvo que ajustar sus ganancias en el 2013 por $ 235 millones de dólares.

¿Qué podemos aprender de estos ejemplos? Primero y principalmente, muestran la facilidad con que la FCPA puede producir infracciones con procesos descentralizados de la contabilidad y cumplimiento. En todos estos casos, los libros de la compañía demuestran estos pagos como gastos legítimos. Sin embargo; como la SEC gobernada, «las empresas tienen una obligación fundamental para asegurar que sus controles internos son razonablemente diseñados y aplicados adecuadamente a través de sus operaciones de negocio».

Estas empresas invierten bastante en sus procedimientos de la contabilidad y finanzas en los sistemas como SAP ERP; sin embargo, a nivel corporativo, los equipos de finanzas no se dan cuenta que debido a las regulaciones locales en todo América Latina, los sistemas existentes no son las soluciones adecuadas para las facturación y los reportes fiscales que se requieren en la región de México. Con frecuencia, sistemas de terceros que están afuera del sistema ERP son utilizados para administrar el cumplimiento, la contabilidad y la facturación, dejando enormes fallas en la visibilidad corporativa en las operaciones financieras de la región. Estas fallas dejan a las empresas extremadamente vulnerables al fraude y a las sanciones.

La mejor manera de aplicar gobierno corporativo en los mercados locales es un sistema integrado dentro de su ERP existente para asegurar que sea imposible cambiar datos fuera del sistema de registro. Dicha integración les garantiza a los equipos de finanzas la visibilidad corporativa necesaria a las finanzas locales aun cumpliendo con los mandatos de la contabilidad electrónica y la facturación electrónica.

La FCPA puede ser fácilmente violada por los empleados si no está claro como su sistema de contabilidad está configurado para cumplir con las leyes locales y del seguimiento de los problemas que pueden ser posibles. ¿Estás administrando el cumplimento local de manera en la que mantiene la visibilidad a un nivel corporativo? Si tu respuesta es no, tú enfrentarás riesgos de multas similares como estas empresas.

Si tienes alguna necesidad de investigación o análisis relacionados con casos de estudio sobre alguna práctica o solución tecnológica; o bien, sobre tendencias de la función de compra y el mercado de soluciones escríbenos a estudios@spendmatters.com y con mucho gusto te asesoramos.

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