Suministros estratégicos

Hablamos mucho de algunas herramientas, pero olvidamos con el tiempo lo que pueden hacer por nuestras organizaciones. Esto ha pasado con los suministros estratégicos que requieren ser reevaluados y aprovechar todo su potencial.

Un documento de lejano 2015, publicado por UPS llamado “Strategic Sourcing: Building a

foundation for success”, ofrece algunas reflexiones interesantes sobre el impacto que los suministros estratégicos pueden tener sobre las organizaciones y lo complejo que es el proceso de seleccionar proveedores y productos.

 

El documento define a suministros estratégicos como el proceso de evaluar, seleccionar, y alinear a la organización con un proveedor, o un grupo de proveedores, para alcanzar mejoras operativas como soporte al logro de los objetivos estratégicos.

 

El enfoque operativo de compras se concentra en mejorar la calidad, el costo, el nivel de servicio, el tiempo ciclo, la rotación de inventarios, la utilización de activos, las operaciones logísticas, el manejo de garantías o la reducción de transacciones. Pero nada de esto impacta directamente la capacidad de la empresa para comportarse estratégicamente.

 

El enfoque estratégico,, tiene como objetivos la rentabilidad, la estabilidad financiera, el crecimiento del negocio, la imagen de la marca, el posicionamiento competitivo, el desarrollo de nuevos productos y servicios, lo que impacta directamente la capacidad de la organización para destacarse en sus mercados.

 

Uno de las grandes ventajas de implementar suministro estratégico, es obtener un entendimiento de cómo los procesos del área de suministro apoyan directamente objetivos y estrategias específicas del negocio. La selección final de un proveedor, deberá basarse su capacidad de soportar y asistir en la mejora de procesos, de suministro de productos o servicios al menor costo total, así como la oferta de mejores soluciones que permite la organización diferenciarse del resto de sus competidores.

 

Una de las ventajas de esta herramienta, es que puede ser aplicable prácticamente a cualquier tipo de compra, es decir, puede ser utilizada para compras directas, las que impactan llanamente en el costo de producto, o en las indirectas, asociadas principalmente con mantenimiento, reparación y operaciones.  También sirve para la compra de servicios y bienes intangibles, como puede ser su utilización en la compra de “utilites” como gas, electricidad, telecomunicaciones y finalmente, se utiliza en la compra de bienes de capital (maquinaria y equipo).

 

Dentro de la evolución del área de suministro, es necesario que esta se transforme de una función administrativa caracterizada por:

  • Selecciones basadas en precios
  • Administración de órdenes
  • Fijación de políticas de gastos

 

A una con un enfoque mucho más estratégico concentrada principalmente en:

  • Mejora la operación de la cadena de suministro
  • Selecciones basadas en el valor
  • Administración del desempeño
  • Enfoque en capacidades

 

Este proceso evolutivo puede pasar por tres grandes olas:

  • La ola del apalancamiento, en la cual la información, el conocimiento, el volumen de compra y las relaciones, se utilizan para optimizar el precio al consolidar productos y proveedores.
  • La ola de la gestión del costo total, donde los proveedores son evaluados, seleccionados o re-definidos con la finalidad de extraer el costo o de la cadena de suministro de la organización
  • La tercera ola, a la que se denomina la empresa extendida, se centra en dos aspectos relevantes, lograr una mejor integración de procesos con los proveedores a través de tecnología colaborativa y de la innovación, así como en construir y fortalecer las capacidades centrales mediante la tercerización de las funciones no relevantes.

 

Algunos de los factores críticos que contribuyen al éxito en el uso de los suministros estratégicos son:

  • Disponibilidad de información. El área debe pasar a ser la primera en enterarse de lo que va a ocurrir y no la última en saberlo, ya que esto le permitirá facilitar la disponibilidad de las soluciones logrando proactivamente una mejor selección a menores costos.
  • Compromiso de la organización. El total apoyo de la alta dirección es esencial, no sólo como el principal proveedor de información estratégica relevante, sino como facilitador de la integración de toda la organización para alcanzar ventajas competitivas relevantes. No está de más mencionar la asignación de recursos humanos y financieros para el desempeño de esta tarea. También se requiere del apoyo para que se logren cambios de fondo en los procedimientos tradicionales de trabajo.
  • Entendimiento de los mercados de suministro. El comprador debe entender claramente su posición de poder dentro del mercado, así como el comportamiento del balance demanda suministro y el desempeño de los guiadores de costo. Todo esto, le permite maximizar su poder de compra y actuar de forma proactiva.
  • Evaluación el costo total. Un análisis adecuado del costo, permite moverse de la tradicional negociación de precio, entrega y termino de pago y moverse aspectos más relevantes asociados con el costo del ciclo de vida y los costos transaccionales.
  • Un nuevo enfoque hacia los proveedores. Las oportunidades de ahorro no son infinitas, pero cuando las partes se enfocan en acciones estratégicas buscando la forma de mejorar el desempeño de ambas organizaciones y se buscan maneras de integración para crear valor, se logran mejorar resultados y se deja a un lado el solamente transferir el costo de una a otra organización.
  • Cambios en los roles organizacionales. Seguramente será necesario realizar ajustes estructurales centro de la función de compras para permitir una separación entre las tareas de suministro y las de compras, ya que las tareas transaccionales absorben demasiado tiempo y no permiten el desarrollo de actividades asociadas con la gestión de proveedores, la investigación de mercados o el trabajo colaborativo con los clientes internos.
  • Cultura de mejora continua. Es suministro estratégico no es un proyecto, es una forma de trabajar que busca permanentemente ofrecerá la organización ventajas competitivas y esto requiere de un cambio de conducta.

 

Como toda herramienta administrativa, el suministro estratégico pierde efectividad, se vuelve parte de la rutina de trabajo y se olvidan las razones por las cuales fue adoptada. Poner especial atención en los factores críticos aquí mencionado impactará directamente en la capacidad de lograr los objetivos para los cuales adoptada

 

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