¡Más allá de la letras chiquitas!

Es común usar la expresión «eso estaba en la letras chiquitas del contrato» cuando nos referimos a algo que estaba ahí plasmado, pero que no sabíamos que existía. Obviamente esto no le puede ocurrir a un profesional en suministros, que debe contar con las competencias necesarias para asegurar que los contratos ofrecen la protección necesaria, son ejecutables y se pueden administrar.

The International Association for Contract & Commercial Management, (IACCM), es una asociación global de profesionales interesados en contratos y administración de relaciones. Cada año, publica un estudio sobre los términos contractuales más comúnmente negociados y los que se consideran más relevantes. Según el estudio del 2014 los cinco términos más negociados fueron:

1. Límites de responsabilidad

2. Indemnizaciones

3. Precios / cargos

4. Propiedad intelectual

5. Niveles de servicio

Si observamos, tres de ellos están asociados con aspectos de riesgo (1, 2, y 4), el 3 con el aspecto económico, y finalmente el 5 con el servicio. La combinación de estos no deja un claro mensaje, quiero un buen servicio, a precios/cargos acordados y con claridad sobre las consecuencias de fallas y protección de propiedad intelectual.

Obviamente, estas cláusulas demandan intensivas negociaciones; ya que determinan el esfuerzo y la rentabilidad que las partes deberán poner para alcanzar el cumplimiento de lo acordado en el contrato. Haciendo un rápido comparativo con lo que mi experiencia me indica en el mercado mexicano, creo que en general, los compradores tienen una limitada preparación para la definición y negociación de los términos asociados con el riesgo. La misma encuesta indica que los cinco términos que se consideraron más importantes por los negociadores de contratos fueron:

1. Alcance y metas

2. Responsabilidades de las partes

3. Precios / cargos

4. Entregas / aceptación

5. Niveles de servicios

Como se puede ver, solo hay coincidencia en el número 2 de ellos, el número 3 y el número 5; y los términos para administrar el riesgo se quedan fuera. Esto se puede interpretar como que el alcanzar acuerdos sobre mecanismos para administrar el riesgo es de lo más complicado pero no lo más importante. Basado en estos resultados descubrimos que la mayor importancia se centra en definir:

  • ¿Qué se debe hacer?
  • ¿Qué se debe alcanzar?
  • ¿Quién debe hacer qué?
  • ¿Cómo me lo entregarás?
  • ¿Cómo sabemos que está terminado?

Y estos son esencialmente los aspectos operativos de la transacción. No cabe duda que, una mala definición de las metas y los alcances, término número 1, es una segura condena a un mal contrato. A partir de una buena definición se puede entonces dar claridad a lo que cada uno tiene que hacer, término número 2, y entonces asegurarnos que esto se entrega y se recibe de forma correcta, término número 4.

Creo que la conclusión final de este análisis debe ser que debemos poner atención en los términos importantes, sin soslayar los difíciles por el simple hecho de que requieren mucho tiempo el negociarlos, porque si no los atendemos, seguramente habrá sorpresas con «las letras chiquitas».

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