Teniendo éxito en la selección de una solución P2P

En una publicación llamada Perfect alignment, la empresa de soluciones de tecnología GEP nos presentó una serie de recomendaciones para facilitar y maximizar los resultados al implementar un sistema de los llamados P2P, conocidos así  por que  sus siglas en inglés significa del abastecimiento al pago (Procurement to Pay).

El mensaje básico del documento es que las funciones de suministro y finanzas deben trabajar mano a mano para alcanzar la máxima eficiencia en el proceso interno que va desde el suministro hasta el pago. Una de las claves en estas implementaciones es poner atención en los flujos de trabajo, los catálogos, los datos maestros y la configuración, ya que solo de esa forma se podrá asegurar que todos los participantes obtendrán los mayores beneficios.

El enfoque de la implementación debe considerar las necesidades del proceso de pago y no solo las del área de compras. También se requiere de la colaboración y educación de los proveedores, para asegurar que entiende las necesidades del nuevo sistema en tanto a la información para los catálogos, los maestros de datos y las tareas de facturación y pago. Lo que se debe buscar con la  implementación del sistema es que el proceso desde la adquisición hasta el pago sea lo más transparente posible y requiera del mínimo de análisis y de aclaraciones de cualquiera de los participantes, al garantizar que se tienen todo los datos en tiempo y forma.

Al seleccionar una aplicación P2P, la empresa debe tener claro que procesos desea seguir y compararlos con los que cada solución tecnológica le demanda utilizar. Conocer y evaluar estas diferencias, reduce en gran medida las sorpresas desagradables, típicas de una implementación tecnológica.

Debemos aceptar que el nuevo sistema no son impactará el tiempo de respuesta desde la requisición hasta la recepción, sino que también impactará el manejo del flujo de caja y la carga de trabajo del área de cuentas por pagar. El trabajo en equipo entre las áreas afectadas durante la especificación, selección, implantación y uso de la solución es garantiza la maximización de los beneficios. Un ejemplo muy claro, es el uso de los descuentos dinámicos, requiere de un análisis conjunto entre suministro y cuentas por pagar, con la finalidad de maximizar los beneficios.

Otro caso, es la mayor visibilidad que puede tener el área de compras sobre el flujo de caja para poder tomar mejores decisiones. En algunos casos, el desarrollo de las soluciones tecnológicas ha superado los procesos clásicos de las organizaciones, por lo cual es importante conocer las nuevas opciones disponibles y analizar cómo pueden beneficiar a la organización bajo un enfoque de procesos, en donde todo los participantes se involucran en la evaluación, la selección, la implantación y el mantenimiento de la aplicación seleccionada.

Si tienes alguna necesidad de investigación o análisis relacionados con casos de estudio sobre alguna práctica o solución tecnológica; o bien, sobre tendencias de la función de compra y el mercado de soluciones escríbenos a estudios@spendmatters.com y con mucho gusto te asesoramos.

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