Visibilidad y automatización

Dos herramientas fundamentales en la optimización de la función de compras y la optimización de las cadenas de suministro globales son la adopción de tecnologías informáticas que faciliten y promuevan la visibilidad de las operaciones, así como las que automaticen los procesos para promover la transparencia y la velocidad en la toma de decisiones.

La era de la información traerá aproximadamente 20,000 millones de objetos conectados en línea para el año 2020, según los estudios de Gartner, en este mismo año, IDC estima que las transacciones B2C y B2B alcanzarán 450,000 millones por día, lo que requiere una producción de bienes de consumo 44 veces más grande que la que existía en 2009.

Ante esta enorme ola de información, el reto es cómo usarla para lograr una adecuada visibilidad de los eventos que ocurren en las cadenas de suministro, según un estudio del 2017 de GEODIS, solo 6% de las empresas reconocieron tener una visibilidad punta a punta de sus operaciones, a pesar de que el 70% de los participantes calificaron a  su cadena como muy o extremadamente compleja, es decir, muy larga y especializada.

En una publicación de MPO llamada “Supply Chain Visibility: From Passive to Active” se hace un análisis detallado de la evolución del concepto de visibilidad, desde su limitada concepción como la simple rastreabilidad de los transportes, hasta la experiencia total del consumidor final con relación a saber todo acerca del producto o servicio que está adquiriendo o pensando adquirir.

Algunas de las situaciones que impactan la capacidad de las cadenas para alcanzar una adecuada   visibilidad  son:

  • La gran cantidad de empresas que participan en las cadenas, que se encuentran distribuidas en diferentes geografías y utilizan múltiples sistemas en sus operaciones.
  • Las elevadas demandas de los clientes, que cada día esperan más y corren la voz dentro de las redes acerca de su experiencia con las empresas y esto afecta las decisiones de compra.
  • La velocidad con que se modifican las actuales cadenas de suministro, con el fin de responder ágilmente a los cambios en la demanda y en el entorno.

Debemos estar conscientes que la visibilidad es uno de los requisitos claves para alcanzar la optimización de las cadenas, y esto se logra con un proceso de al menos 3  fases:

  • La visibilidad se fundamenta en la captura confiable y oportuna de toda la información de las operaciones alrededor de la cadena de suministro. Se busca tener una sola fuente de “la verdad”.
  • Con la información accesible, es posible avanzar hacia la colaboración, que demanda la integración de la información de todas las partes para mejorar la toma de decisiones cotidianas, así como las requeridas ante la presencia de excepciones al proceso.
  • La optimización es posible cuando las empresas pueden actuar proactiva y no reactivamente y ponen el foco en el logro de “la orden perfecta”. La intención, es que los sistemas interactúen de forma automática para maximizar el uso de recursos y la experiencia positiva del cliente.

La visibilidad tiene una alta dependencia de la tecnología gracias a que nos permite:

  • Utilizar mejor los recursos.
  • Administrar los inventarios de forma dinámica.
  • Mejorar los tiempos ciclos.
  • Alcanzar una mayor consistencia.

Finalmente, debemos entender que la visibilidad contribuirá a tener una mejor relación con los clientes, lograr un mejor OTIF y fortalecerá la reputación de la empresa dentro de su industria.

El camino a la visibilidad debe ser una prioridad del negocio, es una de las mejores formas de hacer uso de los datos y se convierte en un promotor de la colaboración e integración de los procesos.

Un reporte de la firma de soluciones en suministro GEP, llamado “Source-to-settle provider landscape report”,  analiza el gran reto que se tiene para alcanzar las nuevas demandas del área de compras en relación a reducir el costo de las actividades del ciclo de adquisición, desde la solicitud hasta el pago, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando el flujo de información. La respuesta a estos retos se encuentra en las aplicaciones de tecnología llamadas “”Source to Settle” que automatizan y aceleran el proceso.

En una encuesta realizada por la empresa PayStream se identificó que el proceso ideal de suministro incluye dos grandes metas: obtener estratégicamente los bienes o servicios al menor precio y transformar las transacciones con los proveedores en relaciones de negocio que tengan numerosos beneficios para su cadena de suministro. El continuar realizando operaciones manuales, genera poca transparencia y elevada inconsistencia en los datos,  lo que afecta el poder tomar la mejor decisión.

El suministro automático facilita las interacciones B2B mediante el manejo de eventos dinámicos como las RFx o las subastas inversas, además se estima que favorece las compras indirectas logrando reducciones de hasta el 15% en los primeros 3 años del uso de las plataformas.

Según el estudio mencionado, los 3 principales dolores del área de abastecimiento son: el control de costo y la negociación con proveedores, 21% de menciones, la visibilidad del gasto, 19%, y la facilidad de generar una requisición y lograr su aprobación, con un 14% de las menciones.

En el caso específico de la administración de las facturas, el principal problema se presenta en: el manejo manual de las facturas para su aprobación, 25%, la captura manual de datos, 23% y finalmente, la recepción en formatos de papel de las facturas, que logró un 18% de las menciones.

Tengamos en consideración que una solución “Source to Settle” tiene una de sus fortaleza en el uso de catálogos de compra y en la administración del pago de las facturas de los proveedores, abarcando además otras tareas críticas del área como:

  • Análisis de gasto
  • Sourcing
  • Gestión de contrato
  • Cuentas por pagar
  • Gestión de proveedores

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