Analítica en abastecimientos

La analítica puede ser utilizada de diferentes formas en abastecimiento, permitiendo al área entender mejor su desempeño e identificando nuevas y mejores áreas de oportunidad.

La analítica aplicada a los abastecimientos es el proceso de recolectar y analizar datos para crear una amplia visión y poder tomar de forma efectiva decisiones de negocio. Generalmente involucra recolectar datos de diferentes sistemas, clasificarlos, estandarizarlos y desplegarlos de forma visual en tableros o con herramientas de inteligencia de negocios.

Lo que se busca con estos análisis es mejorar la eficiencia operativa sobre el ciclo de vida del suministro y la gestión de proveedores. Específicamente se busca:

  • Reducciones de costos. Identificando oportunidades de ahorro y midiendo el impacto de los ahorros sobre la utilidad
  • Gestión de riesgo. Identificar y mitigar riesgos de mercados y proveedores.
  • Nuevas oportunidades. Descubrir nuevas formas de obtener beneficios de proveedores y categorías basados en los datos del área.
  • Mejoras en el flujo de efectivo. Esto se logra por ejemplo optimizando los términos de pago.

La analítica se puede aplicar a diferentes aspectos:

  • Al gasto. Para conocer en que gasta la empresa
  • A los contratos. Para entender los pagos y las fechas de expiración
  • A los proveedores. Para evaluar desempeños individuales o hacer comparaciones.
  • A los ahorros. Para entender su ciclo de vida e impactos reales
  • Al pronóstico de gasto. Para anticipar su desempeño e impacto en la utilidad
  • Al desempeño del área. Para poder hacer comparativos de desempeño con otras organizaciones y el mercado.

Cuando se habla de analítica de forma genérica no se entienden claramente todas las formas en que puede ser aplicada en función del objetivo deseado, por ejemplo:

  • La analítica descriptiva nos permite conocer lo que ha pasado, se centra en el pasado.
  • La analítica de diagnóstico se centra en entender por qué ocurrieron las cosas en el pasado, encontrar la causa.
  • La analítica predictiva se centra en identificar y proyectar patrones y tendencias para poder pronosticar. Su trabajo es predecir qué puede pasar.
  • La analítica prescriptiva tiene como objetivo crear modelos que ayuden a mejorar la toma de decisiones, nos ayuda a entender que debemos hacer.

A nivel operativo, la analítica es fundamental para la aplicación de la gestión de categorías, ya que permite identificar las prioridades y las oportunidades en las categorías que gestiona el área. Esto también aplica cuando se utilizan las técnicas de suministros estratégicos ya que permiten identificar los mejores momentos para realizar eventos de suministro analizando las condiciones del mercado.

La analítica es también de gran utilidad para las iniciativas de sostenibilidad en el abastecimiento al identificar los impactos ambientales y sociales de las decisiones del área y facilitar la selección de alternativas socialmente responsables.

La analítica se fundamenta en la calidad y oportunidad de los datos, es por eso que hay que evaluar cuatro aspectos relevantes de las fuentes de información:

  • Cuáles son las fuentes que deben aportar los datos para un adecuado análisis
  • Evaluar si las soluciones seleccionadas son adecuadas a la cultura de flujos y estructura organizacional de la empresa
  • A qué nivel los datos son confiables
  • Con que frecuencia se deben actualizar los datos para reflejar el estado real de la organización.

En general para los datos internos se usa la información de los proveedores, las transacciones realizadas y las estrategias seleccionadas. Para los datos externos se usa información de mercado, condiciones económicas, opiniones de expertos y benchmarks.

Algunos de los indicadores más comúnmente generados como resultado de los diferentes análisis de la información son:

  • Gasto bajo control del área. Resultado del análisis de gasto que muestra cuanto de lo que gasta la empresa es realmente gestionado por el área de abastecimiento
  • El apego del gasto al presupuesto. Se analiza en al gasto de ciclo debida y muestra la diciplina financiera contra los presupuestos.
  • Costo total de propiedad, TCO. Permite conocer el impacto total de una compra desde su adquisición hasta su uso real y disposición final.
  • Ahorros de costo. Se evalúan todos los aspectos asociados con una compra para conocer el impacto final sobre las utilidades.
  • Evasiones de costo. El resultado de evitar costos adicionales que parecían inevitables debido a fluctuaciones del tiempo de cambio, inflación, cambios de especificaciones, etcétera.
  • Promedio de plazos de pago. Esta información ayuda a armonizar los términos y a identificar oportunidades para mejorar el flujo de caja.
  • Número de proveedores utilizados. Se conoce cuantos proveedores se usan por categoría para generar proyectos de desarrollo o racionalización de fuentes de suministro.
  • Coberturas de contratos. Conocer el total de gastos cubiertos por contratos.
  • Exposición a variaciones en los tipos de cambio. Que riesgos tiene la empresa hasta fluctuaciones sobre los gastos ejercidos o futuros.
  • Desempeño y respuesta de proveedores. Conocer el nivel de cumplimiento de los proveedores y la forma en que responden ante la presencia de fallas.

Como se puede ver las múltiples aplicaciones de la analítica son esenciales para la mejora continua del área de abastecimiento.

Para mayor detalle, consultar “Procurement Analytics Demystified”, publicado por Sievo.

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