Secretos en la administración de categorías

Un estudio de la firma Future purchasing sobre administración de categorías, nos arroja una perspectiva interesante sobre algunos secretos para hacer que esta herramienta entregue mejores resultados a la organización.

Basados en la definición de Jonathan O'Brien, autor del libro: Category Management in Purchasing, sobre la administración de categorías, podemos entenderla como: La práctica de segmentar las principales áreas de gasto de la organización, en grupos discretos de productos y servicios de acuerdo a su función, lo más importante, reflejando como están organizados los mercados que los suministran. Las organizaciones utilizan esta segmentación, para desarrollar un trabajo multifuncional en categorías individuales, para examinar el gasto total de la categoría, para identificar cómo la organización utiliza los productos o servicios dentro de la categoría, así como también para analizar  el mercado y los proveedores individuales que los pueden  suministrar.

El primer secreto es hacer de la administración de categorías la forma normal de administrar las compras, pero bajo el principio de que cada categoría presenta particularidades que deben ser consideradas.

El  segundo secreto no indica que el éxito no solo radica en el dominio de las técnicas de suministro, sino que demanda también el uso de habilidades suaves para influir en el resto de la organización y alcanzar su colaboración y alineamiento con la metodología.

Las categorías deben alinearse con las prioridades del negocio, como reducción de costos o riesgos y mejora en los ingresos, sin dejar a un lado los retos de oportunidad en la respuesta y generación de innovaciones. Ignorar este secreto hace que la tarea se vuelva operativa y pierda su enfoque estratégico.

La riqueza de una estrategia de categoría proviene del equipo que participa en su diseño y que aportan visiones y habilidades complementarias para comprender mejor la complejidad del mercado y las necesidades de la organización.

El proceso de categorías debe ser visto como una oportunidad para ser creativos y correr riesgos y no como un sistema burocrático enfocado en llenar documentos y organizar reuniones. Los modelos de costos, el cuestionamiento de especificaciones y la integración de los proveedores al proceso deben ser parte esencial del proceso. El dialogo dentro y fuera de la organización debe ser una constante para mantener al proceso alineado con las oportunidades y amenazas del momento. El secreto es mantener una búsqueda permanente por mejores resultados.

El secreto para saber si la administración de la categoría está dando resultados, es si los líderes de cada categoría son vistos como parte de los equipos funcionales y sus aportaciones son altamente valoradas por los usuarios. Entre los indicadores más relevante de la efectividad del trabajo  en categorías podemos considerar:

Mejoras en el flujo de caja de la organización
Mayor velocidad en el diseño y ejecución de estrategias de suministro
Mejores ROIs en los proyectos de mejora Mejor control del gasto  

Implementar y mantener vivo el enfoque de categorías debe ser una prioridad del negocio y un compromiso de todos.

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