Plataformas y redes de negocios – Antes y Después

Antes de las redes de negocios y plataformas

En los viejos tiempos (e incluso hoy en día, cuando las organizaciones dependen de sus sistemas ERP para procesar todas sus actividades de adquisición, facturación y pago), la idea de tener un proceso P2P end-to-end completamente integrado, automatizado, ágil y eficaz era sólo una ilusión.

Aquí hay algunas razones de por qué:

  • El intercambio de documentos (órdenes de compra o facturas) y las comunicaciones (organización de compra y proveedores) se realizaban (al menos en parte) con papel, fax o correo electrónico, no permitiendo confirmaciones o aceptación electrónicas. La posible excepción era EDI, que aún no permitía comunicaciones ágiles o flexibles (nota: algunas soluciones EDI en la actualidad están incorporando un concepto de red para ofrecer nuevas capacidades de colaboración)
  • Alta probabilidad de perder documentos o de no atender a los documentos urgentes
  • Las modificaciones o disputas de documentos no se hacían por teléfono o correo electrónico y eran complicadas de seguir, consumían mucho tiempo y no proporcionaban información sobre el estado de visibilidad
  • Los procesos de correspondencia de facturas con órdenes de compra y entradas de mercancías normalmente no estaban habilitadas, eran incompletos o demasiado complicados y requerían mucho tiempo para llevarse a cabo, siendo muchas veces imposibles debido a la falta de información integrada
  • La información del proveedor estaba obsoleta ya que el proceso de verificación requiere mucho tiempo y la responsabilidad de AP (y AP normalmente se centra más en su operación de pago diario que en mantener actualizados los registros)
  • Los pagos de los proveedores tardaban días o semanas en ser aprobados y dependiendo de las políticas de la organización, tomaba 30, 60 o 90 días más en pagar a un proveedor. Además, no hay visibilidad sobre cuándo se pagará a un proveedor - el proveedor tiene que comprobar su cuenta bancaria o llamar a AP. El flujo de caja y el capital de trabajo del proveedor sufren como resultado de estos retrasos, y tampoco hay un beneficio para la organización compradora.

Antes de los modelos de red, los proveedores soportaban el peso de muchas o todas estas debilidades. Como resultado, los proveedores ocupaban demasiado tiempo en recolectar los pagos - dinero y tiempo invertido que se podrían aplicar mejor a la innovación y a las relaciones con los clientes.

En general, antes de las redes, todos los procesos relacionados (por ejemplo, adquisiciones, facturación y cuentas a pagar) eran un proceso semi-manual, actividades desconectadas y requisitos empresariales.

Después de las redes de negocios y plataformas

Como se mencionó anteriormente, las redes (y plataformas) empresariales  han creado una ubicación centralizada donde las organizaciones compradoras pueden interactuar en tiempo real internamente (por ejemplo, adquisiciones/AP) y externamente con proveedores). El resultado de los procesos automatizados de extremo a extremo incluye una gama de beneficios tales como:

  • Todos los documentos intercambiados (órdenes de compra/facturas) y comunicaciones administradas a través de un entorno de red (por ejemplo, acuses de recibo, aceptaciones y notas de cumplimiento - ASN) con visibilidad de estado en tiempo real
  • Colaboración que se produce en tiempo real, soportando escenarios de manejo de conflictos o cualquier otro requisito de colaboración
  • Todas las aprobaciones, alertas y tareas pendientes habilitadas por flujos de trabajo automatizados, acelerando la finalización de procesos como la aprobación de pagos
  • Todos los problemas de cumplimiento se manejan a través de un proceso automatizado y se soportan a través de capacidades de red o  integradas de terceros, más allá de los procesos de mapeo entre facturas, órdenes de compra y recepción de mercancías (por ejemplo, cumplimiento de la facturación electrónica con IVA específico del país)
  • El proceso de incorporación de proveedores y los requisitos de información se cumple en un lugar (es decir, la red), incluyendo el correspondiente proceso automatizado de verificación y aceptación de la organización de compra
  • Los pagos a proveedores son aprobados o programados sin ninguna interacción humana; incluso las excepciones pueden tener un proceso totalmente automatizado
  • Cuentas por pagar (o un tercero) puede ofrecer a los proveedores acceso a opciones de financiación tales como pagos anticipados en el mismo momento en que se aprueba su factura en el sistema, mejorando así el DPO, el flujo de caja y el manejo del capital de trabajo. Estas opciones pueden ser financiadas por la organización de compra o por la asociación de financiación de las redes
  • El desempeño del proceso de AP y el análisis de los pagos pueden ejecutarse a través de la capacidad analítica de la red. La red puede identificar los tiempos de ciclo consumidos por cada actividad dentro de un proceso y la información de la factura a nivel de línea, permitiendo nuevos niveles de visibilidad y análisis
  • Los proveedores pueden integrar sus propios sistemas de back-office a la red y beneficiarse de una solución más integrada y automatizada, en lugar de simplemente ir a la red para re-clasificar los archivos
  • Las redes permiten a cuentas por pagar tener agilidad en el proceso, certeza y mejores resultados para impulsar una mejor visibilidad y manejo del capital de trabajo

Nota: las plataformas pueden ampliar las capacidades de las redes para permitir estos resultados, pero pueden o no ser necesarias dependiendo de los requerimientos.

Como nota final, en una red de muchos a muchos, los proveedores también pueden acceder a otros compradores conectándose una sola vez, e incluso integrando a sus propios proveedores para beneficiarse de la red también. Esta red más amplia está recién empezando a cobrar impulso, especialmente el concepto de múltiples niveles, con y sin modelos de plataforma vinculados a él.

 

Déjanos tu opinión es muy importante para nosotros. También no olvides suscribirte a nuestro resumen semanal en esta liga síguenos en nuestras redes YouTube,  Twitter y en Linkedin.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *