Sacando provecho de las auditorías a proveedores

Spend compliance

Tendemos a pensar en las auditorías como un proceso punitivo, como una forma de buscar «algo» malo para castigar a otro. Esta visión equivocada origina que se pierda el sentido básico del proceso que es identificar, mejorar y corregir situaciones erróneas o con posibilidad de falla.

En el área de suministro, existen diferentes tipos de auditorías, las internas que están orientadas al cumplimiento de los procesos de la organización, y las externas, que se realizan a los proveedores para garantizar que tengan las competencias y cumplan los procedimientos necesarios para garantizar su servicio dentro de los estándares demandados. Se puede pensar que auditar a un proveedor ellos son los único beneficiados; sin embargo, la persona que realiza la auditoría puede aprender mucho de los procesos y sistemas de los proveedores que pueden ser utilizados para su desarrollo personal así como para madurar los procesos de su organización, esto sin dejar a un lado los beneficios de identificar  y neutralizar riesgos potenciales de suministro.

Las auditorías pueden ser hechas a lo largo de la vida de la relación comercial, desde el inicio para la evaluación y selección, durante la relación para asegurar el cumplimiento de normas y compromisos contractuales o para decidir sobre la renovación de un contrato, pero también puede ser realizadas como un evento puntual para atender un problema específico de desempeño, calidad, legal o cuando el proveedor modifica las fuente de suministro o es absorbida por otro organización o cambia de dueños.

Además de validar los procesos productivos, las auditorías pueden enfocarse en diferentes aspectos como la salud financiera del proveedor,  su administración de proveedores, su sistema de  calidad, su manejo de materiales o su cumplimiento a normas. Lo que me parece más interesante de una auditoria detallada, es que integra tres elementos: evidencias documentales, testimoniales de los colaboradores del proveedor y la observación directa del auditor.

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