Abastecimientos y gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un elemento crítico para enfrentar con éxito mercados inciertos y cambiantes, ya sea con metodologías waterfall, ágiles o una combinación de ambas, el profesional en suministros debe generar cambios que ayuden a la empresa a aprovechar las nuevas oportunidades asociadas al cambio.

La gestión de proyectos llegó en los años setenta a las empresas para quedarse, sobre todo ahora que se enfrentan cambios permanentes en la sociedad, en el medio ambiente, en la economía y sobre todo en la tecnología. El enfoque no debe estar en prepararse para responder a los cambios, sino en ser parte activa de los cambios para aprovechar las oportunidades asociadas.

Podemos identificar cuatro tendencias en el mundo de los proyectos para las cuales hay que estar preparado:

La primera en que los proyectos serán cada vez más impactados por tecnología asociada con la inteligencia artificial. Los primeros impactos serán en las funciones administrativas, con la automatización de la programación y la planeación táctica. El gerente de proyectos, debe entender como incluir estas ventajas y prepararse para que se dé lo antes posible.

La segunda tendencia, se refiere a la necesidad de colaborar estrechamente con muchos y diferentes grupos de interesados, lo que demanda incrementar sus capacidades para influir en otros, y esto requiere de un mayor desarrollo de su inteligencia emocional. El desarrollo de las habilidades de interrelación, debe ser una área prioritaria de todo colaborador.

Ligada con la anterior, la tercera tendencia se refiere al crecimiento en la diversidad en los miembros de los equipos de proyecto, esto incluye aspectos de orientación sexual, globalización, generaciones laborales, etcétera. También habrá que considerar otro aspecto laboral como la combinación de trabajadores de tiempo completo, de tiempo parcial, contratista y remotos, que complicarán la comunicación y la dinámica de los equipos de gestión y ejecución. Como consecuencia de esto, el líder de proyecto deberá mejorar sus competencias en la gestión del conflicto para contar con un mejor entendimiento de la gestión de la diversidad.

La cuarta tendencia, se refiere a el uso de metodologías mixtas para la gestión de los proyectos. El crecimiento de los enfoques ágiles que priorizan la velocidad y el cambio sobre los planes y la documentación, requiere de analizar cada proyecto para elegir la tecnología o combinación de tecnologías, más adecuada para cada situación. Claramente cada metodología, la waterfall y la ágil, tienen sus fortalezas y combinarlas puede ser una buena opción bajo ciertas situaciones.

Continuando con el uso de las herramientas, tengamos claro que el enfoque de “waterfall” tiene un camino lineal, en donde las actividades tienen una secuencia perfectamente definida. Esta metodología tiene su origen en los años sesenta y setentas, en donde existía menos incertidumbre y los cambios eran menos dinámicos.

El enfoque ágil es iterativo, enfatiza la rápida producción de entregables con una obsesiva preocupación en generar un producto con lo mínimo necesario para su operación. Se trabaja en base a “sprints”, con una duración general de una semana en base a atender una lista de entregables priorizados por el valor que aportan al usuario final. El modelo ágil, se basa en una alta interacción con el cliente a lo largo del proyecto, especialmente durante las revisiones.

Los proyectos waterfall, requieren de una detallada especificación de los requerimientos al inicio del proyecto, por lo que sus alcances pueden incluir procesos no esenciales o sub-optimizados. Como una diferencial relevante, los proyectos ágiles buscan fallar rápidamente para poder hacer ajustes lo antes posible con la retroalimentación del usuario, pero esto implica altos riesgos que impactan los costos y los tiempos de implantación.

En general, podemos considerar que la gestión waterfall hace sentido cuando:

  • Se está reemplazando una solución bien entendida
  • Se conoce con exactitud el proceso a cubrir y los procesos están totalmente actualizados
  • El proceso requiere de un alto nivel de personalización
  • Se puede esperar un tiempo considerable para empezar y entregar los trabajos.

El enfoque ágil hace más sentido cuando:

  • Se requieren resultados rápidos
  • Se está trabajando en optimizar los procesos
  • No hay seguridad sobre el resultado deseado, y se prefieren ir haciendo pruebas del resultado
  • Se quiere tener un resultado general antes de proceder a una personalización.

Otra diferencia relevante entre el mundo del waterfall y el ágil, es que el primero está muy bien definido, es claro que metodología se usan y cuales son los pasos esenciales, a diferencia del universo ágil, en donde existen diferentes corrientes, enfoques y herramientas que complican el decidir las metodologías y herramientas a utilizar.

En general, las metodologías agiles se definen como aquellas que ayudan a utilizar el tiempo de manera efectiva y creativa, se centran en un enfoque incremental basado en una intensa comunicación dentro el equipo y con los clientes.

Una de las metodologías agiles más utilizadas es SCRUM, que surgió para administrar de manera dinámica proyectos de desarrollo de software mediante ciclos llamados Sprints que se componen en 4 etapas: visión, planes para acercarse a la visión, desarrollo de ciclos y finalmente revisión y adaptación. Este sistema de trabajo ayuda a:

  • Fijar tiempo de trabajo para las tareas
  • Planificar proyectos por etapas
  • Enfocarse exclusivamente en las tareas planificadas
  • Mejorar la comunicación al interior del equipo
  • Dividir roles y asignar tareas a los miembros del equipo

La gestión de proyectos ágiles tiene además el apoyo de plataformas tecnológicas de gestión que facilitan el día con día de la gestión.

Todo profesional en abastecimientos debe tener sólidos conocimientos de los diferentes tipos de enfoques de gestión de proyectos y hacer el mejor uso de ellos para garantizar la calidad y oportunidad de sus entregables.

Para mayor detalle, consultar las siguientes referencias: 4 Project Management Trends On The Horizon…Are You Ready? escrito por Dana Brownlee,”Procurement: waterfall methodology vs. Agile methodology”, escrito por Michael Rösch, finalmente, “Manual de Metodologías Ágiles” publicado por Wingu.

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