Novedades en Compliance, Contratos e Indicadores

El crecimiento de las regulaciones que una organización debe cumplir demanda que abastecimientos trabaje de la mano con los responsables del “compliance” para eliminar los riesgos asociados con los incumplimientos. Asímismo, la mejora en la gestión de contratos y la introducción de indicadores operativos de mejora serán catalizadores para la transformación del área siendo un generador de ventajas competitivas para la organización.

Entre las demandas que tienen los consumidores actuales, encontramos las de utilizar fuentes responsables y proveer productos y servicios sostenibles, trabajando con proveedores  que respetan la diversidad y trabajando en todo momento con prácticas de negocio éticas.

Es claro que construir todas estas cualidades requiere de mucho tiempo, planeación y recursos, pero bajo las nuevas redes sociales esto puede ser destruido en un instante, por lo cual el trabajo de todos debe ser intachable y esto tiene mucho que ver con las tareas del área de abastecimiento y la forma en que los miembros de una cadena trabajan de forma colaborativa.

Todo esto demanda que  los equipos de compras trabajen con información precisa y oportuna sobre todas las regulaciones y demandas que el área debe cumplir y se apoye en el uso de la analítica para manejar adecuadamente las relaciones críticas para mantener una cadena sana.

El reto va mucho más allá de cuidar la reputación de la organización, tiene importantes connotaciones sobre los costos al eliminar las penalizaciones ocasionadas por el incumplimiento. Cuando los equipos responsables de “compliance” y los de suministro comparten las mismas fuentes de datos y métricas para medir los riesgos, éstos son minimizados.

En un mundo transparente, la ignorancia no es una excusa para cometer errores y los entes regulatorios tienen muy poca tolerancia para las desviaciones. En una encuesta realizada por  Dun & Bradstreet  en 2019, se identificó que el 56% de los participantes comentaron que en su compañía no existe un trabajo conjunto entre los responsables de compliance y abastecimiento.

Se pueden utilizar tres estrategias para mejorar la colaboración entre las áreas de abastecimiento y compliance. La primera es desarrollar programas para gestionar el riesgo como una responsabilidad compartida por ambas áreas. La idea es cuidar que los diferentes intereses de las áreas no afecten los resultados. Las partes deben acordar donde están los mayores riesgos, los niveles de tolerancia y la forma en que se evaluarán y tomarán las decisiones.

La segunda estrategia se enfoca en desarrollar consistencia en los procesos y el lenguaje de los participantes. Esto se facilita si se tiene un liderazgo único para las partes  que sea capaz de generar la colaboración  y el logro de consensos.

La última estrategia se refiere a apoyarse en una tecnología como un denominador común. Si las fuentes de información son las mismas, esto ayudará a un mejor flujo de la información. El digitalizar el proceso puede convertirse en una ventaja competitiva al eliminar la posibilidad de errores y de muchos procesos manuales.

Más detalles en Business Success Rests on Collaboration Between Procurement and Compliance Teams, escrito por Brian Alster

Si consideramos que el principal objetivo de abastecimientos es generar ventajas competitivas para la organización mediante el mejor uso de las competencias de los proveedores actuales y futuros, esto se puede lograr de una forma más fácil a través de la correcta definición y gestión de los contratos.

Un problema común en las organizaciones es que no existe un claro proceso para la gestión de contratos por lo cual hay poca claridad acerca de cuantos contratos se tienen, con quien se tienen, quien es responsable de su administración, que riesgos tienen asociados y que oportunidades de generar valor existen en cada uno de ellos.

Si visualizamos los contratos como un mecanismo para la gestión del riesgo,  su administración permite reducir o eliminar las amenazas que los incumplimientos del proveedor puede ocasionar a la empresa, pero también al administrarlo correctamente se pueden aprovechar las oportunidades que la relación y los cambios del mercado ofrecen a ambas partes.

El proceso de gestión de contratos aporta su máximo valor cuando se conoce exactamente cada uno de los contratos que tiene la organización, de preferencia mediante una aplicación especializada,  se analiza el riesgo asociado con cada contrato, no solo las amenazas sino también las oportunidades, y se definen acciones específicas para maximizar las aportaciones competitivas de la relación.

Para mayor detalle sobre estas ideas consultar “The True Value of Contract Intelligence”, escrito por Peter Smith y publicado en Spend Matters UK.

Continuando con los retos de la función de abastecimiento, debemos aceptar que estos deben ir más allá de generar ahorros de costos, por lo cual es necesario hacer una revisión del proceso de trabajo pero sobre  todo de los indicadores que se usan para guiar su desempeño.

Con relación al proceso se deben hacer con frecuencia las siguientes preguntas:

  • ¿Qué está funcionando bien?,¿Cómo identificamos y medimos esto?
  • ¿Existen cuellos de botella en nuestro proceso actual? ¿Dónde se encuentran?
  • ¿Dónde se están realizando las inversiones de mejora y cómo podemos lograr mayores contribuciones?

Responder claramente estas preguntas permite al área acelerar sus procesos de generación de valor y reducción de riesgo así como adecuación de la función a las demandas de la organización.

Algunos indicadores que el área puede incluir al proceso, para tener mayor claridad sobre las mejoras en su desempeño son:

  1. Oportunidades de mejora creadas
  2. Proyectos internos de mejora concluidos y proyectos cancelados
  3. Duración típica de los proyectos
  4. Proyectos generados por categoría, cliente o zona geográfica
  5. Porcentajes del gasto bajo influencia del área

Un estudio de Gartner indica que las empresas que utilizan efectivamente la automatización y la analítica logran:

  • 54% de incremento en visibilidad
  • 47% en velocidad de ejecución
  • 37% de incremento en cumplimiento del gasto
  • 21% de aumento en la tasa de ahorros

Por lo cual el enfocar recursos para ejecutar  proyectos de implantación de nuevas tecnologías debe ser una prioridad dentro del área.

Más detalle se puede consultar en “7 New KPIs for Procurement Teams to Optimize Their Pipeline” escrito por Stan Garber.

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