“Nightmare in Procurement Street” – 4ª PARTE – La administración de proyecto es responsabilidad del área de compras no de TI (Sistemas)

Hace un par de semanas Spend Matters y GEP dimos un seminario web donde platicamos algunos puntos a considerar durante la implementación de un proyecto de Compras a Pago (Procure-to-pay) para evitar convertirlo en 'una pesadilla' y esta es la cuarta parte de esta serie de artículos relacionados con este seminario.

En la primera parte comentamos sobre un par de premisas iniciales para los proyectos de “Procure-to-pay” y algunos puntos a considerar previo al arranque del proyecto – “Nightmare in Procurement Street – 1ª PARTE", en la segunda nos enfocamos en algunas consideraciones a realizar durante la etapa de diseño “Nightmare in Procurement Street – 2ª PARTE”la tercera estuvo relacionada con la integración de sistemas como punto clave para que la implementación de una solución de P2P tenga un éxito real de transformación en el área de compras “Nightmare in Procurement Street – 3ª PARTE”.

La administración de proyecto es responsabilidad del área de compras no de TI (Sistemas).

Pudiera ser obvio decir que «Compras» es el líder natural de un proyecto de compras; sin embargo, la realidad en muchas ocasiones es el área de sistemas quien toma las riendas de todos los proyectos que tengan que ver con tecnología y en muchas ocasiones hasta de la propia decisión del software o aplicación a implementar. El área de sistemas es vital y tiene un rol de mucho peso en este tipo de implementaciones; sin embargo, es importante recordar que esto se trata de un proyecto que transformara la función y el rol del área de compras hacia la compañía el cual involucra a su vez, varias áreas dentro de la empresa tales como: Finanzas, Recursos Humanos, Sistemas y Operaciones; por lo que es obligación del «área de Compras» llevar el liderazgo del mismo, mantener el interés y la motivación de las áreas involucradas asegurando una exitosa implementación. Una responsabilidad que lleva en sus hombros el administrador del proyecto.

Si se logra una buena venta inicial del proyecto hacia las áreas involucradas, la aceptación de compromisos y las acciones a realizar, la administración del mismo será simplemente mantener el rumbo atendiendo contingencias; de cualquier forma es indispensable contar con un administrador de proyectos hábil y con buena experiencia; no olvidemos la importancia de la documentación y la creación de una comité directivo que tome decisiones estratégicas y de cambio; evitar modificaciones drásticas en el alcance del proyecto, es una buena recomendación para evitar 'la pesadilla'.

En las siguientes etapas de este artículo les platicaré a cerca de algunos puntos que no se deben soslayar al involucrar al área de finanzas y cuentas por pagar, al integrar a proveedores, al realizar las pruebas, el entrenamiento y lo que implica y no una prueba piloto.  No dejes de seguirnos, nos interesa tu retroalimentación y mucho la agradecemos.

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