Preguntas y contribuciones en compras

Para generar mayor valor para su organización, es necesario que el comprador domine las diferentes técnicas que existen para realizar preguntas a los proveedores que conduzcan a identificar oportunidades de mejora. Si esto se combina con un enfoque que va más allá de solo la búsqueda de ahorros financieros, las contribuciones del área se maximizan.

En un artículo en la revista  “Inside Supply Management” de Noviembre del 2017,  llamado “Inquire Your Suppliers”, Siram Narayanan y Joe Sander,  atienden el tema de la importancia de saber manejar las preguntas en la relación con los proveedores y la búsqueda de la construcción de conocimiento e innovación.

Cuando un comprador se dirige a los proveedores en la búsqueda de transferencia de conocimiento, mitigación de riesgos o búsqueda de fuentes de innovación, es necesario tener una forma de medir la calidad de las respuestas obtenidas, basado en el grado en que estas contribuyen a mejorar la posición competitiva de la organización.

Saber preguntar, es un arte que el comprador debe dominar, porque que es fundamental en el proceso de negociación tanto al interior como al exterior de la organización, además de ser un medio para obtener información y poder establecer claramente las necesidades e intereses de las partes, y a partir de ahí, y construir propuestas bajo el enfoque de ganar-ganar.

Un par de especialistas en el tema de la creatividad,  James Gallagher y Mary Jane Ascher's, construyeron una taxonomía de preguntas identificar básicamente 4 tipos:

  1. Preguntas enfocadas en la memoria. Se pueden considerar como las más simples, ya que básicamente requieren repetir hechos, recordar situaciones o confirmar algunos datos. Este nivel de preguntas es útil cuando se está buscando evidencia que soporte alguna propuesta o una decisión. Su mayor contribución es a la transferencia de conocimiento, pero tienen limitada aportación sobre los aspectos de innovación y mitigación de riesgo.
  2. Preguntas convergentes. Estas preguntas se utilizan para tratar de establecer con claridad una respuesta. Un ejemplo puede ser: ¿Cómo reconocer los problemas?, ¿Cómo fue el proceso? Ese tipo de preguntas, tienen similitud con las anteriores, pero buscan construir una imagen más completa de una situación, por lo cual resultan de mayor utilidad para la transferencia conocimiento y la mitigación de riesgos.
  3. Preguntas divergentes. La principal aplicación de este tipo de preguntas es generar opciones. Un ejemplo de esto, son las tormentas de ideas, que partir de una situación particular, buscan identificar posibles causas que generan un resultado. Este tipo de preguntas son de gran utilidad en la búsqueda de la mitigación de riesgos y la innovación, ya que aportan puntos de vista diferentes que pueden ser analizados de forma individual o colectiva, aportando nuevos conocimientos.
  4. Preguntas de evaluación. Su principal utilidad es para responder a las discrepancias que existen entre diferentes alternativas planteadas. Para poder responder a ellas, se requiere de un profundo análisis de cada una de las alternativas, sus ventajas y desventajas, por lo cual, demanda un profundo conocimiento de la situación que permite evaluar de una mejor forma las diferentes propuestas disponibles. Son de gran utilidad para la mitigación de riesgos y la innovación.

El adecuado manejo de las preguntas, debe ser parte de las herramientas fundamentales del comprador que busca en todo momento incrementar su entendimiento de una situación, con el fin de mejora las soluciones existentes, así como también generar nuevas opciones aprovechando las contribuciones de los proveedores.

En esta misma revista, Jose Verdejo Sanjuan y Apollon Fanzeres, escribieron un artículo llamado “Beyond Cost Savings”, que es una reflexión acerca de los otros beneficios, más allá de los financieros, que un comprador puede generar para su organización.

Entre  las ideas que comentan los autores, tenemos el desarrollo de una base de proveedores de alto desempeño como el fundamento esencial para la mejora del área. Se menciona también como una opción relevante, la reducción de riesgos, a través de acciones básicas como: tener fuentes alternas de suministro, el continuo monitoreo de los proveedores, la implementación de la tecnología apropiada y/o el adecuado entrenamiento de los participantes.

El comprador debe atender también, cualquier riesgo potencial de daño a la buena reputación de la organización que resulte como consecuencia de la falla de un proveedor.

Sin embargo, la mayor contribución del artículo se refiere a la propuesta de 8 métodos que contribuyen a demostrar el valor del área y que son:

  1. Mejorar el manejo del “tail spend”. Fundamentalmente haciendo uso de la automatización de los procesos.
  2. Reducir las inversiones en capital mediante una mejor utilización de los activos con los que ya cuenta la organización. El concepto básico es evitar comprar lo que ya se tiene.
  3. Generar innovación. Mediante el trabajo con otras áreas de la organización, se pueden aprovechar las tendencias de los mercados y la tecnología para mejorar el desempeño.
  4. Mejorar el capital de trabajo. Recordar que en algunos casos, el plazo es más relevante que el precio, y que la reducción de los lotes de compra también favorece a la liquidez de la organización.
  5. Colaboran en los procesos de fusiones y adquisiciones. La participación del área puede ser múltiple, desde la identificación de empresas que pueden ser adquiridas, pasando por la participación durante la realización de los “due diligence”, apoyando los procesos de negociación y finalmente cumpliendo con las integraciones que generarán algunos de los beneficios más relevantes. Le recomiendo revisar el post Sinergias en fusiones y adquisiciones
  6. Contribuir a mejorar el ingreso. Esto puede ser aportando información de lo que está ocurriendo en el mercado, identificando proveedores que ofrezcan ventajas competitivas o logrando “rebates” a partir de ciertos volúmenes de consumo.
  7. Apoyar la reducción de inventarios. Al entender mejor la demanda, se puede lograr una mejor sincronización con los proveedores, para evitar adquirir materiales que se consideren de lento movimiento.
  8. La reducción de partes aporta grandes beneficios tanto en la administración de las mismas como en la simplificación del proceso de adquisición

Si bien ninguno de los 8 métodos aquí presentados es algo realmente innovador, es importante estar permanentemente verificando que sean utilizados de manera correcta con el objetivo de maximizar el valor que el área puede generar y sobre el cual merece ser reconocida.

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