“Nightmare in Procurement Street” – 2ª Parte – Consideraciones durante el diseño del proyecto de P2P para evitar convertirlo en una pesadilla

Hace un par de semanas Spend Matters y GEP dimos un seminario web en donde platicamos algunos puntos a considerar durante la implementación de un proyecto de Compras a Pago (Procure-to-pay) para evitar convertirlo en una pesadilla. Esta es la segunda parte de lo que tratamos en ese seminario que resultó muy entretenido. En la primera parte comentamos sobre un par de premisas iniciales para los proyectos de “Procure-to-pay” y algunos puntos a considerar previo al arranque del proyecto. Chécalo en esta liga “Nightmare in Procurement Street” – 1ª Parte “.

En esta segunda parte, hablaremos sobre los puntos que comentamos durante el seminario sobre la etapa de diseño del proyecto.

Algo de lo más relevante que no debes olvidar durante el diseño un proyecto es:

1. Realiza talleres con todos los involucrados en el proyecto —no necesariamente todos al mismo tiempo—, y así integrar todos sus requerimientos dentro del diseño y confirmar su compromiso y tareas a realizar.

2. Asegúrate de tener claridad en lo importante para lograr lo prometido por ejemplo:

2.1. Quienes son las personas que se requieren para cada actividad

2.2. Como es el proceso actual (as-is), como lo queremos transformar (to-be) y que se necesita para lograrlo (gap).

2.3. Cuáles son las definiciones a realizar alrededor de los datos:

  • Almacenaje: En donde están y estarán almacenados los datos.
  • Integración: Cual es el flujo de los datos y como se integrarán con el nuevo sistema.
  • Calidad: Es necesario pasar por algún proceso de limpieza y clasificación de datos, como y cada cuando será necesario actualizar los datos para mantener su calidad y oportunidad —en el caso de que provengan de otros sistema—.

  2.4. Sobre los sistemas involucrados:

  • ¿Cómo ser realizará la integración de los sistemas? ¿Qué tecnología(s) se usarán? ¿Qué procesos se seguirán ejecutando en los sistemas empresariales (ERP) y dónde residirán, en la nube, o dentro de la organización? ¿Cómo se integrarán con sistemas de terceros como proveedores?
  • ¿Qué capacidades se requerirán de acuerdo a las nuevas cargas de trabajo, niveles de servicio, planes de recuperación y contingencias, etc.?

2.5. ¿Cuáles son los perfiles de usuarios que se usaran en los nuevos procesos y sistema? ¿Se requiere definir nuevos?

2.6. ¿Cuáles son las reglas de negocio y flujos de aprobación de acuerdo al perfil que se utilizarán para los nuevos procesos de aprobación tales como órdenes de compra, facturas, alta de proveedor, etc?

2.7. ¿Habrá nuevas políticas y procedimientos que se requieran establecer, cómo se comunicarán, cuál será el procedimiento para reforzar su ejecución, etc?

3. Crea un plan detallado de trabajo —actividades, roles, metas, etc.— que incluya posibles contingencias y asegura la implementación con un administrador de proyecto experto.

4. Realiza de ser posible, un análisis del gasto y define las olas de categorías y proveedores para cada etapa del proceso de transformación —la etapa de implementación del proyecto inicial y las etapas siguientes.

5. Establece los indicadores de desempeño que jugarán en la definición del éxito del proyecto, así como; en el proceso de mejora continua.

En la siguiente fase de este artículo, les platicaré lo que comentamos sobre la etapa de integración de sistemas. Y en las subsecuentes. Platicaremos sobre la parte de la administración del proyecto, cómo involucrar al área de finanzas y cuentas por pagar, cómo integrar a los proveedores, la importancia de las pruebas, el entrenamiento y la razón de realizar una prueba piloto.

No dejes de seguirnos, nos interesa tu retroalimentación y mucho la agradecemos.

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