Análisis de gasto y proveedores

El control del gasto y la adecuada selección de los proveedores son elementos claves para construir una sólida base para llevar al área de compras a tareas más estratégicas

Un estudio realizado por un grupo de practicantes, bajo el patrocinio de CIPS, sobre el impacto de la industria 4.0 sobre las compras en la industria aeroespacial y de defensa, identificaron que estas nuevas tecnologías  permiten generar nuevas formas de integrar información para resolver problemas con un enfoque más estratégico.

En otro estudio, ahora de Hackett Group, se encontró que 84% de los profesionales en compras consideran que la industria 4.0 cambiará la forma en que ofrecen sus servicios en los próximos dos o cuatro años, gracias a la más oportuna toma de decisiones en relación a sus cadenas de suministro. Esto ayudará a que compras sea visto como un área más estratégica, en una relación más de colaboración y menos de confrontación con el resto de las áreas, como ha ocurrido en otras ocasiones en que se ha intentado contribuir con la estrategia del negocio.

La industria 4.0, demanda un cambio cultural que permita a las organizaciones tomar más riesgos para poder sobrevivir a los nuevos retos del mercado y todo esto soportados por tecnologías que mejoran los procesos para la captura, distribución y análisis de la información

Gracias al mejor manejo de la información, las empresas podrán tener un mayor control del gasto y por lo tanto mejorar sus contribuciones de valor para la organización. Es común escuchar, que las empresas piensan que tienen control sobre el gasto, pero cuando se analizan categoría como telecomunicaciones o agencias de mercadotecnia, frecuentemente se encuentra poca  o muy poca intervención del área de compra en la selección de proveedores y los procesos de contratación.

En algunas categorías las empresas se llevan varios años sin salir al mercado y evaluar las opciones y sus condiciones particulares, por lo cual es difícil pensar que la categoría está bien administrada y el gasto bajo control.

Se puede definir al gasto bajo control, como “aquel que está bajo el control activo del área de compras”, pero esta definición es vaga ya que se requiere definir lo que se entiende por “control activo”. Un indicador general, es que las empresas de mejor desempeño controlan más del 85% de su gasto y las que controlan menos del 25% realmente están en problemas.

Para definir mejor el concepto de gasto bajo control podemos utilizar 4 fases:

  • Los proveedores han sido adecuadamente seleccionados. Se han revisado recientemente las opciones de suministro, ya sea mediante un concurso, un benchmarks u otro medio para tener inteligencia del mercado. El objetivo es asegurar que se tiene el mejor proveedor para las necesidades particulares de la organización. Esto se logra con el uso de técnicas como suministros estratégicos o gestión de categorías.
  • El gasto está cubierto bajo claros términos contractuales. La relación con el proveedor y los precios, términos, niveles de desempeño y condiciones generales están reguladas bajo un acuerdo. La construcción de solidos acuerdos de nivel de servicio, SLA, son clave para poder gestionar el desempeño y desarrollo de los proveedores.
  • El gasto es regularmente auditado. Compras activamente revisa los resultados obtenidos con relación a los términos pactados en los acuerdos. No se trata de fijar acuerdos, el secreto está en cumplirlos y mantenerlos alineados.
  • El gasto es analizado. Se revisa que el desempeño y las competencias de los proveedores con relación al soporte que debe dar a la organización para el logro de sus objetivos presentes y futuros. Lo que en su momento es adecuado, en corto tiempo puede no serlo, por lo que se deben tomar medidas y en su caso regresar a la fase 1.

 

Sabemos que no hay nada más caro que aquello que no satisface las necesidades para las cuales se adquirió, por eso, es importante tener una atención especial a la calidad de los productos y servicios que pueden ofrecer los posibles proveedores. Algunos de los criterios a tener en cuenta cuando se busca un proveedor son:

  • Verificar sus certificaciones en los estándares relevantes para la empresa, en algunas ocasiones estos se encuentran vencidos o no son los más recientes.
  • Evaluar las condiciones geopolíticas que rodean la operación del proveedor. Algunos precios pueden cambiar radicalmente si cambia su entorno
  • Evaluar su salud financiera. ThomasNet, ha identificado que cerca de la mitad de los compradores han trabajado con proveedores que inesperadamente salen del negocio por problemas financieros.
  • Evaluar los impactos de eventos climáticos sobre la operación del proveedor. Depender de una ubicación con alto riesgo climático puede ser muy peligroso.
  • Revisar detalladamente las especificaciones de los productos, el diablo está en los detalles.
  • Evaluar la facilidad de tener acceso a la información de inventarios disponibles para responder más rápido a las demandas del mercado.
  • Conocer a detalle los límites de flexibilidad del volumen de producción del proveedor.
  • Tener claridad sobre las coberturas de servicio del proveedor en cuanto a disponibilidad de apoyo y alcance del mismo.
  • Revisar el desempeño reciente en servicio y tiempo de entrega para tener evidencias del desempeño.
  • Analizar los plazos de pago que el proveedor puede ofrecer sin poner en riesgo su operación.
  • Evaluar de primera mano las referencias comerciales que el proveedor menciona en su perfil.

Todos estos puntos pueden parecer obvios, pero precisamente por eso es común que se pasen por alto.

Para mayor información revisar: “Industry 4.0 means procurement ‘will be seen more strategically” publicado por Katie Jacobs, “Spend Under Management?” Odds are You’re Doing it Wrong”, escrito por Brian Seipel, así como “12 tips to identify quality Suppliers”. Publicado por  Mohhamed Hajibashi en Inbound Logistics en Julio del 2019.

 

First Voice

  1. Zeferino Pérez Rodríguez:

    Coincidencia en todos los puntos que menciona, la verdadera fuerza está en, el, la o los ejecutivos que realizan este análisis con la profundidad que señalas maestro Jesús. El uso de tecnologías y de información clara, que se extrae de la misma empresa no son suficientes, se requiere de conocimientos adquiridos y experiencias, como bien indicas de uso de benchmarking, ser críticos en la toma de decisiones. Y tener en cuenta todos y cada uno de los elementos por ti mencionados en este artículo. En verdad una excelente propuesta de estudio tal como lo planteas. FELICITACIONES

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