Normas sobre el comportamiento sostenible y ético en las compras

La función de compras tiene que cumplir con las demandas del entorno con relación a un comportamiento ético y sostenible, la mejor forma de hacerlos es adoptando estándares internacionales como la ISO37001 o la ISO 20400 que le facilitan un marco para estructurar su proceso de gestión.

Aceptemos que la función de compras juega un rol vital en los objetivos de sostenibilidad de las empresas, es en esta área en donde se pueden generar las mayores contribuciones y donde también, aparecen los mayores riesgos para la organización. Solo integrando el tema a las políticas y procedimientos de la función, se puede asegurar su contribución al desarrollo sostenible en aspectos ambientales, sociales y económicos.

Las decisiones de compras no solo afectan a la empresa, sino al entorno ambiental económico y social en el que opera, lo que implica que tiene el poder de ayudar a hacer de este mundo un mejor lugar. Lo que se compra, de quien se compra y como se usa, tiene una gran influencia sobre el desempeño operativo, la percepción del mercado y las relaciones con el entorno.

Uno de los documentos más importantes asociados con la sostenibilidad es la norma ISO 20400, que se refiere a “Compras Sostenibles” y que en algunos estudios realizados en Europa, se identificó que el 70% de las organizaciones consideran que la norma permite mejorar la relación con los proveedores, 90% lo ven como una herramienta para fortalecer la reputación de las marcas y el 50% lo asocian con soluciones innovadoras. Además de todo esto, la implantación de la norma generará ahorros y permitirá mejorar los indicadores financieros “verdes” de las organizaciones.

La norma describe a una compra sostenible como “aquella que tiene el mayor impacto positivo ambiental, social y económico posible durante todo el ciclo de vida, minimizando al mismo tiempo cualquier impacto adverso sobre estos tres factores”. También podemos definirla como el proceso de toma decisiones que satisfacen las necesidades de la empresa pero que también benefician a la sociedad en general minimizando su impacto en el ambiente, asegurando que las condiciones de trabajo de los trabajadores de sus proveedores son adecuadas, que los productos o servicios son sostenibles y que además se atienden aspectos socio-económicos como la inequidad y la pobreza.

La norma incluye aspectos relevantes como el “accountability”, la transparencia, el respeto a los derechos humanos, la conducta ética y la gestión de riesgos.

La estructura de la norma es simple, se forma por 7 capítulos, en los 3 primeros se define el alcance, las referencias y las definiciones a considerar para su aplicación. Los siguientes cuatro establecen claros lineamientos para su aplicación.

Lo atractivo de la norma, es que abarca desde la alta dirección hasta la toma de decisiones cotidianas, esto lo logra basándose en los principios de responsabilidad social y en las 7 materias fundamentales de la norma ISO 26000 que se enfoca en la responsabilidad social y que puede ser considerada como la norma “madre”.

Si analizamos la norma de acuerdo al nivel jerárquico de involucramiento, la sección 5 se dirige a la alta dirección, ya que se enfoca en cómo integrar a nivel estratégico la sostenibilidad en la función de compras para asegurar que la intención, dirección y las prioridades estén documentadas y atendidas.

Para el nivel de gerencia media, la norma se refiere a “la organización de la función de compras hacia la sostenibilidad”, y es donde describe las condiciones técnicas gerencial necesarias para implementar exitosamente las compras sostenibles con un enfoque hacia la mejora continua.

Finalmente, la norma atiende a los responsables del proceso  y describe como integrar la sostenibilidad en el proceso de compras.

La norma aplica a organizaciones de cualquier tamaño y sector, así como a cualquier tipo de compra de material o servicio. La norma solo aporta guías, por lo que no está diseñada con fines de obtener una certificación.

Una serie de consejos para prepararse a la adopción de la norma 20400 son:

  • Examinar la cultura de compras de la empresa. Como y de quien se compra, cuanto control se tiene sobre los proveedores y si se tienen claros los requerimientos de sostenibilidad a pedir a los proveedores.
  • Conocer la propia cadena de suministro. Cuánto dinero fluye a los proveedores y cuál es el impacto social y ambiental generado.
  • Pensar estratégicamente. Considerar las amenazas y oportunidades de trabajar más de cerca con los principales proveedores a lo largo de todo el ciclo de vida.
  • Lograr el apoyo de la alta dirección. Asegurarse que entiende los beneficios, oportunidad y consecuencias de adoptar el enfoque.

Apoyando la operación sostenible de la función de suministros, tenemos como apoyo la ISO 37001, que es un estándar para generar un sistema de gestión anti-sobornos. El estándar provee guías y requerimientos para que la organización pueda prevenir, detectar y atender riesgos asociados con sobornos, reduciendo la exposición de la empresa a este fenómeno así como los costos asociados.

Cuando la norma ISO 37001 es adoptada e implementada adecuadamente, el proceso de certificación permitirá administrar los eventos que generan sobornos con terceras partes por lo que no dependerá de auditorías externas independientes que resultan muy costosas.

La norma maximiza su efectividad cuando es adoptada por los socios de negocio por lo cual puede ser un requerimiento de selección para los proveedores. En el caso de las empresas pequeñas y medianas le elimina la necesidad de auditorías para su elegibilidad.

La norma define que las organizaciones deben tener políticas, procedimientos y controles razonables y proporcionales al tamaño de su organización y al nivel de riesgo  de soborno al que se exponen. Esto permite a cada empresa diseñar un sistema a la medida.

Los elementos básicos del sistema son:

  • Políticas y procedimientos anti soborno
  • Un equipo de supervisión del programa
  • Un alto compromiso del equipo de liderazgo
  • Evaluaciones del sistema
  • Controles para mitigar el riesgo de soborno
  • Entrenamiento sobre las políticas y medidas
  • Revisiones detalladas en proyectos, transacciones, personal y socios de negocio con alto riesgo
  • Procedimientos para reportar, investigar y revisar condiciones reales o sospechosas relacionadas con sobornos.
  • Mejora continua del proceso

La suma de los beneficios de la implantación de las normas ISO 37001, ISO 26000 e ISO 20400 ayudará a consolidar una función de compras que responde formal y adecuadamente a las nuevas demandas del entorno y a maximizar sus contribuciones sobre la “triple utilidad”.

Para mayor información revisar “ISO 20400,  primera norma internacional  sobre compras sostenibles”, escrito por Adriana Alonso, ISO Sustainable procurement y “What You Need to Know about the ISO 37001 Standard for Anti-Bribery Management Systems” publicado por MetricStream.

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