Mejorando la gestión de las compras

Mejorar la gestión de las compras no solo implica hacer bien lo básico, es adecuar los procesos a las nuevas demandas y tecnologías disponibles, es generar beneficios permanentes para la organización y trabajar cooperativamente con los proveedores.

Las empresas están reconociendo cada vez más el importante rol que tiene el área de compras en la optimización de la eficiencia y la optimización de las utilidades. No solo se trata de mantener una operación continua, involucra el adecuado uso del dinero, los recursos y el tiempo de la organización.

En un artículo llamado What Is Procurement Management? Key Steps and Importance of Managing Procurement in an Organization, escrito por Helen Carey, ella nos presenta cinco elementos claves para lograr una exitosa gestión de los abastecimientos:

  1. Tener una sólida planeación de las acciones del área. Los planes respaldados por un sólido presupuesto, y con las adecuadas especificaciones de las necesidades, son la base para una buena gestión.
  2. La adecuada identificación y selección de prioridades es la segunda tarea relevante. Esta demanda contar con claros criterios de selección de proveedores basados en las necesidades específicas de la organización.
  3. Las licitaciones, negociación y contratación son el siguiente paso, una vez que se tienen identificado los candidatos adecuados para participar en los procesos de selección y satisfacción de las necesidades de la empresa.
  4. Gestión de las entregas. El objetivo central, es asegurar que los proveedores cumplan con sus compromisos y la empresa realice los pagos correspondientes de forma adecuada. Mantener contratos acordes a las necesidades cambiantes de la empresa es una tarea importante de la función.
  5. Medir y analizar. Los indicadores de desempeño del área deberán indicar si se está alcanzando la eficiencia y efectividad requerida por la organización. Como resultado del análisis se identificarán áreas de oportunidad y definirán proyectos de mejora.

El contar con un proceso básico y sólido así como una adecuada gestión de la relación con los proveedores, es un fundamento esencial para la rápida y correcta integración de las nuevas tecnologías del área. Un proceso robusto, facilita y reduce el tiempo de transición de los modelos operativos.

Retomando el tema de las contribuciones que el área de compras genera a la organización, en el portal de Spend Matters en Norteamérica, Jonathan O'Brien publicó un post llamado “The 5 Key Benefits of Effective Buying”, en el que define a las compras efectivas como no simplemente el negociar un poco mejor, sino como una acción que está integrada a lo largo de toda la organización, como una responsabilidad compartida con todos los que participan en el proceso de suministro para garantizar la satisfacción total de las necesidades, bajo las mejores condiciones posibles.

Obviamente el primer beneficio del área se refiere a la reducción del TCO, que debe ser complementado con la correcta evaluación del valor final que obtiene la empresa, para realmente evaluar la calidad del acuerdo logrado.

El segundo punto, es el asegurar que los proveedores aportan el mayor valor posible a la relación mediante un trabajo colaborativo, que mejora la eficiencia de ambas organizaciones, al hacer mejor uso del tiempo, los recursos y el trabajo. El resultado de esto, deben ser mejores productos y servicios que fomentan el crecimiento de la participación de mercado de la organización.

La reducción del riesgo y el crecimiento de la innovación son los dos siguientes beneficios. El trabajo con los proveedores permite reducir o eliminar daños potenciales al costo, la imagen o la reputación de la organización. La liberación de la capacidad innovadora de los proveedores, debe permitir el acceso a nuevas ideas y conocimientos que mejoren los productos y abran nuevos mercados para le empresa.

El último beneficio de las compras efectivas, es al interior de la organización, ya que se puede trabajar de forma más efectiva al satisfacer de mejor forma las demandas de los clientes finales lo que se traduce en un mejor servicio y un mayor flujo de efectivo.

Sin embargo, un proceso sólido y claridad en las contribuciones no son suficientes para que el área maximice sus beneficios, la adecuada gestión de los proveedores es otro elemento básico de la ecuación, y en este sentido, el artículo de Jonathan Hughes llamado “What is supplier relationship management and why does it matter?”, publicado por Vantage Partners, nos ayuda a complementar el trabajo que se debe hacer en la transformación del área.

Todo inicia con ver a los proveedores como una fuente de competitividad, y no solo como un centro de costo. Mucho del trabajo de suministros se centra en analizar las necesidades internas de la empresa, el SRM, la gestión de la relación con los proveedores, complementa la visión al analizar las oportunidades que el mercado ofrece.

Para poder maximizar el potencial del SRM, es importante entender los elementos básicos de una relación:

  • Una relación son una serie de interacciones entre dos o más partes que buscan generar valor para todos. ¿Cuál es el valor real de esta interacción? ¿Cuál es el valor potencial de las interacciones que podemos tener?
  • Las interacciones deben ser eficientes y cooperativas, caracterizadas por la apertura y honestidad de las partes- ¿Qué tan eficientemente nos comunicamos? ¿Qué tan bien entendemos nuestras metas, restricciones, etc.? ¿Qué tan eficiente y creativamente resolvemos los problemas al trabajar juntos?
  • Cada una de las partes involucradas percibe a las otras como valiosas y confiables. ¿Qué tanta confianza nos tenemos? ¿Qué tan seguros estamos de que cumplirán con lo que se comprometen? ¿Qué tan seguros estamos de su interés por realmente ayudarnos?

Podemos pensar que una buena relación comercial tiene 5 características:

  • Las partes confían en los otros.
  • La comunicación es robusta y eficiente.
  • Las tensiones se detectan fácil y tempranamente.
  • Aun cuando no hay acuerdo, las partes se respetan y entienden.
  • Se utiliza la persuasión y no la coerción para resolver las diferencias.

La gestión de los proveedores demanda de coordinación, tener una misma visión de los datos relevantes para tomar las mejores decisiones, y la colaboración, actuar conjuntamente sobre las oportunidades para crear valor para las partes.

Procesos, contribuciones y proveedores, tres temas que forman parte de las áreas de mejora del comprador.

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