Ahorros nuevos año tras año: tiempo para hablar sobre el costo total

procurement savings

Como comentamos en el articulo "Predicamentos y predicciones 2020 en soluciones de compras-a-pago", el mercado de las soluciones de compra al pago (procure-to-pay o P2P), incluyendo sus sub-mercados de compras electrónicas (e-procurement), facturación-a-pago (invoice-to-pay) y las soluciones de automatización cuentas por pagar, avanzó mucho en la década de 2010. Sin embargo aun persisten algunos problemas que enfrentan las organizaciones de adquisiciones y sus proveedores de tecnología (P2P), en este articulo comentaremos uno de ellos y daremos algunas predicciones sobre lo que creemos (o queremos) que los proveedores de soluciones nos ofrecerán durante el 2020.

Ahorros nuevos año tras año: tiempo para hablar sobre el costo total

Las empresas continúan buscando áreas para generar nuevos ahorros, y este esfuerzo se produce año tras año.

El problema es identificar dónde exactamente las empresas pueden encontrar nuevos ahorros, que no sea a través de una renegociación de contratos a un mejor precio. Parece que gran parte del esfuerzo que los proveedores de soluciones hacen hoy para ayudar a sus clientes a obtener más ahorros es logrando el cumplimiento del contrato. Dicho esto, estos ahorros en el gasto realmente solo aseguran que los ahorros negociados se conviertan en ahorros reales, y no son realmente ahorros nuevos. ¡Pero eso no significa que no sean importantes!

Las soluciones actuales de adquisiciones electrónicas están tratando de hacer cumplir los contratos guiando a los usuarios a la mejor opción de compra con un fuerte enfoque en el precio más bajo (con todo lo demás manteniéndose igual), buscando lograr los mayores ahorros posibles para la organización. Muchas soluciones de compras electrónicas (por ejemplo, Coupa, Ivalua, Basware, GEP, SAP Ariba, BuyerQuest)  han dado pasos firmes hacia este objetivo, aunque con diferentes enfoques. Sin embargo, el verdadero desafío debe ser guiar al usuario a la mejor opción bajo el concepto de costo total, que incluye elementos que van más allá del mejor precio o los costos asociados (y en muchos casos ocultos), como los costos de logística y distribución, e impuestos/derechos/ aranceles (todos los cuales conforman el concepto de "costo de desembarque"). El costo total también incluye elementos que aumentan el costo total de la compra, como la vida útil del bien o producto, los costos asociados con la propiedad del artículo/activo (por ejemplo, mantenimiento, partes o piezas, repuestos), los costos asociados de comprar un artículo X al proveedor Y (p. ej., entregas retrasadas, entregas incompletas, alto porcentaje de devoluciones, mala calidad del producto o servicio, impactos por servicio/soporte deficientes) e incluso costos debido a fallas del proveedor y problemas relacionados con su responsabilidad social corporativa (RSC) o empresarial (RSE).

Todo lo anterior requiere datos que en muchos casos la compañía misma no tiene. Sin embargo, estos datos deben recopilarse de alguna manera. Con las soluciones actuales, deberíamos poder dar pasos firmes hacia este concepto de costo total, sin embargo, parece haber poco interés en recopilar estos datos para el análisis a fin de obtener información y recomendaciones para una compra guiada con un enfoque de costo total. Es cierto que gran parte de este análisis debe llevarse a cabo durante la etapa de abastecimiento (sourcing), pero también es cierto que el dinamismo del mercado y de los propios proveedores hacen que estos problemas cambien desde el momento de la contratación hasta el momento de las operaciones diarias – una justificación para el monitoreo continuo a través del proceso de adquisición.

Como ya se mencionó, hoy, el enfoque de la mayoría de las soluciones de adquisiciones electrónicas para generar ahorros se centra principalmente en seleccionar el precio más bajo dentro de los catálogos internos o externos actuales (que pueden incluir "catálogos de servicios" y comparaciones de tarifas entre proveedores de servicios aprobados) . Los proveedores como Basware y otros ofrecen otras opciones que podrían tener un mejor enfoque del costo total, al proporcionar visibilidad sobre el costo de entrega o al consolidar los pedidos para evitar la “dispersión de pedidos” (y los costos de envío adicionales innecesarios y el desperdicio y costo de empaque/reciclaje) y crear ahorros en el proceso. Coupa tiene una función de análisis de "dispersión de precios" con catálogos externos (contenido), que ofrecen la oportunidad de encontrar un precio mejor que el de los catálogos internos. Pero como se puede ver, hasta la fecha ninguno ofrece soporte real para guiar a un usuario a ahorrar bajo el concepto de costo total, ni siquiera con herramientas de análisis.

Predicciones de E-Procurement 2020

  • Los proveedores de soluciones comenzarán a recopilar datos sobre los costos asociados con hacer negocios con el proveedor X o Y (mencionado anteriormente), a fin de proporcionar un análisis comparativo del costo del proveedor, además del precio. Dicho esto, esperamos que solo se tengan en cuenta algunos elementos de costo adicionales durante 2020.
  • Un desarrollo deseable sería establecer una fórmula de costo total (dependiendo de cada compañía) para mostrar el costo total junto con el precio del producto o servicio. Y sería aún mejor si el usuario pudiera determinar si su compra es urgente (o solicitar criterios clave específicos) o normal y que el cálculo de la fórmula podría variar según la respuesta. El análisis en tiempo real también podría “empujar” al usuario para permitir la consolidación de pedidos o un envío más lento, y otros análisis también podrían identificar patrones de uso y exigir valores atípicos para ayudar a suavizar o disminuir la demanda (por ejemplo, ¡recordatorios de no comprar suministros de oficina para uso personal durante el período de regreso a la escuela!).
  • Aún más deseable sería incorporar capacidades de IA/ AA para que la solución pueda proponer compras al usuario (de acuerdo con su perfil, comportamiento e historial de compras), y una vez que se acepta la compra, la solución ejecuta la compra bajo el concepto de total costo: no es necesaria la intervención del usuario. E incluso sin IA, los datos adicionales como los costos de la huella de carbono / ambiental (o un puntaje sin costo) podrían usarse para tomar una decisión de compra que esté alineada con los valores corporativos que pueden trascender el precio de compra.

Por supuesto, la tecnología solo puede hacer mucho, y muchos de los desafíos van más allá de la herramienta P2P que se usa. Esto puede incluir cosas como el manejo de la demanda, medidas de desempeño y políticas de gasto. Por ejemplo, el presupuesto “úsalo o piérdelo” es una forma de peor práctica que incentiva a los propietarios del presupuesto a gastar todo su dinero para que puedan ganar el derecho de gastar ese dinero el próximo período.

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