“Nightmare in Procurement Street” – 3ª PARTE – La integración de sistemas es clave para una real transformación en el área de compras

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Hace un par de semanas Spend Matters y GEP dimos un seminario web en donde platicamos algunos puntos a considerar durante la implementación de un proyecto de «Compras a Pago» (Procure-to-pay) para evitar convertirlo en una pesadilla. Esta es la tercera parte de esta serie de artículos relacionados con este seminario.

En la primera parte comentamos sobre un par de premisas iniciales para los proyectos de Procure-to-pay y algunos puntos relevantes previo al arranque del proyecto – “Nightmare in Procurement Street – 1ª PARTE" en la segunda parte comentamos sobre algunas otras apreciaciones durante la etapa de diseño “Nightmare in Procurement Street – 2ª PARTE”. La integración de sistemas es clave para que la implementación de una solución de P2P tenga un éxito real de transformación en el área de compras.

La lógica dice que la complejidad en la integración de sistemas se incrementa de manera exponencial mientras haya más sistemas a integrar, sin embargo, en lo referente a un proyecto de “Procure-to-pay” mientras más sistemas o funcionalidades se integren para habilitar la función, mejor será la transformación y los beneficios para el negocio.

Los proyectos actuales de “Procure-to-pay” tienen un componente muy importante de integración de sistemas, el cual pretende captar el mayor gasto posible, dar visibilidad sobre cada detalle de como se realizó, contar con información de apoyo para evitar los gastos excesivos o no necesarios, integrar información para realizar mejores negociaciones, lograr una mejor colaboración con los proveedores, etc.

El buen resultado de todo lo anterior, requiere la integración de soluciones como el de compras electrónicas, administración de catálogos, administración de proveedores, administración de contratos, portales de negocio, facturación electrónica, pagos, administración de inventarios, entre otras más. Hoy en día muchas de esas soluciones pueden estar hospedadas en la nube, por lo que las tecnologías de integración juegan un papel importante cuando también se tienen que integrar con otros sistemas que no necesariamente están dentro de la misma, sino dentro de las paredes de las empresas —ERPs o Sistemas financieros—.

Un buen comienzo para la integración, es conocer realmente lo que cuenta y realiza cada uno de los sistemas, saber que datos residen en cada uno de ellos y si realmente son necesarios para el objetivo, definir como se realizarán las interfaces y que tecnologías —lenguajes— se utilizarán; estos son algunos puntos que evitarán caer en complejidades y costos de integración innecesarios.

No dejes de realizar un “blueprint” que es 100% recomendable para visualizar como los sistemas se integrarán y que componentes bebes considerar, —esto se realiza en la etapa de diseño— se podría decir que es obligatorio para cualquier implementación de sistemas y en este caso de “Procure-2-pay” no es la excepción.

En las siguientes etapas de este artículo les platicaré sobre algunos puntos importantes para la administración del proyecto, al involucrar al área de finanzas y cuentas por pagar, al integrar a los proveedores, al realizar las pruebas, además el entrenamiento y la prueba piloto. No dejes de seguirnos, nos interesa tu retroalimentación y mucho la agradecemos.

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