Redes de Proveedores – La Incorporación de Proveedores en América Latina

Las redes de proveedores están cambiado la forma en que las organizaciones compradoras manejan la relación y los datos de los proveedores. El sistema ERP, que durante mucho tiempo ha sido el hogar de los datos maestros de los proveedores en las empresas, está cediendo su dominancia a las nuevas tecnologías. Las soluciones emergentes de abastecimiento y procure-to-pay (P2P) están buscando que las redes de proveedores mejoren la colaboración entre compradores y proveedores, y sirvan como repositorio central para los datos relacionados con estos socios comerciales (proveedores).

Las redes de proveedores han contribuido a mejorar los procesos de compras-a-pago (P2P) de las organizaciones compradoras, particularmente en lo referente a la facturación electrónica. Estas redes también son convenientes para los proveedores, a condición de que el primer paso, la incorporación a la red, se lleve a cabo correctamente, lo que facilita que tengan una mayor interacción con sus clientes e incremente potencialmente su negocio en general.

En esta serie de tres partes, examinaremos las prácticas de facturación electrónica en América Latina, comenzando primero con los conceptos básicos de incorporación de proveedores a la red comercial (de proveedores). Y en las próximas dos partes, cubriremos los requisitos de cumplimiento específicos para el tema de facturación electrónica en las organizaciones que operan en Latinoamérica y cómo evaluar la preparación de los proveedores para la facturación electrónica usando las capacidades de las redes de proveedores.

=========================================================================

SEMINARIO WEB - Próximo Miércoles 16 a las 10:30 am CT

"Todo lo que debes saber sobre Redes de Proveedores y Facturación Electrónica en LATAM"  REGISTRATE AQUÍ

=========================================================================

Definiendo la Incorporación de Proveedores a la Red

La incorporación de proveedores es el proceso de invitar, registrar y habilitar a un proveedor en una red de proveedores (desde su proceso de registro hasta la reunión de toda la información requerida por la red y/o la organización compradora). Una vez que el proveedor se encuentra habilitado dentro de la red de proveedores, este puede comenzar a operar (vender) con la organización compradora que lo invito, y en el caso de redes de proveedores abiertas, los proveedores también tienen la oportunidad de operar (hacer negocio) con otras organizaciones compradoras registradas en la red de proveedores.

El proceso de registro y acceso a las funciones de la red puede variar dependiendo de las capacidades de las redes de proveedores y los requerimientos de las propias organizaciones compradoras, este proceso podría ser tan sencillo como llenar un formulario con un nombre y una dirección de correo electrónico o tan complejo como para llenar cuestionarios detallados, subir documentación y certificaciones, y recibir capacitación especial para aprender a usar las funciones y características de la red.

La Incorporación de Proveedores para los procesos de abasto y compras-a-pago

Como mencionamos anteriormente, el propósito de la incorporación de proveedores en las redes es interactuar y realizar negocios con las organizaciones compradoras, ya sea para procesos de abastecimiento o de compras-a-pago  (incluyendo facturación electrónica y la automatización de pagos).

  • Para temas de abastecimiento (Sourcing), las organizaciones compradoras pueden trabajar incorporando solamente a sus propios proveedores; sin embargo, tener la capacidad de llegar a nuevos proveedores para comparar sus propuestas contra los proveedores actuales representa un valor agregado. El abastecimiento siempre resulta empoderado por la competencia aún cuando los proveedores sean desconocidos todavía. Por esta razón, el acceso a una red de proveedores con miles o millones de proveedores incorporados representa una oportunidad de oro para un proceso de abastecimiento.
  • En el tema de compra-a-pago (Procure2pay) , las organizaciones compradoras incorporan su base actual de proveedores para empezar a interactuar (comprar) con ellos y así obtener todos los beneficios de la red de proveedores, incluyendo características tales como la automatización de los procesos y la colaboración con proveedores.

El desafío para las redes de proveedores que operan en América Latina es incorporar proveedores locales (sobre todo para el tema de abastecimiento o Sourcing). Uno de los mayores problemas que enfrentan las compañías en la región es la falta de proveedores locales incorporados de los cuales abastecerse. Los países latinoamericanos requieren que las redes de proveedores organicen los esfuerzos abiertos de registro de proveedores, combinados con políticas de apertura de la red que hagan que las organizaciones de compras compartan proveedores entre ellas y permitan que todos los proveedores estén visibles para los demás.

Beneficios de incorporar a proveedores y compradores en una misma red

En las nuevas tendencias tecnológicas de abastecimiento y compras-a-pago (procure2pay), las redes de proveedores juegan un papel importante al apoyar la automatización y simplificación de los procesos, incluyendo la colaboración entre compradores y proveedores, el intercambio de documentos, confirmaciones de recepción, flujos de trabajo de aprobaciones, visibilidad y estado de documentos, y la capacidad de cargar/subir la información financiera y organizacional de un proveedor. Sin embargo, nada de lo anterior podría llevarse a cabo sin primero incorporar y habilitar a los proveedores dentro de la red de proveedores.

Al incorporar un proveedor a la red, tanto los proveedores como las organizaciones compradoras pueden beneficiarse de las capacidades tecnológicas y de servicios de la misma, apoyando sus procesos de abastecimiento (sourcing), compras electrónicas (e-procurement), facturación electrónica y proceso de pago; algunos de estos beneficios son:

  • Contar con la facultad de automatizar procesos – Como el intercambio de documentos y sus aprobaciones (órdenes de compra y facturas), el manejo de la modificación de documentos, el manejo de disputas, etc.
  • Simplificar las interacciones entre compradores y proveedores — Como el compartir documentación, acuses/confirmaciones de recibo, notificaciones de envío por adelantado, visibilidad del estado de documentos, etc.
  • Contar con servicios de valor agregado — Como oportunidades de compra/venta, opciones de financiamiento, evaluaciones comparativas, datos para análisis, servicios administrados de facturación, servicios de información y riesgos de proveedores, etc.
  • Asegurar el cumplimiento con las regulaciones latinoamericanas con respecto a la facturación electrónica (que es obligatoria en más de 10 países).
  • Capacidades para administrar los catálogos de productos y servicios — Cargar, añadir, modificar y eliminar artículos y servicios, flujos de trabajo de aprobaciones automatizados, visibilidad del estado, etc.

Desafíos Comunes en la Incorporación de Proveedores

Así como existen beneficios para compradores y proveedores al incorporarse a una red comercial (de proveedores), también existen los desafíos que en algunos casos pudieran ser obstáculos para que el proveedor quiera o pueda registrarse en la red; aquí algunos desafíos a los cuales se pueden encontrar los proveedores:

  • El registro abierto de proveedores a una red no está siempre disponible. Normalmente los proveedores deben ser invitados por una organización de compras para poder incorporarse, aunque se espera que las redes cuenten con registro abierto, sin embargo, en el caso de los portales de las soluciones de compras-a-pago (P2P) no están necesariamente disponibles a este registro abierto.
  • Para los proveedores resulta demasiado caro mantenerse incorporados en varias redes. Lamentablemente, la apertura de la red, si bien sigue siendo un tema candente, requiere de tiempo para madurar. Los proveedores necesitan incorporarse en todas las redes y todos los portales en los que sus clientes hacen negocios
  • Aunque esta tendencia es cada vez menor, en algunas redes de proveedores existen comisiones que se cobran a los proveedores para realizar transacciones mediante la red (como el caso de Ariba), o bien, para acceder a los servicios de valor agregado de la propia red.
  • Algunos proveedores (los más pequeños) carecen de los recursos o capacidades tecnológicas necesarias para incorporarse y realizar transacciones a través de la red. En este escenario, algunas redes de proveedores o las propias organizaciones de compras proporcionan servicios administrados de apoyo a los proveedores
  • El exceso de información requerida para iniciar el proceso de incorporación — aunque algunas redes están tratando de hacer los requerimientos de información en fases hasta que el proveedor tenga una relación comercial con la organización compradora, donde se requiera solicitar más información.
  • La curva de aprendizaje para hacer uso de las capacidades de la red — Aunque cada vez las funcionalidades de las redes son más amigables y fáciles de utilizar, en algunos casos los proveedores requieren capacitación para incorporarse y ser habilitarlos para el uso de la red.
  • Los apoyos y conocimientos por parte de la red para cumplir con todas las regulaciones y los requerimientos legales y comerciales impuestos por los países en los que los proveedores hacen negocios (LatAm).

Algunos Retos particulares de América Latina

  • Incrementar la participación de proveedores latinoamericanos en las grandes y globales redes de proveedores.
  • Que la red ofrezca servicios de valor agregado específicos para países latinos - locales y regionales -, por ejemplo, evaluaciones comparativas locales/regionales, opciones de financiamiento local, servicios administrados, nuevas oportunidades de ventas con empresas locales/regionales.
  • Tener un proceso de invitación abierta y libre para incorporar proveedores con un proceso de registro fácil y rápido, hasta que se inicie una relación comercial real y las organizaciones compradoras requieran de información más detallada.
  • Apoyar a los proveedores para estar en conformidad con las regulaciones gubernamentales (fiscales, legales y comerciales) con el fin de hacer negocios en cada país latinoamericano.
  • Apoyar la falta de capacidad tecnológica del proveedor (en caso de tenerla), como por ejemplo aceptar todos los tipos de documentos y comunicaciones y transformarlos en documentos digitalizados y aceptados por la organización compradora y el país
  • Proporcionar alternativas de capacitación (presencial, video bajo demanda, seminarios en línea…)

Mantente en sintonía para las dos próximas entregas de esta serie: “El Cumplimiento de Regulaciones y lo que Significa en América Latina” y “La Facturación Electrónica y la Preparación de los Proveedores en Latinoamérica”.

Déjanos tu opinión es muy importante para nosotros. También no olvides suscribirte a nuestro resumen semanal en esta liga síguenos en nuestras redes YouTube,  Twitter y en Linkedin.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *