¡Por que lo digo yo!, así decía mi mamá… “La importancia de seguir las reglas”

Uno de los indicadores de desempeño, si no es que el más recurrente o importante para la operación de las áreas de compras, es la entrega consistente de ahorros para la organización. Para ello el área de compras, ha establecido un sin fin de controles que van desde políticas y procedimientos para realizar una compra, la realización de una estrategia de abasto estratégico y de los contratos correspondientes con los proveedores seleccionados; hasta la definición del modelo de compras —centralizado, descentralizado y demás— y la adquisición de tecnologías de información para hacer más eficiente la operación, etc.

Sin embargo; nada de esto es suficiente si los usuarios o compradores NO cumplen con lo establecido, lo que ocasiona la falta de cumplimiento del ahorro objetivo y en consecuencia una mala actuación del área de compras.

Lo mínimo requerido para lograr el objetivo de ahorro, es asegurar que los usuarios y compradores cumplan con los siguientes puntos:

  1. Asegurar que las compras se realizan con los proveedores seleccionados y con contrato establecido.
  2. Asegurar el cumplimiento de los establecido en los contratos con proveedores.
  3. Asegurar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos establecidos para el área de compras (ejemplo: flujos de aprobación, NO a las compras maverick)
  4. Asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas para las áreas usuarios (ejemplo: máximos niveles de consumo).

La solución al tema del cumplimiento de reglas puede tener muchas ideas; sin embargo, una de las que más ha habilitado el cumplimiento de los puntos arriba mencionados, son las soluciones de tecnología de información, hace 5 a10 años el tema del cumplimiento a la reglas era mucho más difícil de realizar; hoy en día las soluciones de TI han robustecido su integración con las funciones de prácticamente todas las áreas involucradas dentro del proceso de compras, y esto sin requerir de gran apoyo del área de sistemas para realizar programaciones o integraciones complejas. Ahora, es simplemente una configuración dentro del sistema, no un tema de crear código. Una solución de TI puede lanzar alertas cuando una regla no se este cumpliendo, o bien; hacer un alto al proceso mismo y enviar mensajes para corregir la acción en particular.

La complejidad y las exigencias a las que hoy se enfrentan los negocios, incrementa la necesidad de asegurar el cumplimiento de las reglas establecidas para lograr los resultados, no veo como se puede lograr sin el apoyo de soluciones de tecnología de información. No dejen de seguir nuestros análisis sobre soluciones de tecnologías de información para apoyar la función de compras.

Agradecemos tus comentarios a este artículo ya que son de gran utilidad para nosotros.

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