Mejorando las estrategias de compras

El adecuado diseño de estrategias de compras no solo facilita el desempeño del área, sino que contribuye a posicionarla como un elemento estratégico en el logro de los objetivos totales de la organización.

Las organizaciones de compras que tienen claras estrategias, acompañados con planes de acción y mientras medibles, tienen muchos más resultados exitosos que aquellas que no las tiene. Una estrategia de compras, puede ser definida como: un plan para optimizar el gasto externo, las operaciones de compras, y otras contribuciones de valor de forma tal que soportan y están alineadas con las estrategias corporativas en general”.

La estrategia facilitar la conexión con los interesados claves del negocio al definir claramente los objetivos y las iniciativas que permitirán su consecución. Por lo mismo, cada estrategia es diferente y depende de factores como: el estado actual de la organización de compras, la visión que la empresa tiene sobre el área, las condiciones actuales del mercado, las iniciativas que se han completado y, lo más importante, la estrategia corporativa.

Los 3 elementos más importantes de una estrategia son:

  • Que exista formalmente
  • Que se enfoque en los elementos correctos
  • Que existe un proceso para transformarla en realidad y medir su grado de éxito

En una publicación llamada “Creating an Effective Procurement Strategy” la firma ProcureAbility nos recomienda cinco pasos para crear un estrategia de compras efectiva. El paso número uno es entender donde se están este momento. Esta información proviene tanto del interior como  del exterior de la organización y servirá como base para entender el progreso y el estado futuro.

Algunos indicadores de la eficiencia actual pueden ser:

  • Costo de compra por dólar gastado
  • Costo de compra por empleado
  • Tiempo ciclo de comprar
  • Presupuesto por empleado
  • Utilización de tecnología
  • Términos de pago

También será necesario utilizar algunas métricas asociadas con el valor, algunas de ellas pueden ser:

  • Total del gasto controlado
  • Porcentaje de cumplimiento de contratos
  • Ahorros totales
  • Aspectos sobre “suministros verdes”
  • Retorno de inversión en compras
  • Cobertura de categorías

Como parte de la revisión de la situación actual, en necesario tener una retroalimentación de los usuarios internos para conocer su experiencia con el trabajo del área. Esto se de complementar con benchmarks de desempeño contra líderes de la industria.

El paso dos, se concentra en identificar que es importante para la compañía en general y el área en particular. Es importante documentar las ligas que existen entre las metas corporativas y la estrategia de compras. Por ejemplo, si la empresa busca un liderazgo en el costo, compras puede contribuir reduciendo el gasto y mejorando la eficiencia operativa. Si el objetivo de la organización es la innovación, compras puede ayudar con el involucramiento temprano del proveedor y programas de innovación.

Definir como luce el éxito es la tarea del paso número 3. Una estrategia es mucho más que una lista de métricas  a mejorar, se requiere de una estrategia articulada que abarque todos los aspectos del área como: los procesos de trabajo, la organización, la cultura, la tecnología y la infraestructura de soporte.

En el paso cuatro, hay que desarrollar las metas que definirán el éxito. Cada iniciativa tiene una meta y cada meta está alineada con las de la corporación. El objetivo es crear un tablero de control que permitan monitorear el desempeño.

Finalmente, la estrategia debe ser implementada. La implementación es una mezcla entre una ciencia, lo que se utilizó para construir el plan, y un arte, lo que se tiene que hacer para su implantación. Algunos aspectos a considerar en esta última fase son:

  • Se deberán de buscar sinergias con otras iniciativas y participantes para lograr los objetivos con la mayor eficiencia.
  • Administrar las implantaciones como proyectos, midiendo el progreso y resolviendo los obstáculos.
  • En caso necesario, deberá soportarse con una iniciativa de administración del cambio para asegurar el apoyo adecuado.
  • Los resultados deberán ser periódicamente comunicados al resto de la organización.

El otro documento llamado “Procurement Strategy Planning: Road map to results”,  esta misma firma, ProcureAbility, complementa la visión de una estrategia de compras mostrándonos cómo funciona un ecosistema para la definición de la estrategia.

ProcureAbility nos indica que el 40% de las organizaciones realizan su estrategia de forma anual, 22% no la realizan,  el 19% lo hacen cada 2 o 3 años, y otro 19% lo hacen de manera informal conforme se requieran.

Contar con una estrategia tiene otros beneficios colaterales, ya que cuando existe visibilidad sobre el progreso, se fomenta la mejora continua, se obtienen mejores resultados y se motiva al trabajador.

Para el correcto diseño de una estrategia se requieren principalmente como entradas:

  • Los planes, objetivos y métricas de la corporación y los principales interesados.
  • Un análisis del mercado.
  • Una evaluación de la efectividad del área de compras.

 

Al procesar esta información, deberá obtener como salida:

  • Un análisis de brechas de desempeñó.
  • La priorización de las oportunidades.
  • La visión y sus objetivos
  • Los planes de recursos
  • El “roadmap” de la estrategia

Finalmente, existen cuatro aspectos relevantes a tomar en cuenta para desarrollar estrategias exitosas:

  • Ser objetivo. Desarrollar una adecuada evaluación del estado actual con la retroalimentación de los principales usuarios
  • No sobre-comprometerse. Sea realista sobre la capacidad de la organización para liderar el cambio y lograr los resultados comprometidos.
  • Desarrollar un plan de acción formal. En cambio será resultado de una mezcla de acciones y cambios a la infraestructura que deben ser adecuadamente planeadas el tiempo.
  • Monitorear, medir y ajustar. Para cada meta debe de haber una medida del progreso que se puede mostrar a la organización y sobre la cual se toman acciones.

El desarrollo de estrategias, es un paso relevante para evolucionar el área de una “colocadora de pedidos” a una “generadora de valor”, por lo cual debe ser una tarea prioritaria, no sólo para responsable del área, sino para todo el equipo en general.

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