Una Sorpresa en la Nube P2P: Oracle Avanza Rápidamente en E-Procurement e Invoice-to-Pay

Si bien esto puede sorprender a muchas organizaciones de compras, integradores de sistemas y proveedores competitivos en el mercado hoy en día, los hallazgos de Spend Matters en el SolutionMap del Primer Trimestre de 2018 sugieren que la capacidad de e-procurement de Oracle es uno de los principales contendientes de características/capacidades junto con sus rivales SAP AribaCoupaIvalua y otros. (Nuestro último SolutionMap se basa en un análisis de 19 proveedores de e-procurement). Pero, ¿dónde específicamente ha hecho Oracle inversiones para estar a la par en este segmento multifacético y disciplinado de la tecnología de compras, y cómo su capacidad se acumula hoy en día?

En una serie de investigación de Spend Matters, basado en el análisis de SolutionMap y el tiempo invertido en el evento Modern Supply Chain Experience 2018 de Oracle, exploraremos las últimas capacidades de e-procurement e invoice-to-pay de Oracle. El análisis proporciona una introducción a las capacidades básicas de Oracle en estas áreas y ofrece una perspectiva sobre dónde Oracle probablemente sorprenderá a sus clientes potenciales.

La huella de Oracle Cloud P2P

Cuando hablamos de soluciones P2P en general, el amplio paraguas de capacidades al que nos referimos respalda todo el proceso de compra transaccional para una organización. Esto implica que el conjunto de capacidades necesarias para respaldar estos esfuerzos debe extenderse más allá de la propia función de compras, incluyendo el apoyo para usuarios no compradores, los compradores de primera línea, como si fueran consumidores que compran a través de una aplicación móvil o navegador de un sitio web de comercio electrónico. En otras palabras, se está produciendo una cantidad tremenda de cosas tras bastidores para crear una experiencia perfecta para el comprador de primera línea, así como para los resultados que requiere el área de adquisiciones (por ejemplo, cumplimiento de contratos, manejo de la demanda).

En el caso de las compras corporativas, los procesos que comprenden estos esfuerzos pueden ser mucho más complejos que en el mundo del consumidor.

Consideremos sólo algunos:

  • Los nuevos proveedores deben ser incorporados
  • Los datos maestros de los proveedores y el contenido de los proveedores (por ejemplo, datos de catálogo) deben ser revisados, aprobados, actualizados con frecuencia y estar en cumplimiento.
  • Los presupuestos deben ser aprobados e integrados
  • Se debe cumplir una serie de políticas, procedimientos y reglas de negocios.
  • Las aprobaciones deben ocurrir después de la revisión
  • Se requieren excepciones para todas las situaciones que quedan fuera de una regla estándar
  • Las actividades, los roles, el contenido y las vistas deben ser configurables para el usuario a fin de maximizar la adopción y la satisfacción por parte de los usuarios de la empresa
  • El cumplimiento debe ser lo más transparente posible para el usuario y aún así ser efectivo
  • Las compras y los SKU pueden, en última instancia, proceder del inventario o de otro proveedor, en lugar de lo que el usuario pone realmente en un carrito de compras.
  • Una vez que se autoriza una orden de compra, el "juego" de compras acaba de comenzar, debe ocurrir el cumplimiento, la facturación, la reconciliación transaccional y el pago

 

Oracle Procurement Cloud  presenta una solución integrada que aborda todas estas áreas y más. Si bien Oracle no es nuevo en el sector de compras electrónicas, ha abordado metódicamente los componentes integrados de un sistema procure-to-pay necesarios no solo para permitir el cumplimiento, sino también para impulsar la adopción y la satisfacción por parte de los usuarios de negocios.

 

Dada la amplitud de lo que se requiere, esto no es tarea fácil. De hecho, la mayoría de los mejores competidores de su clase en el espacio procure-to-pay no están a la altura de la amplitud de la capacidad de soporte de Oracle, de acuerdo con el último benchmark funcional SolutionMap P2P de Spend Matters.

 

Dentro del área de administración de catálogos, que consideramos el núcleo de la capacidad de habilitación de e-procurement subyacente, los requisitos que Oracle incorporó a su Nube de Adquisiciones incluyen:

  • Soporte de proceso y flujo de trabajo para crear y a bordo catálogos de proveedores
  • Capacidades para integrar y administrar catálogos con diferentes estructuras de datos o diferentes niveles granulares de detalle
  • Control de calidad de datos de catálogo
  • Los procesos y mecanismos utilizados para agregar, cambiar y eliminar registros de catálogo entre proveedores, compradores e intermediarios
  • Funciones y proceso de aprobación
  • Capacidad de colaboración entre compradores y proveedores, incluida la interfaz de usuario (UI) y la experiencia del usuario (UX)
  • Objetos y mecanismos para soportar escenarios de compras planificadas, no planificadas y repetitivas
  • Herramientas de análisis específicas de manejo de catálogos
  • Características de movilidad para funciones de manejo de catálogos
  • Modelos diferenciados de manejo de catálogos (por ejemplo, un único catálogo virtual que incluye catálogos federados de comprador / proveedor y datos de búsqueda)

 

En el área de compras y requisiciones, que proporciona la experiencia principal para todos los que usan un sistema de adquisiciones electrónicas fuera de los usuarios administrativos, Oracle ha abordado una serie de requisitos que Spend Matters busca, incluyendo:

  • Una experiencia de usuario (UX) de compras asequible pero potente (y personalizada)
  • Configurabilidad de las requisiciones y de la página de inicio, incluyendo capacidades para restringir el acceso con base en diferentes criterios
  • Capacidades de búsqueda básica y avanzada
  • Integración de contenido a fuentes de terceros
  • Capacidades completas para respaldar el proceso de solicitud principal, incluyendo la creación de solicitudes, las capacidades de compra guiada, las aprobaciones, la colaboración, el pago y la integración con otras aplicaciones, como el manejo de presupuestos e inventario.
  • La capacidad de manejar kits y paquetes (múltiples elementos asociados), tales como herramientas
  • Cumplimiento y búsqueda de contratos
  • Soporte de lista preconfigurado

 

Dentro de las áreas de pedidos y recibo, Oracle ha brindado soporte básico para una gama de capacidades. Éstas incluyen:

  • La capacidad de crear órdenes de compra a partir de requisiciones aprobadas o cuando no existe una requisición
  • Soporte para múltiples órdenes de compra (por ejemplo, de una sola vez, abiertas/limitadas, liberación de pedidos)
  • Soporte para cumplimiento de contratos (por ejemplo, contra precios, políticas)
  • Mecanismos de colaboración
  • Soporte multilingüe y multidivisa
  • Soporte para la funcionalidad de recibo configurable, que incluye recibo de escritorio, centralizado e híbrido
  • Soporte básico para requerimientos de cumplimiento
  • Soporte móvil

 

En las áreas de facturación y pago, Spend Matters realiza un seguimiento de una serie de requisitos que aborda Oracle, incluyendo:

  • La capacidad de capturar y crear facturas
  • La capacidad de emparejar una factura con un contrato mientras se manejan excepciones basadas en reglas
  • Agregar, cambiar y eliminar comunicaciones
  • Consulta y respuesta del estado de las facturas
  • Comunicaciones basadas en voucher
  • Comunicaciones de notas de crédito y débito
  • Manejo de excepciones
  • Avisos de pago
  • Resolución de disputas y solicitudes de colaboración relacionadas
  • Validación y aprobaciones de factura
  • La capacidad de garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales específicas del país
  • Soporte móvil e integración para fines de facturación
  • Soporte para diferentes métodos de pago y capacidades de procesamiento de pagos
  • Soporte para tarjetas de pago/tarjetas virtuales, incluyendo la conciliación
  • Opciones de financiamiento (por ejemplo, pagos anticipados, descuentos)

 

Además de todo el soporte modular y funcional básico que Spend Matters busca en soluciones como Oracle Procurement Cloud, también seguimos y analizamos comparativamente las siguientes áreas:

Capacidades de la red de proveedores, que incluyen:

  • Funciones de incorporación de proveedores
  • Manejo de la información de proveedores
  • Capacidades para medir el desempeño de los proveedores y de manejo de riesgos
  • Servicios de valor agregado basados en la red
  • Conectividad de proveedores

 

Configurabilidad general, las capacidades incluyen:

  • Configuración e inicialización de P2P
  • Reglas y flujo de trabajo del negocio
  • Posibilidad de habilitar la capacidad de autoservicio
  • Los usos de tecnologías avanzadasdentro de P2P, incluyendo:
  • Automatización robótica de procesos
  • Inteligencia artificial y aprendizaje automático
  • Big data
  • Móvil
  • IoT
  • Blockchain
  • OCR/escáneres
  • Aplicaciones inteligentes

 

Servicios P2P, incluyendo:

  • Servicios de manejo de datos
  • Servicios administrados
  • Soporte de implementación de procesos y sistemas

 

Claramente, las capacidades necesarias para controlar el proceso completo de P2P dentro de una corporación u organización del sector público son numerosas y complejas. Y sin la tecnología adecuada que respalde estos esfuerzos, la historia de las implementaciones restringidas o incompletas (incluyendo muchas en el pasado de Oracle) sugiere que las expectativas no se cumplen a menudo.

Afortunadamente para los clientes de Oracle, el proveedor ahora “marca la casilla” en casi todas estas áreas de manera efectiva contra sus similares de alto rendimiento, e incluso va más allá en ciertas categorías.

 En Dónde Nos Sorprendió Oracle (y Dónde Puede Sorprenderlos a Ustedes)

Con la cuestión del soporte de la capacidad básica P2P resuelta, volvemos nuestra atención hacia dónde nos sorprendió Oracle después de pasar un tiempo analizando su solución Cloud Procurement en los últimos meses.

 

En resumen, en relación con las primeras versiones de las capacidades P2P de Oracle Cloud, eBusiness Suite, PeopleSoft SRM y JD Edwards, Oracle Procurement Cloud ha logrado un gran progreso en general. Si recibiéramos un premio por la solución P2P más mejorada, Oracle lo obtendría.

Nuestro análisis muestra una compañía y un conjunto de soluciones completamente diferentes al estereotipo que muchos todavía tienen en mente cuando se trata del legado de Oracle en materia de adquisiciones. Anteriormente, Oracle requería docenas de módulos y soluciones de socios que los clientes tenían que integrar como parte de sus implementaciones para lograr la habilitación P2P de extremo a extremo. Esta complejidad solía venir a menudo con altos costos de TCO relativos a soluciones basadas en la nube más modernas, completamente funcionales e integradas.

No más.

Hoy, Oracle ha trasladado virtualmente todas sus soluciones (incluyendo ERP) a la nube, y Oracle Procurement Cloud es una solución de alto rendimiento para evaluar a cualquier compañía que esté buscando una solución que coincida con nuestras personalidades de SolutionMap Profunda (Turnkey) o Llave en Mano (Turnkey).

Pero, ¿dónde se destaca el proveedor? Aquí es donde Oracle nos sorprendió más:

  • Dentro de Oracle Procurement Cloud, todos los componentes P2P están unificados, incluidos los módulos ERP que se encuentran fuera de los módulos centrales de e-procurement e invoice-to-pay (por ejemplo, finanzas centrales, SCM)
  • Una nueva interfaz de usuario que es fácil de usar en una base de datos pero mantiene el pleno cumplimiento de la configuración de back-end y un flujo de trabajo definible
  • Una interfaz de usuario personalizada de arrastrar y soltar habilitada por una colección de "infolets" basados en roles de Oracle
  • Nuevas capacidades sociales que apuntalan y apoyan la colaboración (es decir, la Red Social de Oracle) mediante la captura de interacciones y documentos de apoyo, manteniendo un registro de todas las comunicaciones
  • En general, la profunda experiencia en el proceso de adquisiciones que Oracle ofrece en pantalla completa dentro de su solución Cloud Procurement (quienes estén familiarizados con los sistemas Coupa y SAP Ariba se sorprenderán de lo lejos que ha llegado Oracle en este sentido)
  • Un compromiso con las extensiones de aplicación para socios de plataforma como servicio (PaaS). Si bien Tradeshift podría reprender a Oracle por llegar tarde a este juego, lo más importante es que el reloj aún no ha comenzado en el campo de juego PaaS para el 99% de los clientes.
  • Una adopción general de tecnología avanzada, que incluye inteligencia artificial, IoT y blockchain. Entre sus pares, Oracle es posiblemente el más avanzado de todos los proveedores de P2P en las últimas dos de estas áreas

 

Spend Matters alienta, tanto a los clientes de Oracle como a aquellos que no lo son, a investigar Oracle Procurement Cloud por sí mismos. La hemos agregado a nuestra lista corta de las mejores soluciones recomendadas sobre una base funcional. También alentamos a los lectores de Spend Matters y SolutionMap que pasan por un proceso de selección a que se pongan en contacto con nosotros para aprender más sobre cómo Oracle se desempeña comparativamente con respecto a sus pares.

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