“Nightmare in Procurement Street” – 5ª PARTE – No olvidar la segunda “P” y la importancia de los proveedores.

contingent workforce

Hace un par de semanas Spend Matters y GEP dimos un seminario web donde platicamos algunos puntos a considerar durante la implementación de un proyecto de Compras a Pago (Procure-to-pay) para evitar convertirlo en una pesadilla.

Esta es la quinta parte de esta serie de artículos relacionados con este seminario. En la primera parte comentamos sobre un par de premisas iniciales para los proyectos de “Procure-to-pay” y algunos puntos a considerar previo al arranque del proyecto – “Nightmare in Procurement Street – 1ª PARTE", en la segunda parte nos enfocamos en algunas consideraciones a realizar durante la etapa de diseño “Nightmare in Procurement Street – 2ª PARTE”, la tercera estuvo relacionada con la integración de sistemas como punto clave para que la implementación de una solución de P2P tenga un éxito real de transformación en el área de compras “Nightmare in Procurement Street – 3ª PARTE” y en la cuarta parte platicamos sobre la responsabilidad de compras en la administración del proyecto – NO Sistemas “Nightmare in Procurement Street – 4ª PARTE”.

No olvidar la segunda “P” en el Procure-to-pay

La transformación que logrará Compras con la implementación de una solución de P2P, impactará a muchas más áreas, unas de las principales son: finanzas y cuentas por pagar; primordiales para el éxito de esta implementación. El proyecto deberá asegurar una coordinación de trabajo y objetivos muy claros entre ambas áreas —compras y cuentas por pagar—. Los beneficios que el área de cuentas por pagar logrará, serán progresivas en el tiempo —mientras más gasto quede bajo administración de la nueva solución (P2P)—.

Algunos de los beneficios con los que podrá contar cuentas por pagar son:

  • Agilizar el proceso de revisión de facturas con procesos automatizados que comprueben que las facturas contienen la misma información que los requerimientos y órdenes de compra (2-3 way match) y que están en cumplimiento con contratos y presupuestos.
  • Agilizar el proceso aprobación de facturas, al contar flujos de aprobación automatizados y con procesos de aprobación vía dispositivos móviles.
  • Mayor eficiencia operacional tales como una mejor colaboración y comunicación con proveedores, etc.
  • Mejoras en el flujo de caja al ofrecer oportunidades de financiamiento y/o pronto pago como descuentos dinámicos en facturas (dynamic discounting / supply financing).
  • Mejor análisis de información e indicadores de desempeño —presentados en tableros de control y/o reportes exportables—.

No hay proyecto sin proveedores

Los proveedores son un factor clave para el éxito de una implementación como esta; es más, me atrevería a decir que sin su colaboración y apoyo la implementación SI SERÍA UNA PESADILLA. Pero a pesar de ello, es prácticamente imposible integrar a todos los proveedores en una solución de P2P; por eso la recomendación de que no olvidemos realizar una buena etapa de análisis y selección de ellos, lo que implicará realizar un análisis del gasto —tipos de gasto, montos, volúmenes, posibilidades de agrupar proveedores— y de sus habilidades para integrarse con la nueva solución (EDI, punch-out, APIs, Portal, Web Services, etc.).

La venta del proyecto a proveedores, es igual de importante como la que realicemos a las áreas internas de la empresa. La comunicación de beneficios deberá ser clara y convincente:

  • Mejor colaboración con compradores.
  • Mejoras en la transparencia y visibilidad de documentos tales como: órdenes de compras, facturas, confirmaciones de recepción).
  • Opciones varias para el envió de facturas - email, papel, portal, web services, XML.
  • Opción para pagos anticipados (dynamic discounting).
  • Mejoras en la administración de catálogos.

El habilitar a los proveedores puede ser una labor súmamente exhaustiva por lo que es recomendable considerar opciones de apoyo que simplifiquen esta actividad como videos bajo demanda, seminarios web, manuales interactivos, mesas de ayuda, etc.  En la siguiente y última parte de este artículo les platicaré sobre algunos puntos que no se pueden soslayar al realizar las pruebas, el entrenamiento y lo que implica y no, una prueba piloto.

No dejes de escribir tus comentarios ya que así conocemos que temas son de tu interés. Gracias por seguirnos.

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