Mejorando la administración de proveedores

La administración de proveedores es una combinación con logias y procesos tienen en todo momento como objetivo principal pueden aportar para una ganancia mutua de las partes involucradas y una mayor satisfacción del cliente final

La administración de proveedores ayuda a que la organización mejore el servicio que recibe de los proveedores, reduciendo al mismo tiempo, los riesgos asociados con la relación comercial.

Cuando la administración de proveedores se deja como opcional, la organización pierde muchos de los beneficios que fueron identificados en los proveedores durante su selección o negociados cuando se realizó el compromiso de compra.

Un problema que con frecuencia se presentan las organizaciones, es tener al proveedor dado de alta en múltiples bases de datos con información diferente, por lo cual, es imposible entender claramente su desempeño real y el tipo de relación que se lleva con él.

Cada proveedor debe estar dado de alta solo en una base datos, con un perfil en donde se pueda conocer sus competencias y desempeño. Una sección de este perfil, debe ser mantenida directamente por el proveedor y este debe ser capaz de identificar oportunamente sus oportunidades de mejora de desempeño.

Mantener un estricto control sobre los proveedores que la empresa utiliza, reduce el riesgo de trabajar con proveedores que exponen a la empresa a incumplimientos de servicio, de calidad o legales. Cuando se utiliza un proceso de autorización formal único, se reduce radicalmente esta posibilidad. Con todos los nuevos sistemas de verificación que exigen que los proveedores tengan un estricto cumplimiento a los derechos humanos, este tema toma más vigencia cada día.

Recordemos que la autorización para trabajar con un proveedor es generalmente un proceso multifuncional y no siempre se requiere la participación de las mismas áreas. Tener claridad sobre los participantes en cada tipo de evaluación agilizará el proceso. Es muy recomendable que el sistema de registro, permita guardar digitalmente  los documentos que se utilizaron en el proceso de evaluación, para que quede constancia de las evidencias utilizadas y se puedan validar en caso de dudas.

Bajos ciertas reglas predefinidas, los documentos también podrán ser permanentemente actualizados por el proveedor, para mantener actualizadas evidencias relevantes que puedan ser requeridas por los clientes finales o entes reguladores. Esto reduce el riesgo de estar trabajando con proveedores con permisos o registros expirados.

Obviamente, estos procesos hacen que el alta inicial sea un poco lenta y hasta burocrática, pero el nivel de riesgo que se reduce y los beneficios posteriores para la empresa y la propia relación comercial compensan por mucho las molestias iniciales.

El control de la relación con el proveedor es fundamental para administrar la relación y llevarlo A nivel de un socio de negocio que se caracteriza por compartir información y por  construir una nueva cultura que permite el desarrollo de proyectos conjuntos.

Estos 3 consejos básicos están basadon en el artículo Three tips for successfully onboarding new suppliers,  esrito  por Daniel Weston.

En otro artículo llamado “Everything procurement needs to know to manage supplier relationships”, publicado por My Purchasing Center,  se propone un proceso de cinco fases para construir progresivamente  una sólida relación con los proveedores estratégicos.

La fase inicial, se caracteriza por el descubrimiento de las necesidades de cada uno de los participantes, basado en la mutua visita de las instalaciones, la realización de presentaciones y el compartir la información básica de la operación. El objetivo fundamental de esta fase es entender sí vale la pena llevar la relación a otro nivel.

La segunda fase, se denomina de experimentación, es en esta donde se empiezan a aplicar actividades de solución de problemas basados en el mapeo básico de las cadenas de suministro de cada uno de ellos y en la identificación de pequeños problemas mutuos de bajo riesgo que pueden ser resueltos en corto tiempo. Consideramos que esta fase sirve para evaluar la capacidad de las organizaciones de trabajar por objetivos comunes.

La relación se empieza a intensificar en la fase 3, en donde las partes discuten abiertamente sus problemas y se empiezan a realizar actividades donde se comparten los costos y se facilita los procesos administrativos.

Cuando las tres etapas anteriores funcionan adecuadamente, se puede llegar a una etapa de integración, en donde las partes reconocen la relación especial que se tiene entre ellas, comparten abiertamente información financiera y se integran algunos procesos de negocio llegando a compartir algunos activos.

La quinta fase es la de vinculación donde y es donde finalmente  se realizan proyectos conjuntos de investigación y desarrollo que requieren compartir recursos en múltiples tipos y construir una visión común del cliente final.

Algunas mejores prácticas a considerar cuando se desea tener una adecuada administración de los proveedores son:

  • Desarrollar un claro modelo de gobierno con relación a los proveedores más estratégicos.
  • Comunicar clara y regularmente a los proveedores clave las metas y objetivos de la organización.
  • Involucrar otros miembros de la organización del proveedor, más allá del área comercial, en la gestión de la relación.
  • Solicitar retroalimentación de los proveedores acerca de su percepción del desempeño de la relación.

Tengamos presente uno los recursos más valiosos del profesional en suministro es su portafolio de proveedores por lo cual es necesario dedicar todo los recursos disponibles  para mejorar este proceso y poder maximizar las contribuciones que los proveedores pueden dar a la organización.

First Voice

  1. Ricardo Jose Lozano Cruz:

    Excelente articulos. Muchas gracias por compartir

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