Mejorando el valor en compras

Existen muchos elementos que impactan en la efectividad y eficiencia de compras. Algunos de los más relevantes son las estrategias, el manejo de la relación con los usuarios y obviamente, los proveedores.

Ante todos los retos que tienen las organizaciones y en particular el área de compras, no se concibe que esta última pueda operar sin una estrategia clara que le permita lograr sus objetivos en el menor tiempo posible y con las menores desviaciones.

La estrategia de compras es clave para que la empresa mantenga el control de sus costos y cumpla con todas las nuevas regulaciones internas y externas. Es claro que cada estrategia es específica para cada organización, ya que se debe ajustar al estado de la industria, el modelo de negocio así como las categorías que se compran, es por eso que por lo general se deben tener una combinación de estrategias.

Si las estrategias contribuyen a mejorar la posición competitiva de la organización, es adecuado asegurarse que se eligen y ejecutan las más adecuadas de forma correcta, por lo cual compararlas con las utilizadas por otras empresas del mismo sector es una buena práctica.

El área de compras debe iniciar por tener claridad  del rol que quiere lograr, su visión, así como de la estrategia para alcanzarla, acompañada de planes y claros indicadores de desempeño. EL reto es mantener esta visión alineada con los cambios de los negocios y del entorno.

Las nuevas estrategias de compras deben estar acompañadas de claras acciones para lograr la digitalización de la función mediante la introducción oportuna de nuevas tecnologías que faciliten la ejecución de nuevos procesos. La tecnología debe ayudar a abrir nuevas oportunidades para genera valor.

La unión entre la estrategia operativa y la digitalización conduce a 2 preguntas en paralelo:

  • ¿Cómo puede compras generar un mayor valor?
  • ¿Cómo la tecnología va a facilitar nuevas formas para la generación de este valor?

Otra de las críticas comunes es que compras no entiende claramente las necesidades del negocio y se preocupa más por la generación de ahorros que por satisfacer  los intereses de todos los afectados por sus procesos, políticas y decisiones.

Desafortunadamente para muchos miembros de la organización el decidir y aprobar sus gastos es sinónimo de poder, por lo cual la intervención de compras les resulta incómoda y esto ocasiona una resistencia. Obviamente esto se incrementa si los afectados no están conscientes de los valores que el área puede crear para ellos.

Para que compras pueda maximizar sus contribuciones se requiere que sea visto como un “consejero confiable” por sus clientes internos.

El trabajo con los interesados, stakeholders, se puede realizar en los siguientes pasos:

  • Identificar a todos los interesados en las decisiones del área
  • Definir claras métricas para medir la satisfacción de los interesados en áreas como:
  • Participación en los procesos de decisiones
  • Entendimiento de las necesidades y preocupaciones de los interesados
  • Participación y consideración del punto de vista de los afectados
  • Canales de comunicación
  • Validación de las decisiones
  • Aprendizaje y respeto entre las partes
  • Resultados tangibles
  • Recibir una permanente comunicación de los interesados sobre el valor generado por el área. Hay que estar conscientes que los interesados cambian constantemente sus necesidades e intereses por lo que una comunicación permanente es clave para el logro de los objetivos.

Algunos de los puntos clave son:

  • Resultados del negocio
  • Entender las prioridades del negocio
  • Alineación de estrategias
  • Solidez de las relaciones internas
  • Relaciones con proveedores

La fortaleza de las estrategias y la relación con los interesados se ve directamente afectada por la calidad de los proveedores que el área utilice, por lo cual la evaluación de éstos es un elemento crítico.

Una buena selección de proveedores impacta la velocidad de respuesta, los costos y la calidad de los productos y servicios que la empresa ofrece a sus clientes, es por esto que se requiere tener un modelo de evaluación integral soportado por métricas verificables complementadas con algunas observaciones cualitativas.

Es importante entender si lo proveedores estratégicos están realmente alineados con las prioridades de la empresa y pueden ajustar sus operaciones para soportar las ventajas competitivas. Esto implica conocer sus capacidades tecnológicas, recursos, estrategias y prácticas de negocio en general.

La evaluación debe considera las expectativas que se tienen sobre la relación y contar con claras metas que le transmitan al proveedor sus contribuciones para el éxito.

Los factores claves que se deben evaluar son:

  • Capacidad de producción.
  • Sistemas de Calidad
  • Desempeño demostrado
  • Riesgos asociados con la relación
  • Compromiso con la sostenibilidad

Una vez definidos los criterios, es importante asegurarse que la evaluación se realiza de forma adecuada,  para esto hay que tomar en cuenta los siguientes factores.

  • La evaluación tiene claridad en las tareas, responsables y fechas.
  • El proveedor prepara anticipadamente la información que se requerirá para una evaluación objetiva.
  • La evaluación incluye una visita física a las instalaciones más relevantes del proveedor donde se puede validar parte de la información.
  • El proveedor pone a disposición a las personas adecuadas para el proceso de evaluación.
  • La empresa es justa con los proveedores, reconoce el buen desempeño y orienta a los que presenta algunas deficiencias.

Las evaluaciones son una herramienta crítica para el negocio, definir la adecuada profundidad y regularidad permitirá administrar proactivamente las contribuciones de calor de los proveedores. La evaluación no debe ser un proceso doloroso, debe ser una oportunidad para conocer fortalezas y debilidades y promover el trabajo colaborativo por el bien de ambas organizaciones.

Mayor detalle sobre los temas aquí comentados puede ser encontrado en: “A Road Map to Success: Re-evaluating Your Procurement Strategy”,  escrito por Amy Wunderlin,  Stakeholder Management should not be ‘Us vs. Them’, esrito por Sakthi Prasad y 5 Key Factors to Consider When Conducting a Supplier Evaluation publicado por Thomasnet

 

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