“Nightmare in Procurement Street” – 1ª Parte – Consideraciones para evitar convertir en una pesadilla la implementación de un proyecto de “Procure-to-pay”

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Hace un par de semanas Spend Matters y GEP dimos un breve seminario web en donde platicamos algunos puntos a considerar durante la implementación de un proyecto de Compras a Pago (Procure-to-pay). El seminario fue muy entretenido ya que fue una plática donde definitivamente nos salimos del guión que llevábamos preparado y esto enriqueció mucho la plática. Los conferencistas fueron mis compañeros en Spend Matters Pierre Mitchell, Santohs Reddy Director de GEP, Paul Blake Gerente Senior de Mercadotencia de Producto y su servidor Xavier Olivera, líder analista para soluciones de Procure-to-pay. A lo largo de una serie de artículos les comentaré parte del contenido de este seminario, esperando sea de valor para ustedes.

Estos son algunos pensamientos con los que arrancamos el seminario:

  • La implementación debe de ser una oportunidad para observar lo que se tiene hoy y el cómo caminar hacia adelante para lograr eficiencias y mayor productividad.
  • La implementación de un proyecto de Procure-to-pay no es un proyecto de Sistemas (TI) es un proyecto del Área de Compras.
  • Un proyecto de implementación de “Procure-to-pay” es parte de un proceso de «transformación en compras», tener una exitosa implementación del proyecto, o bien, de un software que es solo el primer paso. Es importante recordar que todo esto es un viaje que cumplirá varias metas en el camino incluyendo un proceso de mejora continua.

Previo al arranque del proyecto no olvides considerar los siguientes puntos (no limitativos):

1. Consigue un patrocinador interno de la empresa (Director General o Financiero) para comunicar a todos los que estarán involucrados directa o indirectamente (socios internos) el plan de transformación del área de Compras.

2. Asegúrate de comunicar y vender a todos los involucrados (socios internos) los motivos del porqué se está realizando esta transformación:

  • Cómo el proyecto va a impactar a cada una de las áreas y personas involucradas.
  • En que momento del proyecto e implementación será importante su apoyo.
  • Recuerda que ésta es una venta interna y todo los involucrados deben estar satisfechos con lo que harán y recibirán a  cambio  —Asegúrate de escuchar y contestar todas sus preguntas—.
  • Prepara la estructura de quién participará en el proyecto (organigrama): Usuarios funcionales de cada área, usuarios de sistemas, gerentes de proyecto (negocio y sistemas), consultores externos, expertos, etc.,
  • Planea un junta de arranque para comunicar el plan de transformación a todo el equipo y los resultados esperados, pero lo principalmente asegúrate de motivarlos y mantenerlos en ese estado.

En las siguientes partes de este artículo les platicaré lo que comentamos sobre las etapas de diseño, integración de sistemas, administración del proyecto, como involucrar al área de finanzas y cuentas por pagar, como integrar a los proveedores, la importancia de las pruebas, el entrenamiento y la razón de realizar una prueba piloto.

No dejes de seguirnos, nos interesa tu retroalimentación y mucho la agradecemos.

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