Mejorando la compra de servicios logísticos

Los servicios logísticos son una gran área de oportunidad para generar valor para compras y en general para la competitividad de la organización. Las contribuciones que compras puede hacer en esta categoría no deben ser ignoradas.

El comprador actual debe ver mucho más allá del precio, y esto no es la excepción cuando se habla de la compra de servicios de transporte, en donde la colaboración se vuelve un tema prioritario. Las empresas deben diseñar estrategias de suministro que les permitan reducir el gasto, pero también la dependencia de proveedores que tienen alto poder negociador así, como también mejorar los aspectos de seguridad en la operación.

Como toda estrategia, para mejorar la compra de servicios de transporte se requiere conocer detalladamente tres factores:

  • el gasto, cuanto y que se compra
  • la gestión de proveedores, de quien se compra, y
  • la gestión de contratos, cuáles son los términos que se usan, el desempeño y las fechas de expiración de cada contrato.

Encontrar la mezcla adecuada de proveedores de servicios de transporte para maximizar el poder de compra, reducir la dependencia y garantizar el servicio demanda de una buena estrategia de suministro.

Una herramienta importante para la compra de estos servicios, es el uso de subastas inversas que permiten incrementar el número de participantes y la competencia entre ellos. Para lograr esto, el comprador debe alcanzar una posición dentro de su organización que Hackett Group llama el “consejero confiable”, ya que esto le permite participar con los usuarios desde el diseño de las estrategias operativas  y asumir una posición proactiva, y no solo limitarse a negociar con proveedores en una actitud mucho más defensiva sin conocer las verdaderas necesidades del usuario.

Una forma de mejorar la compra de servicios logísticos y demostrar el nuevo rol proactivo, es hacer mejor uso del “big data” mediante la aplicación de los diferentes tipos de analítica, ya que esto permite identificar oportunidades para mejorar el valor, y al mismo tiempo reducir el gasto y el riesgo.

Otra área específica donde se presentan oportunidades de mejora en la compra de servicios logísticos es en la tercerización con la integración operativa de los 3PLs, que son una gran herramienta para responder a los cambios en las demandas de los mercados actuales, así como una palanca para acceder a nuevos nichos de negocio.

Como todo proceso de tercerización, la decisión no es fácil y resulta de una mezcla de factores cualitativos y cuantitativos. Los cualitativos son conocidos por todos ya que se enfocan en variables operativas como precio y tiempos de respuesta, pero los cualitativos son más complejos de definir. Algunos de los factores cualitativos que más comúnmente se toman en cuenta son:

  • Calidad y confiabilidad de los servicios
  • Flexibilidad y capacidad de responder
  • Compatibilidad cultural
  • Seguridad
  • Reputación y experiencia
  • Infraestructura y capacidades
  • Cobertura geográfica y ubicaciones
  • Viabilidad y estabilidad financiera
  • Innovación

Una decisión relevante al momento de contratar a un 3PL, es que tipo de contrato se utilizará y generalmente son tres los más comunes y presentan los siguientes beneficios y riesgos asociados:

  • Contratos tipo “Cost plus”, en donde se reembolsan al proveedor los costos incurridos y se paga un honorario fijo. Esto facilita que el proveedor tome la operación y se simplifiquen los procesos pero no genera incentivos para mejorar el desempeño, hay que auditar los costos y muchas veces no se puede predecir fácilmente el costo generado por fluctuaciones de volumen.
  • Una combinación de costos fijos con variables. Se reembolsan costos fijos y se tienen precios por cada actividad. Una ventaja es que se tienen espacios y personal dedicado y se motiva la productividad. Alguna desventaja es que se comparten riesgos y pueden crecer los costos fijos cuando disminuyen los volúmenes.
  • Contratos de costos variables basados en actividades. Se incluyen tasas de almacenaje tasas por actividad multiplicadas por el volumen. Una ventaja es que se pueden predecir los costos, se incrementa la productividad y se reduce la exposición financiera. Puede ser que los costos por actividad sean altos por la falta de seguridad en el volumen.

Basados en la experiencia el tipo de contrato que ofrece más ahorros y es más fácil de implementar y gestionar son los de costos variables basados en actividades.

Para la buena selección de un 3PL se recomienda contar con un adecuado perfil operativo de la empresa que permita al proveedor entender las necesidades y presentar una propuesta completa y con precios adecuados. Entre los temas a detallar para el proveedor podemos considerar:

  • Manejo de logística Inbound
  • Manejo de logística outbound
  • Volúmen de revoluciones de clientes
  • Requerimientos de cruce de andén
  • Requerimientos de servicios de valor agregado
  • Tipos de requerimientos de almacenamiento

Es recomendable que durante la evaluación de los proveedores se pueda realizar un análisis de sensibilidad de costos que no es más que el estudio estadístico de diferentes escenarios que pueden ocurrir debido a la incertidumbre de los mercados. Al trabajar con escenarios de diferentes volúmenes la selección del proveedor será más sólida y completa.

Además de lo anterior, el análisis de sensibilidad permitirá:

  • Conocer el riesgo asociado con los errores en la demanda del servicio
  • Contabilizar las variaciones de costos para los diferentes volúmenes
  • Analizar mejor el comportamiento de los gastos fijos y los variables
  • Evaluar los costos mínimos presentados por el proveedor

 

Para mayor detalle sobre estos temas les recomiendo revisar: “State of strategic transportation sourcing, escrito por Patrick Burnson, “Get better 3PL bids” escrito por Deanna M. Rainwater, Alison Schoch y And Shantanu Ginodia todos publicados en “SUPPLY CHAIN MANAGEMENT FOCUS ON LOGISTICS”, publicado por Supplhy Chain Management Review.

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