Mejorando las compras

En la búsqueda por la mejora del desempeño de las compras, hay que estar atento a los cambios en la relaciones con los participantes del proceso así como con los eventos que ocurren en la economía en general. Escuchar las opiniones del entorno ayuda a generar nuevas ideas en la transformación de la función.

La continua transformación de la función de compras, demanda la permanente revisión de sus procesos, estructuras y estrategias para garantizar que se mantiene alineada con las prioridades de la organización y aprovecha las oportunidades para la generación del valor e innovación.

En un post llamado “I asked 9 CPOs how they improve relationships with their business partners - here is what they said:” publicado por Matthias Gutzmann, se identifican las siguientes acciones que el área debe realizar para mejorar su desempeño:

  • Compras, es un negocio de relaciones. Si bien es cierto que todas las áreas de una empresa deben desarrollar relaciones al interior y al exterior de la organización, la evolución de compras de un “buscador de ahorros”, a un “generador de valor”, demanda poner mayor atención en este aspecto.
  • El comprador debe vivir y respirar su negocio, conocer y entender las estrategias y las prioridades del negocio. Para esto, se requiere ser curioso, preguntar y estar interesado en entender lo que la compañía y los usuarios desean alcanzar.
  • Es necesario conocer detalladamente a los proveedores, ¿Si el comprador no se preocupa por ellos, entonces quién lo hará? Los proveedores son un recurso externó que ayuda a mejorar el desempeño de la organización. Esto demanda pasar más tiempo con ellos para conocer sus instalaciones, su cultura, su gente talentosa, sus proyectos de innovación y sus conexiones.
  • Es necesario crear una cultura organizacional en la que todos se sientan responsables de la salud y la calidad de la relación con los proveedores. Compras es el líder del proceso, pero la confianza se debe construir en todos los niveles del organización. Es necesario establecer expectativas claras y una comunicación abierta para maximizar las contribuciones de los proveedores.
  • Debemos preguntar a los clientes internos como podemos ayudarlos y de preferencia “prometerles poco” y “entregarles más”. Se deben aprovechar todas las oportunidades que se tengan para demostrar el valor y la consistencia del área.
  • El crecimiento del área va de la mano con el crecimiento de sus proveedores. Convertirse en “cliente preferido”, ofrece los beneficios de recibir el primer acceso a las grandes ideas y a los mejores recursos con los que cuenta el proveedor.
  • El conocer detalladamente a los clientes internos, nos permite aproximarnos a ellos con ideas de cómo podemos generarles beneficios. El enfoque no debe ser exclusivamente sobre los ahorros monetarios, es necesario entender cuáles son sus necesidades y compromisos con la organización para entender cómo les ayudamos a mejorar su desempeño.
  • Nuestras acciones deben generar ganancias para nuestros clientes internos y nuestros proveedores. De esta forma se genera el interés de ambos por construir una sólida relación.
  • Las relaciones se construyen a través de “historias” que enfocan en el negocio y no en los beneficios particulares para la función de compras. Se requiere entender cuáles son las categorías estratégicas para el negocio para poder tener un canal de comunicación abierto con la alta dirección.
  • Se debe mantener una “tensión positiva” en la relación con los proveedores. Esto garantizará que el proveedor se esfuerce por crear valor para conservar los beneficios de la relación. El objetivo es mantener un respeto mutuo, con un enfoque en la generación de beneficios para ambos.
  • La operación de compra se debe caracterizar por su transparencia al interior y al exterior de la organización. Esto garantiza que exista apertura para la generación de sugerencias, de enfoques innovadores, basados en una comunicación abierta con todos, por lo cual es necesario discutir tanto los éxitos como los fracasos, de preferencia cara a cara, para descubrir lo que realmente ocurrió y aprender del resultado.
  • Es necesario trabajar para mejorar “nuestra marca”. Nuestra marca es el corazón de la relación, como nos relacionamos, cumplimos y colaboramos, crea una percepción en nuestros socios del negocio acerca de nuestra oferta de valor. Para mejorar la marca, necesitamos invertir para asegurar que cumplimos nuestros compromisos, que es fácil trabajar con nosotros y que ponemos nuestra atención final en el cliente.

Además de lo anterior, para mejorar el desempeño del área es necesario atender algunas de las tendencias que están ocurriendo en toda la cadena de suministro:

  • Los cambios en los acuerdos comerciales internacionales, pueden impactar las negociaciones actuales y futuras. El ejemplo más evidente son las modificaciones al Tratado de libre comercio de América del Norte, NAFTA.
  • El desarrollo del Brexit. Aunque aún existe incertidumbre sobre el resultado del Brexit, es de esperase que se generan altos costos de exportación para las organizaciones ubicadas en el Reino Unido y esto traerá como consecuencia la reubicación de algunas fuentes de suministro.
  • Los movimientos de la economía China. Este país continuará siendo el mayor comercializadora de productos a nivel global, por lo cual los impactos en su relación con el resto del mundo, y particularmente con los Estados Unidos, tienen graves consecuencias sobre el comercio mundial.
  • La escasez de recursos de transporte de mercancía. La poca disponibilidad de operadores así como la sobredemanda de transporte marítimo, seguirá generando incrementos en los precios y falta de disponibilidad para el traslado de mercancías.

Claramente ninguno de estos 4 aspectos está resuelto, por lo cual demanda una atención permanente de parte de la estructura de compras para poder tener planes de contingencia y generar una oportuna toma de decisiones que reduzcan el impacto negativo o aprovechen las oportunidades que se presenten

Para mayor información pueden consultar el artículo “4 Emerging Supply Chain Trends for Buyers to Watch”, escrito por Bridget McCrea.

Finalmente, la firma de consultoría Accenture, ha estado impulsando lo que ellos llaman las 6 distinciones que guían la excelencia en el abastecimiento. Basado en su punto de vista, un gran abastecimiento.

  • Busca permanentemente un impacto financiero medible
  • Facilita el logro de los objetivos estratégicos del negocio
  • Protege a la organización del riesgo
  • Es proactivamente incluida por otras funciones del negocio en sus decisiones
  • Aporta un punto de vista y una analítica relevante para la adecuada toma de decisiones
  • Conduce al negocio hacia una automatización digital, eficiencia, agilidad y velocidad

Cuatro estrategias relevantes para lograr estas distinciones son:

  • Acelerar los procesos a través de la automatización
  • Estár preparada para ofrecer la mejor solución cuando se demanda
  • Contar con un proceso efectivo y controlado
  • Generar una gran experiencia para el usuario

Mayor detalle sobre el tema de las distinciones, se pude revisar “Supply Chain News: Accenture on the Six "Distinctions" that Drive Procurement Excellence” así como en otras múltiples publicaciones de Accenture.

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