Mejores prácticas en la relación con un 3PL

La creciente importancia de los proveedores de servicios logísticos, demanda que sean atendidos como una categoría especial de compras y se tengan solidos procesos para la evaluación, selección y administración de esto tipo de proveedores.

Selecting and Managing A Third Party Logistics provider, un reporte publicado por la Universidad de Tennessee, resulta ser una excelente fuente para entender la complejidad que implica la selección y administración de un proveedor de servicios logísticos, proveedores que se han vuelto muy relevantes para la correcta operación de las actuales cadenas de  suministro.

Los proveedores de servicios logísticos, 3PL, se han ido consolidando, con el paso de los años, tanto en su portafolio de soluciones como en su rol estratégico en la efectividad de las cadenas.

Los proveedores de servicios logísticos pueden ofrecer, entre otras soluciones:

  • Soluciones de transportación para cargas pequeñas y grandes.
  • Almacenaje junto con sus servicios de cruce de andén o surtido de pedidos.
  • Servicios de comercio exterior, incluyendo trámites legales.
  • Tecnología de información. Incluyendo comercio electrónico, TMSs, WMSs y CRMs.
  • Servicios especiales. Reclutamiento de personal, consultoría en modelaje y análisis de la cadena de suministro, administración de inventarios, administración de partes para servicios de mantenimiento, nuevas tecnologías de análisis de información y transporte de materiales.

Los 3PLs se integran a las organizaciones como una solución para reducir el trabajo asociado con la gestión del movimiento de materiales, nacen con la idea de reducir o eliminar problemas. Sin embargo, poco a poco han ido evolucionando a ser un socio estratégicos de negocio que agrega valor relevante a la operación de la empresa y por lo cual merecen ser administrados como una categoría especial de compras.

Actualmente, los 3PL contribuyen a:

  • Reducir costos logísticos. Fundamentalmente en aspectos como inventarios y costos fijos.
  • Reducir costos logísticos futuros. Introduciendo el uso de nuevas tecnologías para el eficiente manejo del transporte y los almacenes.
  • Mejorar la satisfacción del cliente. Garantizando entregas completas y a tiempo.
  • Cumplir regulaciones globales. Incluyendo documentación, pagos y transportes.
  • Reducir riesgos. En múltiples categorías como: laborales, ambientales y de desempeño de la cadena.
  • Facilitar el arranque de nuevas operaciones. Al reducir las necesidades de inversión, se pueden iniciar operaciones más rápidamente.

Considerando todo esto, la selección de un 3PL debe ser un proceso detallado compuesto de 2 grandes fases:

Fase 1. Realizar un diagnóstico interno de necesidades

  • Definir las necesidades específicas de la empresa, contribuye a un mejor servicio y a la aparición de menos “sorpresas” en el servicio y los costos asociados. Se debe iniciar con una descripción de la situación actual, y definir un estado futuro deseado para poder identificar la mejor opción del mercado.
  • Es recomendable fijar metas en aspectos de costo, servicio, crecimiento, tecnología y valores agregados, con las que se deberá alinear el nuevo proveedor.

Fase2. Desarrollar un riguroso proceso de selección

  • El proceso de selección puede requerir el apoyo de un experto en el tema para estructurar el adecuadamente concurso asociado.
  • Contar con datos específicos de la operación permite a los proveedores dimensionar adecuadamente el tamaño y tipo de operación que deben cotizar. Logrando con esto mejores precios y una mayor solidez en los compromisos.
  • La información del concurso debe permitir al proveedor potencial identificar si tiene la experiencia y los recursos requeridos así como la seguridad de que tiene posibilidades de ganar y no es simplemente un trámite para una decisión ya tomada.
  • Permitir a los proveedores visitar la operación a controlar, contribuye a que elaboren una mejor propuesta y puedan conocer la cultura de la organización solicitante.
  • Como muchos otros procesos de negocio, la decisión no debe caer exclusivamente en el área usuaria el departamento de compras, debe ser un trabajo en equipo que permita a todos los afectados estar seguros que responderá a sus necesidades durante la operación.

Para que el proceso de selección del proveedor sea más exitoso es recomendable:

  1. Tener un programa detallado y realista de emisión, recepción y evaluación de las propuestas. El impacto de la decisión demanda un adecuado análisis.
  2. Aplicar listas de verificación de los criterios de evaluación que garantice que todos se toman en cuenta y demuestren la transparencia del proceso.
  3. Realizar un proceso inicial de RFI que sea simple para los proveedores, pero lo suficientemente profundo para validar el perfil de los invitados al proceso de selección.
  4. Lanzar un proceso de evaluación de propuestas bajo alguna de las siguientes 4 modalidades:
    • RFQ, Solicitud de cotización. Cuando solo se solicitan servicios básicos muy bien definidos por un corto tiempo y sin impacto estratégico.
    • RFP, Solicitud de propuesta. Cuando se desean conocer opciones para satisfacer necesidades a largo plazo. Posterior al análisis se realizan presentaciones cara a cara.
    • RFPS, Solicitud de propuesta de solución. Cuando no se tiene claro lo que se desea por falta de experiencia por lo que los requerimientos no están detalladamente descritos. La idea es contratar al proveedor bajo un modelo de retribución basado en el desempeño.
    • RFP, Solicitud de alianza. Ideal cuando la relación es más compleja y el 3PL se integrará a las tareas cotidianas con servicios más complejos. El objetivo, en este caso, es alcanzar  una profunda tercerización del poceso.

 

El artículo incluye una lista detallada de criterios de evaluación a considerar en función de la necesidad específica a satisfacer.

La selección es solamente el primer paso, lo siguiente es administrar la relación en forma colaborativa para alcanzar las metas de todos, y esto demanda poner atención en 3 elementos críticos:

  1. El contrato. Que esencialmente debe ser justo y balanceado para ambas partes, tanto en los derechos y obligaciones, como en su duración.
  2. Los indicadores del desempeño. Qué se medirá para garantizar el éxito de la relación. Esto es una combinación de acuerdos de nivel de servicio, SLAs, e indicadores claves de desempeño, KPIs. Se deben incluir otros aspectos como costo, productividad, exactitud, puntualidad, calidad, seguridad, innovación cumplimientos y facilidad de la relación.
  3. El modelo de gobierno de la relación. Considerar las políticas y procesos que regirán la relación así como las decisiones que corresponden a cada una de las partes y a ambos. Se debe promover la mejora continua dentro de un balance de independencia y responsabilidad.

Algunas de las tendencias que se mantendrán en la operación de los 3PLs en el mediano plazo son:

  • Mayor uso de contratos basados en incentivo
  • Fusiones y adquisiciones en la industria
  • Mayor transferencia de riesgo a los 3PLs
  • Lucha por el mejor talento
  • Mayor participación del área de compras
  • Crecimiento de la innovación y de las nuevas tecnologías

Finalmente, se espera que las operaciones tercerizadas se administren bajo el llamado modelo “Vested” que implica centrarse más en medir el éxito en base a las prioridades de las partes, y menos en cumplimiento de los SLAs y KPIs. El modelo se basa, en forma general, en 5 reglas:

  1. Enfocarse en los resultados, no en las transacciones.
  2. Enfocarse en el qué, no en el cómo.
  3. Tener resultados definidos y medibles.
  4. Implementar un modelo de precios con incentivos para optimizar el negocio.
  5. Establecer una estructura de gobierno más basada en la intuición, que en el conocimiento.

Les recomiendo leer Una visión a las compras de servicios logísticos para tener un enfoque complementario de lo aquí comentado.

 

First Voice

  1. Samuel Huerta:

    Excelente artículo.

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