Mejorando el Proceso de compra y organizando eventos verdes

Las nuevas tareas y oportunidades se siguen acumulando para el comprador moderno, lo que demanda una profunda reestructuración de sus procesos para liberar tiempo que debe ser dedicado a tareas de mayor importancia como la colaboración en la organización  de “eventos verdes”

En un artículo llamado How Effective is Your Sourcing process, se recomienda que el área de compras atienda las mayores debilidades de su proceso, ya que liberar tiempo es una de las prioridades para poder atender todas sus nuevas responsabilidades.

Para mejorar el proceso de compras, es necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son las principales debilidades del proceso actual?
  • ¿Qué mejora produciría el mayor retorno financiero?
  • ¿Cuánto tiempo se podría liberar si se automatizaran algunas partes del proceso de suministro o de gestión del proceso?
  • ¿Qué partes del proceso de gestión de proveedores quisieras que operaran de forma más eficiente?
  • ¿Se tiene una lista formal de recomendaciones para presentar a la alta dirección?
  • ¿Cómo se ubican las prioridades de mejorar las compras con relación a otras iniciativas de la compañía?
  • ¿Qué retorno de la inversión es demandado por la empresa para los diferentes montos de inversión?
  • ¿Qué tan eficiente es el proceso de manejar los contratos y el gasto por categoría?
  • ¿Se utilizan herramientas en “la nube”?
  • ¿Se tienen los controles para minimizar o eliminar los gastos fuera de control?
  • ¿Existen claros criterios para definir cuándo se deben utilizar procesos formales de licitación?
  • ¿Qué porcentaje de las compras está bajo el control del área?
  • ¿Cuánto tiempo se invierte a la semana creando o actualizando hojas de cálculo?
  • ¿Qué retroalimentación dan los proveedores sobre nuestro proceso de compras?
  • ¿Se ha reducido el número de proveedores interesados en proveer cotizaciones realistas?
  • ¿Existe quejas recurrentes de los clientes internos que sería bueno poder eliminar?

Las respuestas permitirán tener una clara idea de los siguientes pasos para generar las mejoras, que pueden iniciar con convencer a la dirección de la importancia de invertir en el área hasta el rediseño del proceso básico.

En otro artículo llamado  “Finding Significant Savings in Annual Procurement Category Buys”, se nos menciona que los ahorros en las categorías pueden mejorar cuando se realiza una adecuada planeación anual, se estima que 61% del gasto es controlado por el área y que solamente 66% de las compras se realizan bajo los contratos vigentes.

Algunas acciones simples para mejorar las compras son:

  • Crear un programa anual para prevenir que algunos contratos se renueven automáticamente sin ser revisados.
  • Crear políticas para que ciertas compras pasen por un proceso formal que implique un plazo mínimo de 3 años.
  • Tener una base central de proveedores controlada por categorías.
  • Establecer recordatorios a los usuarios para asegurar que proporcionen la información requerida de forma oportuna para la realización de los concursos.
  • Identificar en conjunto con los usuarios categorías que no han sido revisadas recientemente.

Estas pequeñas acciones permitirán detectar nuevas opciones, y trabajando todas en conjunto maximizarán las oportunidades de generar nuevos ahorros.

La firma de consultoría Beroe, publicó un artículo llamado “Procuring meetings and events the “green way” adds value to CSR”, en donde nos presenta un área de oportunidad para que compras pueda tener un impacto relativamente simple sobre las metas de responsabilidad social corporativa de la organización.

El llamado “Green Meeting Industry Council” define como una “reunión verde”, a un evento que incorpora en su planeación y ejecución, consideraciones medioambientales en todas sus fases la finalidad de minimizar los impactos negativos sobre el entorno.

El proceso de gestión del evento integra decisiones amigables con el entorno, iniciando desde la planeación y concluyendo con la ejecución. Si bien las acciones de responsabilidad social corporativa aún son voluntarias, aplicarlas contribuye a que la empresa mejore sus utilidades, su reputación y construya comunidades más sanas.

Las preguntas básicas al realizar para organizar una reunión “verde” son esencialmente:

  • ¿Cuáles son los retos ambientales que enfrenta el mundo en el escenario actual?
  • ¿Cómo afectan los eventos al medio ambiente?
  • ¿Por qué es importante la producción de "evento verde"?
  • ¿Cuáles son las mejores prácticas para organizar un evento verde?
  • ¿Cuáles son los pasos involucrados en la producción de este tipo de eventos?
  • ¿Cuáles son las áreas afectadas por 'eventos verdes'?
  • ¿Quiénes son los proveedores que organizan "eventos verdes"?

Cada año se realizan miles de reuniones, conferencias y eventos alrededor del mundo, lo que tiene un alto impacto económico y social pero también sobre el medio ambiente de los lugares donde se realizan. Algunos eventos desperdician grandes cantidades de agua o energía, generan contaminación mediante emisiones de carbono o desperdicios. A todo esto debemos sumar la contaminación asociada por los medios de transporte utilizados.

Las prácticas verdes utilizadas en la organización de este tipo de juntas se pueden agrupar en tres:

  • Protección ambiental: Reducir el impacto ecológico mediante el adecuado uso de los recursos
  • Desarrollo social. Involucrarse con los trabajadores y las comunidades donde se realiza el evento y beneficiar a toda la sociedad
  • Valor Económico: Beneficios económicos e impacto en el lugar del evento

Una de las actividades importantes del evento es las Eco-compras, que es el proceso que incluye:

  • Adquirir productos que no son dañinos para el ambiente
  • Comprar bienes y servicios locales que reducen el costo de transportación y soporta el desarrollo económico de la localidad
  • Considerar alternativas que minimicen el desperdicio
  • Selección proveedores, transportes y servicios aplicando los principios de un evento verde.

Les recomiendo revisar la publicación de Beroe, ya que incluye detalle de los pasos de preparación, listas de verificación y consejos para realizar reuniones verdes.

 

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