Técnicas para mejorar el desempeño de compras

Los nuevos retos del comprador demandan no solo de nuevas tecnologías de información, también requiere cambiar las estructuras de operación, las competencias y las formas en que seleccionamos e interactuamos con los proveedores.

Existen muchas tendencias que están rediseñado la forma en que el departamento de compras opera en estos días, entre las más relevantes podemos mencionar:

  • La automatización de procesos operativos con el uso de nuevas tecnologías que liberan tiempo del comprador para realizar tareas más relevantes.
  • El uso de “FreeLancer” para trabajos que requieren alta especialización.
  • Una mayor atención a la ciber-seguridad sobre la información que se transmite y comparte con socios de negocio.
  • La explotación del big data para optimizar los procesos y la toma de decisiones del área.

Como resultado de esto, los compradores deben mejorar sus competencias en el manejo y análisis de datos, en la gestión de proyectos sobre todos aquellos que integran recursos externos así como también en su función de un promotor internos de nuevos modelos de trabajo y financieros para la compañía.

Para mayor información de otras tendencias les recomiendo revisar el siguiente documento,   “The Development of Procurement

Otra técnica que puede ser considerada por el comprador para mejorar su desempeño y su relación dentro de la organización es el uso del llamado TVO, Total Value of Ownership, o Valor Total de Pertenencia que para algunos es una evolución del Costo Total de Propiedad, TCO, como lo dice Taelese Lampkin en su artículo “TCO versus TVO...Why is TVO so important?”

El objetivo central del TVO es no preocuparse solo por los costos asociados con una adquisición, sino considerar los beneficios que van implícitos en la decisión.

El TVO está compuesto de 3 ingredientes:

  • Una sólida metodología para evaluar el valor incremental asociado con la inversión
  • Un proceso robusto de administración que se integra en la planeación normal del negocio
  • La madurez del juicio de negocio para hacer difíciles compensaciones, tradeoffs, de forma efectiva.

El TVO demanda de un pensamiento estratégico de largo plazo para poder claramente determinar qué rumbo de acción  lleva a la mayor creación de valor aún a costa del costo. El uso del TVO contribuirá a:

  • Mejorar el suministro de material
  • Reducir la estructura de costos fijos
  • Optimizar y automatizar procesos
  • Eliminar actividades de poco o nulo valor
  • Mejorar la eficiencia del capital de trabajo
  • Eliminar la demanda innecesaria o en exceso
  • Acelerar el diseño y la introducción de nuevos productos
  • Reducir riesgos de suministro
  • Reducir la huella de carbono

Thomas emitió un e-book llamado “The ABC’s of Making the Shortlist”, en donde le indica a los proveedores como los compradores industriales y B2B actuales los evalúan antes de tener contacto con ellos.

La relación de variables resulta importante no solo para los proveedores, sino también para los compradores como una validación de los criterios que se están utilizando con mayor frecuencia y aquellos en los cuales los vendedores están preocupados por lograr una buena primera impresión.

La lista incluye:

  • A que asociaciones pertenecen
  • La lista de marcas que poseen o representan
  • Las calificaciones o certificaciones industriales que cumplen
  • El cumplimiento de sus entregas, que se valora hablando con clientes actuales
  • Tamaño, cantidad, características
  • Relación de equipos de producción con los que se dispone y sus características básicas
  • Compromiso con Sostenibilidad
  • Cantidad de persona
  • Industrias a las que se atiende
  • Respuesta de la empresa a situaciones similares que se pueden tener con la organización
  • Personal clave
  • Ubicaciones, con especial preocupación por ubicaciones cercanas
  • Donde se fabrican los productos
  • Noticias y boletines de prensa
  • Quienes son los propietarios
  • Calidad del catálogo en línea con relación a información de productos
  • Volúmenes que se acostumbra manejar, incluyendo prototipos y grandes corridas
  • Referencias a Seguridad e higiene
  • Cuáles son las tolerancias manejadas en especificaciones técnicas
  • Servicios de valor agregado
  • Publicaciones como e-books y White papers
  • Año de fundación. Que en la actualidad puede ser un arma de dos filos
  • Factor “X”, qué ofrece la empresa diferente a sus competidores

En un post publicado el Forbes llamado “How To Start A Supplier Relationship Management Program”, Jonathan Webb nos aconseja utilizar cuatro pasos para implementar un sólido proceso de gestión de proveedores, partiendo de la base de que el futuro de la organización depende cada vez más del adecuado manejo de estas relaciones.

El primer paso es segmentar la base de proveedores. El SRM no es algo que se hace a los proveedores, son una serie de actividades que guían al comprador a enfocar sus recursos para lograr un mayor impacto positivo en la organización. El uso de la matriz de Kraljic, Impacto-Disponibilidad, sigue siendo útil para esta tarea. De la calidad con la que se haga este paso dependerá en gran medida el impacto de la iniciativa sobre los resultados del negocio.

El siguiente paso es contar con un marco de gobierno adecuado que defina quien es el responsable de la gestión diaria de las relaciones, la participación de la alta dirección y el trato diferenciado que se dará a cada uno de los diferentes segmentos.

Contando con la segmentación y la estructura es posible entonces establecer indicadores claves de desempeño más allá de los simples ahorros para realmente conocer el valor que se genera de la relación con los proveedores estratégicos.

Finalmente para cada proveedor estratégico se deberá diseñar una clara estrategia para poder generar las innovaciones en productos y procesos que otorguen a la empresa una ventaja competitiva en el mercado.

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