Los múltiples rostros de la orden de compra

 

En un artículo de Mark Trowbridge llamado Top Ten Reasons to Use Purchase Orders, se presenta una detallada relación de diez razones por las cuales utilizar una orden de compra. Aunque el artículo podría parecer innecesario, es común encontrar organizaciones que aun cometen el error de subestimar el impacto de la orden de compra con sus graves consecuencias negativas.

Desde mi perspectiva la orden de compra tiene un rostro «financiero» ya que:

  • Obtiene las aprobaciones para asegurar los recursos financieros para soportar el gasto. Ya sea basado en presupuestos anuales o en CAPEX.
  • Notifica sobre monto y fechas de salida de dinero.
  • Permite hacer una correcta asignación de los gastos y costos a las áreas solicitantes.
  • Asegura que los montos a pagar sean los mismos que los pactados. Trowbridge menciona que según estudios que el 1.5% de las líneas de las facturas presentan errores en los montos económicos y el 80% son en favor del proveedor.

El cumplimiento de estos dos puntos deberá contribuir a mejorar los problemas de pago por falta de flujo de efectivo.

Otro rostro es el de «responsabilidad» ya que:

  • Los aprobadores de la orden o de la requisición previa asumen responsabilidad en lo solicitado y los gastos asociados. Esto incluye al solicitante, los jefes inmediatos y las áreas que deban autorizar el proceso por requerir una validación técnica.
  • El proveedor se hace responsable de cumplir con lo especificado en la orden de compra y sus anexos.

Un tercer rostro es con relación al «manejo de materiales».

  • Confirma las áreas de planeación y usuarios fechas y cantidades a recibir de materiales y servicios.
  • Ayuda a compras a dar seguimiento a los compromisos futuros y las entregas vencidas.
  • Permite al almacén validar las entregas de los proveedores contra las salidas.
  • Notifica a Calidad de la llegada de materiales para su evaluación y liberación.

El cuarto rostro es el “legal”:

  • La orden de compra genera obligaciones y derechos entre las partes que pueden generar acciones legales.
  • La orden de compra pude contener cláusulas legales que normen la relación comercial y que ayuden a la administración del riesgo.

Gracias por seguirnos, no olvides dejarnos tus apreciaciones a este artículo, son de gran utilidad para nosotros.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *