No te limites a Reducir Costos – ¡Reduce los Trade-Offs!

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Una de las competencias más críticas que una organización de cadena de suministro debe de dominar es la capacidad de no solamente reconocer los trade-offs (concesiones mutuas)  sino también de reducirlos.

Las organizaciones de compras progresivas no sólo son medidas con base en sus reducciones de costos – especialmente sólo el precio de compra – sino por su trabajo  multi-funcional con sus clientes internos para desarrollar requerimientos de abastecimiento y los indicadores de desempeño necesarios para apoyar sus objetivos particulares, y luego trabajar hacia atrás para optimizar el tablero de control de modo que se consideren y optimicen todos los objetivos de los interesados; un tablero de control de abastecimiento contiene indicadores de desempeño de alto nivel para la cadena de suministro en su conjunto, para una categoría de gastos o para un proveedor.

Por definición, esto debería implicar hacer trade-offs inteligentes entre los diversos indicadores clave del desempeño, y también entre las capacidades. Por ejemplo, a los profesionales de la cadena de suministro se les enseñan, de manera anticipada, sobre el trade-off entre los niveles de servicio al cliente y los costos de inventario para determinar los saldos de inventario óptimos. Otro ejemplo es el trade-off entre extender los plazos de pago para minimizar el capital de trabajo o tomar descuentos por pronto pago. Negociar la calidad frente a los costos es, por supuesto, otro ejemplo antiguo pero válido.

  

El problema aquí es que las empresas tienden a simplemente aceptar el trade-off en lugar de reducirlos. Las empresas se están subiendo a la curva del trade-offs en lugar de modificarla; juegan el juego tradicional en lugar de cambiar las reglas para adaptar el juego al nuevo ambiente.
Lo que es peor, en la mayoría de las organizaciones, las diversas funciones tienden a medirse sobre elementos individuales del tablero de control (por ejemplo, adquisiciones que abogan por  precios de compra más bajos) a pesar de que otros elementos de desempeño puedan sufrir, como que las finanzas sean medidas sobre un bajo capital de trabajo y un número elevado de días para pagar, lo cual obviamente, puede ponerlos en conflicto entre sí. Por lo tanto, la capacidad de utilizar un equipo multidisciplinario a fin de optimizar el desempeño total del suministro es clave.

Los trade-offs también se producen entre compradores y proveedores, sobre todo en el juego de ganar/perder que a menudo existe. El truco en la búsqueda y administración de proveedores es entonces maximizar el valor económico a través de la colaboración y de un adecuado intercambio de beneficios. Por ejemplo, si los compradores pueden reducir los costos de los proveedores a través de programas de compra-venta, financiamiento de la cadena de suministro, proyectos colaborativos de reducción de costos, ingeniería de valor, colaboración en la planeación de la cadena de suministro (por ejemplo, mejorar el intercambio de pronósticos y la reducción de tiempo de re-aprovisionamiento a un punto donde el inventario pueda básicamente eliminarse) y otras áreas, entonces, los trade-offs se reducen para optimizar el conjunto.

El mayor reductor de trade-offs que aborda tanto trade-offs internos como aquellos relacionados entre compradores y proveedores es un proceso de abastecimiento robusto que, de forma explícita:

  • Captura todos los requerimientos incluyendo también la información de los proveedores, incluyendo los trade-offs que tienen que hacer como negocio y los aspectos económicos alrededor de sus empresas y cadena de suministro
  • Califica las áreas de requerimientos en lugar de utilizar preguntas de sí o no
  • Asigna puntajes a los factores ajenos al precio en lugar de simplemente mantenerlos constantes durante los eventos de licitación en-línea basados sólo en el precio
  • Considera las limitaciones en el análisis en lugar de hacer de las limitaciones un objetivo. Por ejemplo, una estrategia de ofertas en donde el ganador se lleva todo, en esencia hace que la restricción denominada “"Número máximo de ganadores = 1” sea un objetivo. ¡Esto es una mala idea, sobre todo si estás buscando comprar software de compras! No se trata de buscar proveedores en una forma en donde “el ganador se lleva todo”, sino más bien comparar escenarios de desempeño asignando diferentes valores a esa restricción. Es posible que se encuentren que 5 proveedores representan un menor costo, o que 10 proveedores que están cerca del TCO más bajo tienen el puntaje de valor más alto. Esto es importante especialmente si lo que se desea es una red de suministro más amplia y diversa para apoyar objetivos más amplios en cuanto a innovación, localización, diversidad, etc.

Por supuesto, para que esta técnica funcione con escenarios de abasto complejos, será necesario un software de abasto con una funcionalidad muy precisa de licitación para manejar este enfoque “de abastecimiento informado en base al mercado”. En otras palabras, puedes aumentar una “complejidad favorable”, ya que es posible manejarla correctamente, en lugar de sólo sobre-simplificar la solución con base en los antiguos enfoques de que “menos proveedores es mejor”, “el ganador se lleva todo” y que “las subastas inversas basadas sólo en el precio minimizan el costo”.

 

Por lo tanto, el software en sí no es sólo la automatización del “camino tradicional” de un proceso simple, sino que permite nuevas técnicas como la que acabamos de mencionar y que anteriormente no eran posibles. La tecnología también permite un nuevo nivel de inteligencia de mercado automatizada y de administración del conocimiento que ayuda a reducir toda una serie de trade-offs existentes actualmente, como el  valor de la información vs. la disponibilidad de la información, la automatización vs. la tercerización, y muchos más.

El área de compras tendrá que transformarse a ella misma utilizando estas nuevas herramientas y servicios si lo que busca es una función de cambio cualitativo para ofrecer una mayor inteligencia de mercado y perspectivas para la empresa.
Por lo tanto, aprende a reconocer los trade-offs, y cada vez que veas uno, busca erradicarlo en lugar de sobrellevarlo. Si estás teniendo problemas para encontrar una manera de hacerlo, busca entonces en los mercados de abastecimiento para encontrar opciones. Hacerlo ayudará a tus clientes internos – y,  por supuesto, a ti.

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