Todo lo que Adquisiciones Debería Saber Sobre Pagos: El Papel del Área de Adquisiciones y Ejemplos de Casos P2P

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El e-procurement es esenciamente aquello a lo que suena. Lo mismo ocurre con la facturación electrónica. Pero cuando se agregan los pagos a la ecuación, las cosas se complican.

Ya sea que las organizaciones de compras y financieras busquen una solución integrada de procure-to-pay (P2P) o tecnología independiente de invoice-to-pay (I2P), la noción de cualquier solución que incorpore la capacidad de pago final y de reconciliación es engañosa en el mejor de los casos. Por supuesto, algunos proveedores, como SAP Ariba y Coupa, han tomado medidas para habilitar el ciclo de vida de los pagos a través de asociaciones. Pero sus soluciones de pago se centran en el resultado en lugar de proporcionar una caja de herramientas más amplia alrededor del manejo de los procesos de pago y la reconciliación para los compradores y proveedores por igual.

¿Cómo pueden estos proveedores, que tratan predominantemente con bienes indirectos, influir en el panorama total de los pagos?

Esta investigación de Spend Matters revela los componentes a menudo mal entendidos de la “segunda P” en P2P. Comenzamos con una visión  general de alto nivel de lo que los sistemas de adquisición hacen (y no hacen) hoy para habilitar los procesos de pago, así como cuáles son las responsabilidades de Adquisiciones en cuanto a los pagos (y cuáles no lo son). También detallamos lo que SAP Ariba y Coupa están habilitando en el frente de pagos, así como los enfoques generales de otros proveedores.

El Cierre de la Brecha de la Última Milla  en P2P

Para el comercio en línea, la “última milla”  es la entrega a la puerta del cliente. Para los sistemas de tecnología de adquisiciones y cuentas por pagar, el equivalente es depositar fondos en la cuenta bancaria de un proveedor. Al igual que con la cadena de suministro de salida, para los pagos, a menudo hay muchos pasos en el proceso que llevan al equivalente de un camión de UPS o mensajería apareciendo en la puerta principal. Si los usuarios típicos de compras conocieran todas las actividades involucradas en los pagos – especialmente escenarios complicados – ellos podrían pensar que se trata de un milagro.

Hoy en día, la responsabilidad de las soluciones P2P en el procesamiento de pagos normalmente termina cuando se envía una factura aprobada al módulo de cuentas por pagar de un sistema de finanzas (ERP) – aunque la visibilidad de pago de ese sistema debería reflejarse en una solución P2P idealmente para un proveedor (y todas las demás partes interesadas) para ver en un entorno de portal de autoservicio. Dicho de otra manera, una solución P2P suele ser responsable de las actividades que conducen a proporcionar instrucciones de pago para que un banco envíe fondos. Idealmente, sin embargo, los sistemas P2P podrían asumir un rol más amplio de orquestar las diversas actividades necesarias para administrar los pagos.

Ahora vamos a extender la noción de un sistema P2P a la responsabilidad del área de Adquisiciones y a su papel en cuanto a los pagos en general:

  • Es claro que Adquisiciones no tiene el rol o la responsabilidad de realizar pagos reales hoy en día (en la mayoría de los casos).
  • Adquisiciones tiene responsabilidad con sus proveedores para asegurarse de que se les pague de manera oportuna y apropiada.
  • En la mayoría de los casos, la responsabilidad de realizar pagos descansa dentro de Cuentas por Pagar, pero como las organizaciones de AP y de compras están a menudo estrechamente vinculadas (o incluso administradas colectivamente), las funciones de pago y las responsabilidades de los pagos pueden difuminarse .
  • Algunos proveedores de P2P están ampliando el paradigma de lo que un sistema P2P básico puede habilitar desde una perspectiva de proceso a través de asociaciones. Más adelante en esta serie, exploraremos todos los pasos más amplios en cuanto a los pagos y cómo otros sistemas (y pasos del proceso) siguen siendo parte integral de la habilitación de pagos más amplia en general.

 

Los Vendedores de P2P Hoy: Los Mejores de su Clase

SAP Ariba es, posiblemente, uno de los más avanzados entre los proveedores de P2P en la habilitación de la capacidad de pagos hoy en día. Cuenta con una solución automatizada de pago, AribaPay, que se entrega en colaboración con Discover Financial Services (para Norteamérica) y con First Data (para Europa y América Latina).

AribaPay utiliza Ariba Network  para facilitar los pagos B2B electrónicos mediante ACH /EFT , cheques y tarjetas y apoya el proceso de integración requerido para el pago, incluyendo la captura y mantenimiento de toda la información del proveedor para transacciones seguras y conformes  con los lineamientos (por ejemplo, KYC, OFAC, detalles de la cuenta bancaria). Los sistemas de pago subyacentes utilizados para transmitir dinero son mantenidos por Discover y First Data, asegurando que AribaPay sigue cumpliendo con las leyes y regulaciones locales.

Una vez que un proveedor se inscribe en AribaPay, Ariba Network enviará instrucciones de pago específicas del cliente a Discover o First Data para iniciar el proceso de pago.

AribaPay incluye una función llamada “Track and Trace” (Seguimiento y Rastreo), que permite a los usuarios ver el estado de un pago en Ariba Network en cualquier fase del proceso. La información de pago es visible para los compradores y proveedores para simplificar el proceso de reconciliación.

También se ofrece capacidad de financiación  comercial, e incluye modelos de factoraje inverso y dirigido por el proveedor. Para el primero, las opciones incluyen descuento dinámico y estático; para el último, la capacidad de financiación de la cadena de suministro se entrega en asociación con PrimeRevenue. Estas capacidades brindan a los compradores y vendedores la capacidad de ofrecer y aceptar opciones de pago anticipado que pueden ayudar a optimizar indicadores  DPO/DSO con/sin capital externo financiando el pago anticipado.

 

En mayo de 2017, Coupa lanzó Coupa Payments, una solución basada en la nube para pagos electrónicos seguros para facturas procesadas a través de Coupa Invoicing. La oferta se entrega a través de proveedores asociados que desarrollan aplicaciones certificadas bajo el programa Coupa Link (integración abierta basada en API que permite a los socios tecnológicos conectar sus productos a la plataforma Coupa).

La primera aplicación de pagos es Nvoicepay, un proveedor de soluciones de automatización de pagos que afirma tener la capacidad de entregar pagos compatibles en 170 países y 140 monedas . Nvoicepay es un avance importante en el sector de los pagos con un enfoque pasado (generalmente) en la habilitación de las necesidades de pago del mercado medio.

Coupa Payments parece diseñado para resolver el rompecabezas de pagos (de una manera basada en los resultados) en lugar de competir con los especialistas en pagos en cuanto a características. La solución combina pagos electrónicos con servicios administrados, permitiendo a los clientes de Coupa automatizar diferentes tipos de métodos de pago (por ejemplo, ACH, internacionales, con tarjeta, cheque de papel, etc.) siguiendo un flujo de trabajo común y conservando simple el proceso de pago.

Desde una perspectiva de administración de datos, Coupa y su socio son responsables de mantener información e instrucciones de pago correctas, al mismo tiempo que proporcionan visibilidad del estado de pago tanto para compradores como para proveedores basándose en la conciliación de actualizaciones en tiempo real de ambas partes (comprador y proveedor). La solución se integra con Open Business Network de Coupa para enviar alertas a los proveedores, incluyendo el estado de la factura y el pago, aprovechando  los componentes SMS, de correo electrónico y del portal del proveedor.

 

El enfoque de la automatización de pagos en proveedores como Taulia, Tradeshift, Determine, Ivalua, Zycus (Invocus) y GEP es proporcionar integración al sistema ERP/ de pagos de back-end  y permitir que dicho sistema de pagos (AP) maneje todo el procesamiento de pagos electrónicos a través de sus canales y métodos de pago actuales. Con estas soluciones, la responsabilidad de mantener la información de pago generalmente está fuera del área de Adquisiciones quedando, en cambio, dentro del propio sistema de pagos electrónicos y del personal de AP. Los proveedores selectos también ofrecen modelos e integración de pagos basados en tarjetas, pero no hay uno que se adapte a la mayoría de los gastos para la mayor parte de las organizaciones.

 

 

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