Mejorando las auditorías y disminuyendo los fraudes

Supply Chain Fraud

Mejorar los servicios proporcionados por los proveedores de auditorías es una tarea importante para el área de compras, así como también el generar los procesos para asegurar que se reducen al máximo la posibilidad de que se presenten acciones de fraude dentro de sus procesos extendidos.

Una auditoría es una revisión sistemática e independiente de registros y documentos de una organización para evaluar que tan bien se cumple con ciertos estándares internos o externos. Las auditorías enfocadas en la detección de fraudes, protegen los intereses de los “stakeholders” de la organización, asegurando que no existan actividades que afecten los resultados financieros o se realicen registros que hagan parecer a la empresa en una mejor posición económica que impacta el valor de la acción, el pago de bonos, así como la evaluación de la salud financiera de las empresas.

El adecuado uso de las auditorías financieras, contribuye a que la empresa disminuya su costo de capital, reduzca el riesgo de fraudes así también como el robo de sus activos.

Siendo las auditorías externas una actividad tan relevante para el negocio, es de llamar la atención la poca participación que el área de compras tiene en la selección y evaluación de los proveedores de estos servicios y aún más, el pobre desempeño en general que a lo largo de la historia han demostrado los principales despachos internacionales especializados en el tema.

Existe una gran oportunidad para que el área de compras desarrolle indicadores de desempeño relevantes para estos proveedores y trabaje con ellos para lograr mejores resultados.  El poder mejorar el desempeño en estos servicios, se puede ver como una gran oportunidad para mejorar la reputación de compras dentro de la organización.

Asociado con el tema de las auditorías, es importante tocar el tema de “mordidas”, sobornos, conflictos de interés, operaciones falseadas, documentos perdidos, falsificaciones y evasiones de impuestos cuando se analizan específicamente las operaciones asociadas con compras.

Cuando se habla de la gestión de riesgos, se tiende a pensar que éstos siempre provienen del exterior y que compras se debe enfocar en monitorearlos y desarrollar las respuestas adecuadas.  Sin embargo, las compañías deben tomar acciones para atender las acciones que pueden ocurrir en el interior, específicamente en la función de compras, sobre todo considerando que con el uso de las nuevas tecnologías, un alto porcentaje de las actividades del proceso de compras se realizan fuera del área.

Existen siete áreas comúnmente asociadas con fraudes en abastecimiento:

  1. Selección de proveedores
  2. Precio, costo y gasto en compras
  3. Subcontratistas
  4. Facturación
  5. Prácticas asociadas con el riesgo
  6. La organización de compras
  7. El maestro de datos

Los fraudes en compras, se pueden definir como conductas engañosas intencionales que permiten a un individuo, a un grupo o a un proveedor, obtener beneficios a costa de la empresa. Para desmotivar los actos fraudulentos, la empresa debe inicialmente definir con claridad la forma correcta de hacer las cosas, así como documentar en  sus políticas, las conductas que se esperan de los compradores, de los que participan en el proceso de compras y también de los proveedores con los que se establecen relaciones comerciales.

En la selección de proveedores, los compradores pueden desviarse del proceso o de las necesidades reales del negocio para favorecer a un proveedor, ya sea para compras puntuales o relaciones a largo plazo. También las compras Maverick y el uso de proveedores no aprobados, puede ser clasificado como un tipo de fraude.

Algunas acciones para disminuir la ocurrencia de fraudes en este tema específico son:

  • Asegurar la participación de los usuarios finales en el proceso de selección
  • Tener una clara política de pagos, que elimina las compras no autorizadas
  • Tener claros procesos de selección de proveedores

Otro tema delicado se refiere al manejo del precio y el gasto. En algunos casos, los compradores o directamente los usuarios autorizan el pago de producto o servicios no recibidos o aprueban pagos por precios o cantidades por encima de los pactados en los contratos. Lo mismo aplica cuando no se recibe la calidad especificada y sin embargo, se aprueban los pagos. Algunas formas de reducir esta opción de fraude son:

  • Involucrar a compras en el monitoreo de contratos y la aprobación de pagos
  • Hacer al proveedor responsable del cumplimiento de los términos de calidad, precio y cantidad contratada.

Cuando una empresa es contratada para prestar un servicio con cierta calidad y cumpliendo ciertos requisitos, se puede considerar como fraude cuando éstos se subcontratan con otra organización o persona que no cumple las condiciones de selección establecidas. Al final, la empresa no está recibiendo por lo que paga y ésto se puede también considerar como un fraude. Para evitar esto es conveniente:

  • Especificar en el contrato que el proveedor debe solicitar aprobación para el uso de subcontratistas
  • Los subcontratistas deben ser evaluados por la empresa, antes de que puedan asumir las responsabilidades del proveedor principal.

En algunas organizaciones ocurre que los proveedores, generalmente con el apoyo o la “omisión” de los usuarios, presentan múltiples facturas por el mismo servicio y éstas son aprobadas, lo que genera una pérdida económica para la empresa. Si bien el problema puede parecer del área de cuentas por pagar, es parte del proceso de compras.  Para reducir esto se recomienda:

  • Tener una clara política de aprobación de pagos
  • Validar las facturas contra los órdenes de compra o contratos
  • Tener un sistema que detecte cobros duplicados y tomar las acciones pertinentes con los proveedores.

En general la promoción de procesos transparentes soportados por claros procedimientos y políticas junto con la validación de sistemas automáticos contribuye a reducir de forma importante la ocurrencia de fraudes. Tengamos presentes que el costo del fraude se extiende a la parte financiera, al incremento del costo, a la mala toma de decisiones y al desperdicio de recursos.

Mayor detalle de estos temas en “Is procurement ready to manage under-fire auditors?” publicado por State of Flux y  “How to combat corruption and fraudulent activity in procurement” publicado por GEP

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