Una Introducción a E-Procurement e Invoice-to-Pay

P2P Paper

Mezclemos los mercados de tecnología de e-procurement e invoice-to-pay y lo que tendremos es el mercado P2P, o procure-to-pay. El mercado P2P comprende a cientos de proveedores, así como numerosos sub-sectores tales como manejo de catálogos, redes de proveedores, financiamiento comercial y e-commerce  del lado del proveedor. Hoy, abordaremos el e-procurement e invoice-to-pay individualmente en esta guía rápida y conveniente sobre P2P.

Te recomendamos leer nuestro más reciente documento de investigación gratuito, E-Procurement e Invoice-to-Pay (Procure-to-Pay): Definiciones y Panorama General, por Spend Matters).

¿Qué es E-Procurement?

Para comenzar, ¿qué es? El término se refiere a la automatización de las adquisiciones transaccionales, centrándose en lo siguiente:

  • Requisiciones y procesamiento de órdenes de compra
  • Contratación de servicios
  • Configuración e incorporación de proveedores
  • Recibo e integración a inventario/AP
  • Apoyo a procesos adyacentes de adqusición

El E-procurement fue creado escencialmente para cubrir los vacíos en el apoyo del ERP a las actividades de compras. Los analistas de Spend Matters Jason Busch, Xavier Olivera y Pierre Mitchell escribieron que “las raíces del e-procurement — que el proveedor líder Ariba (ahora parte de SAP) originalmente llamó de manera descriptiva como un ‘sistema de manejo de recursos operativos’ a finales de la década de los 90 — surgieron a partir de la incapacidad de los sistemas de planeación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning/ERP) para abordar consideraciones de compras transaccionales específicas y así permitir tanto a los usuarios de compras como de primera línea de negocio manejar los gastos externos con más facilidad, eficiencia y eficacia.”

¿Qué Componentes Forman parte del E-Procurement?

Los varios componentes funcionales del e-procurement pueden categorizarse en manejo de catálogos, requisiciones, pedidos, recibo y red/portal de proveedores. A continuación están sólo unos pocos de los elementos claves de cada área (¡hay muchos más!).

Manejo de Catálogos

  • Capacidad de crear, incorporar, actualizar y dar mantenimiento a catálogos en tiempo real
  • Capacidad de soporte, procesos y mecanismos nativos o proporcionados por terceros utilizados para el control de calidad de datos en catálogos
  • Mantenimiento de catálogos — el proceso y los mencanismos para acciones a realizar (por ejemplo: agregar/modificar/eliminar) sobre registros de catálogos a través de proveedores, compradores e intermediarios, así como la integración a sistemas de origen

Requisiciones de Compra

  • Interfaz de compras — la “puerta de entrada” para el usuario que incluye capacidades que pueden limitar o restringir las visualizaciones con base en diferentes criterios. Incluye la capacidad de personalizar la interfaz de acuerdo con el usuario.
  • Motor de búsqueda — métodos de búsqueda (que abarcan catálogos internos y externos, sitios de punch-out, mercados, tiendas web, etc.) incluidos los modelos de búsqueda federada y basados en catálogos consolidados/maestros/virtualizados
  • Orientación para las compras durante el proceso de requisición en apoyo del usuario y las políticas del área de adquisiciones

Pedidos / Ordenes de Compra

  • Configuración y puesta en marcha del proceso de pedidos
  • Procesos de comunicación y métodos de transmisión entre compradores y proveedores
  • Capacidad de manejar divisas e idiomas múltiples para propósitos de utilización en varios países así como integración y reconciliación de sistemas transfronterizos

Recepción

  • Soporte para todos los elementos del proceso de recibo/recepción incluyendo la capacidad de manejar y rastrear activos
  • Capacidad de integrar la actividad de recibo/recepción con procesos adyacentes
  • Comercio y logística internacionales — integraciones de recibo/recepción y apoyo para el comercio y la logística (incluyendo transfronterizos si corresponde)

Red/Portal de Proveedores

  • Capacidades para apoyar el desempeño de los proveedores y los esfuerzos de manejo de riesgos
  • Enfoques y modelos basados en la incoroporación para habilitar a los proveedores a través de diferentes categorías, niveles de proveedores y capacidades técnicas.
  • Capacidades de soportar facturación y otros tipos de intercambio de documentos desde un portal o entorno de red

 

¿Qué es Invoice-to-Pay?

Invoice-to-pay es simplemente una combinación de facturación electrónica y pagos electrónicos, y las soluciones invoice-to-pay pueden complementar las soluciones de e-procurement o ser usadas por separado. Como lo explican Busch, Olivera y Mitchell, “si bien la tecnología invoice-to-pay puede aportar beneficios tanto al área de compras como a los proveedores, quizás el principal beneficiario es cuentas por pagar, ya que estas soluciones no solamente reducen los procesos basados en papel y mejoran la eficiencia… pero también sirven como base para transformar AP introduciendo nuevos niveles de eficacia operativa.”

¿Qué Componentes Integran Invoice-to-Pay?

Los varios elementos funcionales del invoice-to-pay pueden categorizarse en facturación, pagos/financiamiento, y conectividad/portal/red. A continuación se mencionan sólo algunos de los elementos clave de cada área. De nuevo, ten en cuenta que hay muchos más.

Facturación

  • Capacidad de apoyar la colaboración entre los proveedores y las partes interesadas internas
  • Capacidades de soportar comparaciones de facturas tanto básicas como altamente complejas, incluyendo la incorporación de validación de facturas basada en reglas y modelos de procesamiento directo
  • Cumplimiento de las reglamentaciones de facturación — capacidades de cumplimiento específicas para las regulaciones de las autoridades fiscales de los países.

Pagos/Financiamiento

  • Capacidad de soportar múltiples enfoques y métodos de pago, incluyendo integración con un módulo ERP de cuentas por pagar, con proveedores de p-card/v-card y con soluciones de pago proporcionadas por bancos o terceros
  • Capacidad de soportar tarjetas de pago o virtuales, así como la integración de las tarjetas en módulos nativos T&E
  • Capacidad analítica específica para financiamiento (para compradores y proveedores).

Conectividad/Portal/Red

  • Capacidad de conectarse a mùltiples redes de proveedores/negocios
  • Desempeño de los proveedores y manejo de riesgos
  • Capacidad de soportar diferentes escenarios multi-nivel

 

Si el P2P es un área que deseas explorar en mayor profundidad, te recomendamos leer nuestro más reciente documento de investigación gratuito, E-Procurement e Invoice-to-Pay (Procure-to-Pay): Definiciones y Panorama General, por Spend Matters). No sólo proporciona explicaciones detalladas de los componentes clave del e-procurement e invoice-to-pay, este documento de investigación también brinda una introducción al panorama de los proveedores — desglosada por categorías tales como suite, independiente y enfocado a tipos de industrias.

 

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