Qué buscar en un proveedor para evaluar proveedores

El uso permanente de proveedores globales, y la alta incertidumbre en el mercado, motiva a que las empresas contraten a terceros para realizar procesos de evaluación y seguimiento de proveedores. Si bien es una tarea delicada, su complejidad, el tiempo requerido y los riesgos asociados, son razones que motivan a apoyarse en intermediarios para garantizar su adecuado desempeño.

Con el crecimiento de las redes de suministro globales, las empresas no tienen los recursos para calificar a todos los proveedores con lo que trabaja, es por esto que poyarse en empresa externas para verificar la condición de estos socios de negocio es algo relevante. En un artículo llamado “The Ultimate Supplier Qualification Guide”, la empresa Avetta nos da algunos consejos de como seleccionar a una empresa para la verificación de proveedores. Obviamente, el artículo tiene cierto sesgo, consideando que estos servicios son prestador por la empresa autora del artículo, pero aportan muy buenas ideas sobre este tipo de servicios.

Dentro de las responsabilidades del área de compras, está el atender el riesgo asociado con los proveedores con el fin de garantizar el suministro y proteger el valor de la marca, es por esto que la selección de proveedores es una tarea tan importante, y debe ser hecha con oportunidad y con sólidas metodologías, como las que se pueden conseguir al tercerizar parte de esta operación en empresas especializadas en la calificación de proveedores.

La calificación de proveedores implica, entre otras cosas, procesos administrativos, un efectivo almacenaje de documento, un flujo constante de comunicación, así como la verificación de información delicada. A nivel organización, esto implica la participación de muchas áreas como operaciones, seguridad, gestión de riesgo y otras. El que participen muchas áreas, genera que la información se disperse, no sea fácil de acceder, pueda ser inconsistente y por lo mismo deje a la empresa expuesta a riesgos que pudieron ser evitados.

Los nuevos modelos de calificación de proveedores, van más allá de una precalificación. Deben considerar aspectos que permitan establecer indicadores que anticipen la ocurrencia de eventos negativos, mejoren la visibilidad y proteja a la empresa y a sus trabajadores.

Es evidente que para poder hacer una buena calificación de proveedores, se requiere de la activa participación de ellos, que comprendan que el proceso también les favorece al evidenciar que están preparados para el trabajo que deberán realizar. Si los proveedores no comprenden los beneficios, obstaculizarán el proceso y los resultados serán muy pobres.

La empresa que apoye en la calificación, no solo deberá identificar las brechas, deberá ofrecer caminos para solucionarla, en este sentido, se convierten en un elemento clave en el desarrollo del proveedor. Entendamos que cuando un proveedor califica para una empresa, queda aprobado para muchas más y esto es de gran valor para el evaluado.

Al contar con proveedores caramente calificados, la empresa puede racionalizar el número de proveedores con los que trabaja, simplificando la operación y volviéndose más atractiva para ellas. La empresa evaluadora debe identificar organizaciones que pueden cumplir con los requerimientos de la empresa, con lo que ayuda a reducir la duplicidad de fuentes de suministro.

El proveedor de estos servicios, debe tener un proceso de pre evaluación que le permite simplificar la selección y que está soportado con evidencias de las competencias particulares de cada candidato. Los cuestionarios deben ser particulares para cada industria, y mostrar claramente los colaboradores clave, las ubicaciones atendidas, las ofertas de soluciones y los programas y procedimientos asociados con la seguridad y la sostenibilidad.

Como parte de una evaluación integral, es importante contar con una relación de los trabajadores y contratistas asociados con el proveedor potencial, sus licencias y certificaciones que validan la calidad del trabajo y que por lo tanto deben ser retenidos por la organización. El proveedor de las evaluaciones, debe asegurar que los proveedores tengan un sistema de registro de competencias que facilite su conservación y desarrollo.

Las auditorias deben validar que los proveedores potenciales tienen los procesos adecuados, así como las evidencias de su apego, esto acompañado de los planes de acción para cerrar las brechas identificadas. El enfoque debe ser proactivo, y validar que los proveedores están preparados para lo que viene en el entorno y no solo para lo que ya ocurrió.

Como parte de las estrategias para mitigar el riesgo, es importante que el evaluador analice tres aspectos en los seguros de los proveedores: el tipo de seguros que tiene, el monto de la cobertura y si la empresa queda cubierto bajo los términos contractuales. Entendamos que los riesgos evolucionan y las protecciones deben mantenerse actualizadas.

La evaluación debe complementarse con resultados de los trabajos realizados, las evidencias del buen o mal desempeño, son elementos importantes en la evaluación permanente de los proveedores. Es posible que ciertas ubicaciones del proveedor tenga desempeños adecuados, pero cuándo se presenten problemas en otros sitio, esto debe ser una señal de peligro que debe ser atendida inmediatamente.

Recordemos que una de las ventajas de este tipo de servicio tercerizadas, es el ofrecer bases de datos centralizadas de fácil acceso que permiten estar al día del desempeño y de las las competencias de los proveedores. Los reportes de esta base de datos deben poderse personalizar a las necesidades de la organización contratante.

Uno de los grandes valores de estas empresas es ofrecer procesos de evaluación flexibles y consistentes, que a pesar de evaluar diferentes proveedores en diversas categorías con criterios especiales, es posible comparar los resultados bajo los criterios establecido por la empresa que utilizará los productos o servicios.

Si un tercero será el responsable de evaluar a los proveedores, este debe ser de toda la confianza de la organización al tener solidez en sus procesos, un excelente historial de desempeño, buena reputación en el mercado y una adecuada cartera de clientes.

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