Optimizando la decisiones de compras de materiales para el inventario

La buena administración de inventarios requiere de sistemas de decisiones dinámicos que consideran múltiples factores, algunos de los cuales son parte de las responsabilidades de compras.

Dentro del trabajo del comprador, existe una variedad de decisiones. Algunas de ellas puede ser clasificadas por su duración, por ejemplo: las que se toman para que sean repetidas durante un cierto plazo y las que son únicas. También, las pudiéramos calificar por el nivel de incertidumbre que enfrentan, ya que para algunas si se cuentan con suficiente información y ésta presenta estabilidad, pero en otras ocasiones, la información es incompleta e inestable y aún así se requiere de una decisión

En todas sus decisiones, el profesional en suministro busca maximizar el valor para la organización, lo que implica evaluar múltiples escenarios considerando diferentes valores para variables como por ejemplo:

  • Los beneficios, en el corto, mediano y largo plazo,
  • El Costo total de propiedad
  • Los riesgos asociados y sus acciones de administración
  • Las condiciones económica y de mercado
  • El impacto en la relación con los proveedores
  • El mejor uso de capital con relación a otras necesidades de la empresa

No existe una receta secreta o una fórmula mágica para que considerar estos factores, es resultado de una mezcla de experiencia, conocimiento e intuición, así como de la capacidad de integrar equipos que aportara información necesaria para realizar la mejora evaluación de las alternativas existentes.

En un artículo llamado “Three Steps Towards Optimized Buying Decisions”, encontramos una reflexión básica sobre este tema, en donde se nos proponen tres elementos esenciales para la optimización de una decisión de compra específicamente en su relación con su impacto sobre los inventarios.

La variable más importante para decidir cuánto comprar, y en base a esto establecer compromisos con los proveedores, está relacionada con el pronóstico de la demanda. Como todos sabemos, los pronósticos son por naturaleza inexactos y por lo tanto presentan un riesgo de que los materiales comprados no serán utilizados en su totalidad. Los modelos de pronóstico deben considerar las estacionalidades, tendencias y eventos especiales para alcanzar el pronóstico más preciso posible, sin embargo, sabemos que siempre existirá un margen de error.

Los responsables de la función de compras, ya sea el comprador estratégico, el comprador táctico y/o el planeador-comprador, debe conocer, prácticamente en tiempo real, cualquier modificación que ocurra en la demanda, para poder reaccionar de manera oportuna ante esta situación. Igualmente, el manejo de la incertidumbre debe ser incluido en el contrato que se establezca con el proveedor, para reducir el riesgo de que la organización se queda con material de baja o nula utilización.

Otro factor relevante para encontrar la mejor decisión de compra de un material inventariable, está asociada con la definición del inventario de seguridad, ya que al tener mucho material de protección se incurre en costos innecesarios y en riesgo de obsolescencia, pero al tener muy poco, se puede incurrir en costos extras al modificar la fuente de suministro, la calidad del material y/o el medio de transporte.

Los inventarios de seguridad deben ser ajustados en función del comportamiento de la demanda, así como también del nivel de cumplimiento de entregas del proveedor. Como ambas variables pueden cambiar, la administración de los inventarios de seguridad debe ser dinámica.

Finalmente, la mejor decisión también toma en cuenta todos los componentes del costo total de un producto que se mantienen en inventario, como pueden ser: el precio total pagado, los costos asociados con colocar el producto en el lugar de uso, Landed cost, los costos de almacenaje y los costos de ordenar. Todos estos factores, impactaran no sólo la cantidad a comprar, sino también en el momento en que una orden debe ser colocada.

Para poder alcanzar altos niveles de optimización, la organización debe asegurarse de generar y distribuir la información necesaria, a las personas correctas y de forma oportuna. Esto demanda crear sistemas de información y el uso de herramientas analíticas que faciliten el procesamiento de los datos.

La dinámica de los mercados actuales, demanda una revisión más frecuente de las decisiones asociadas con los materiales y el área de suministro es una parte fundamental de los procesos enfocados a optimizar las decisiones de compra e inventarios.

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