Agilidad y Continuidad en el abastecimiento

Introducir herramientas de la gestión ágil a los procesos de abastecimiento puede contribuir a acelerar las aportaciones de valor del área, así como también a mejorar la gestión de los planes de continuidad de abastecimientos y de la organización en general.

La agilidad es una cualidad que ha ganado interés en las organizaciones como resultado del éxito en su aplicación en la gestión de proyectos en entornos inciertos. Si consideramos que los mercados de demanda y suministro son cada vez menos predecibles, hacer uso de conceptos de agilidad para responder de forma colaborativa a los cambios resulta algo atractivos para el área de abastecimientos.

Una característica de los métodos ágiles es el uso diario de las “standup meetings”, en donde los miembros de un equipo se reúnen de pie por unos cuantos minutos para informarse sobre los avances y obstáculos de sus tareas y así alinear a todo el equipo sobre las condiciones actuales del trabajo y su entorno.

Si comparamos esta forma de comunicación y trabajo con los acartonados contratos manuales que se hacen con los proveedores y la poca frecuencia con la que se discuten con ellos los cambios en los entornos de las relaciones, encontramos una gran área de oportunidad para generar una comunicación más fluida que se enfoque en la generación de valor bajo las condiciones vigentes en el mercado.

En un entorno en donde los ciclos de vida de los productos son cada vez más cortos, trabajar con modelos flexibles de colaboración en cuanto a especificaciones y volúmenes hace mucho más sentido.

Otra aportación del enfoque ágil es que se centra en las necesidades del cliente construye las soluciones a partir de su retroalimentación. Por principio las cadenas también están enfocadas en el cliente, pero la complejidad de las redes hace que las respuestas sean muchas veces demasiado lentas para tener un impacto positivo en el consumidor final. La digitalización ha venido a mejorar el flujo de información, pero no necesariamente la capacidad de respuestas, por lo que trabajar bajo una visión ágil de escuchar al mercado y actuar rápidamente en función a esto, es una ventaja para el trabajo coordinado.

Dentro de la filosofía ágil las decisiones son tomadas por los participantes y no exclusivamente por una persona, esto se puede aplicar al desarrollo de productos y por lo mismo lograr reducir dramáticamente lo tiempos de salida al mercado. Con un enfoque multifuncional se integran rápidamente las perspectivas de los afectados y se avanza más rápido en la dirección correcta. Incrementar la visibilidad de los procesos ayuda a generar respuestas más eficientes.

Los cambios estructurales y de procesos necesarios para integrar este enfoque ágil en la función de abastecimientos requieren también de un cambio de mentalidad que rompe la tradicional rigidez de las relaciones y la sustituye por una colaboración que genera respuestas oportunas. Este nuevo enfoque además apoya la integración de la digitalización del área para mejorar los procesos de comunicación.

La mentalidad ágil requiere de tiempo y compromiso de todas las partes, no es un proceso rápido pero los retornos para la velocidad de respuesta a las mejoras en el costo y el incremento del servicio al cliente justifican ampliamente el esfuerzo requerido.

Bajo este mismo escenario de mercados inciertos, es necesario que las empresas refuercen sus procesos de construcción y gestión de planes de continuidad y algunos de los principios básicos para esto son:

  • Los planes de continuidad deben ser responsabilidad de un miembro de la alta dirección y se les debe poner la misma atención que a los planes de negocio financieros.
  • La efectividad de un plan depende en gran medida de una clara asignación de responsabilidades en donde cada participante entiende la importancia de su rol.
  • El desarrollo del plan debe ser realizado por un pequeño equipo multifuncional que entiende adecuadamente la operación y sus vulnerabilidades
  • El plan de continuidad del negocio es la suma de los planes de cada una de las áreas relevantes para su operación. Se puede usar la experiencia que generalmente se tiene de los planes de continuidad del área de TI.
  • Los planes deben estar preparados para diferentes tipos de emergencias y escenarios y no solamente para las conocidas. Se deben analizar los perores escenarios posibles y dejar claramente documentados los supuestos y restricciones considerados en cada uno de los diferentes escenarios para los cuales se ha diseñado una respuesta.

Como todo plan de respuesta a un riesgo, los planes pasan por 3 etapas:

  • Se realiza una profunda evaluación de las situaciones que pueden impactar la continuidad de la operación
  • Se preparan respuestas para los diferentes escenarios identificados como de mayor probabilidad e impacto
  • Se realizan la validación de que las soluciones diseñadas son efectivas y se mantienen actualizadas a los cambios en el entorno y en la propia organización.

La calidad de un plan de recuperación depende de la facilidad con al que se pueda implementar y su capacidad de contener los daños y guiar a una pronta recuperación. No existen planes perfectos por lo cual se debe tener una mentalidad de mejora continua en donde se documentan las lecciones aprendidas y se integran a los nuevos planes.

Los planes de continuidad en el suministro dependerán en gran medida de la coordinación que se tenga con los proveedores por lo cual la atención a los canales de comunicación debe ser un tema central de su desarrollo. El segundo tema crítico es la correcta identificación de la cantidad y tipo de recursos que participarán dentro de los planes para asegurar que las acciones se desarrollan de forma oportuna y completa con la participación de la empresa y los proveedores.

Herramientas como el “standup meeting” pueden tener una gran contribución durante los procesos de recuperación al acelerar la toma de decisiones y garantizar que sean tomadas con un enfoque multifuncional con especial enfoque en su aplicación.

Para mayor detalle, consultar: “What is ‘Agile Procurement’ and How is it Changing SCM?” exrito por Kayla Matthews, así como “Building a Business Continuity Plan” publicado por AIG

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