Aplicando las 3 “Rs” al suministro

Responder de forma adecuada a una crisis es un camino para fortalecer el rol estratégico de la función de suministros en la organización moderna

Las grandes crisis modifican la estructura de los negocios y por lo mismo, abren oportunidades que no existían y que solo son aprovechadas por aquellos que se preparan y actúan de forma oportuna. En el caso específico de los suministros se recomienda aplicar 3 Rs para asegurar que le área sigue siendo o se convierte en una ventaja competitiva para su organización.

Las 3 Rs se refieren a

  • Responder
  • Recuperar
  • Reformar

Cuando se presenta una situación inesperada o extrema, la prioridad se centra en ejecutar una respuesta adecuada que se centra en proteger a las personas, asegurar la continuidad y atender aspectos de costo y flujo de efectivo. Todo lo anterior sin afectar la relación con proveedores clave, destruir las relaciones y restringir severamente las oportunidades en el futuro.

En tiempos de crisis hay que ser empático, entender la posición de nuestros socios de negocio y construir relaciones que ayuden al proveedor como un mecanismo para garantizar nuestra supervivencia.

Los eventos deben ser atendidos de acuerdo con su magnitud y duración entendido que algunos de éstos pueden tener efectos que sobrevivan varios años.

Contener los impactos negativos y encontrar respuestas de corto plazo es solo el inicio, la siguiente prioridad es el recuperar la operación bajo las nuevas condiciones y esto implica en muchos casos revisar el portafolio de soluciones que se ofrece al mercado y hasta el modelo de negocio con el que opera la organización.

Las urgencias del corto plazo se deben combinar con las estrategias del largo plazo para implementar soluciones que satisfacen ambas situaciones. En este caso, las nuevas tecnologías de información aparecen como una alternativa efectiva que permite un adecuado control del presente y una mayor visión del futuro.

El mejor procesamiento de los datos aporta una mejor visibilidad del presente y del futuro que conduce a mejorar la toma de decisiones en tiempo real.

Entre las prioridades más relevantes de la etapa de recuperación podemos mencionar:

  • Mejorar la evaluación del riesgo. Esto implica mejorar la gestión de los riesgos financieros, logísticos, de disponibilidad y de seguridad. El atender el riesgo es parte de la operación cotidiana del área.
  • Mejorar la visibilidad del suministro. Ver más allá de los proveedores directos se vuelve una prioridad para la recuperación de las cadenas, las vulnerabilidades que ocurren corriente arriba de la cadena impactan directamente a la organización.
  • Desarrollar una planeación basada en escenarios. Contar con planes adecuadas a los diferentes escenarios facilita la respuesta oportuna.
  • Mejorar la colaboración con los proveedores. Una relación cercana y profunda beneficia a ambas partes, genera transparencia, reduce los costos y simplifica en general la operación.

Podemos mencionar, en base a un estudio de HBR, cinco grandes acciones adecuadas a la fase de recuperación:

  • Apoyarse en tecnologías digitales para la adaptación e innovación
  • Experimentar con nuevos modelos de negocio
  • Improvisar soluciones para satisfacer las nuevas necesidades de los clientes
  • Desarrollar nuevos procesos y prácticas de negocio.
  • Refinar los modelos de colaboración y trabajo en equipo.

La última R se refiere a reformar las formas de operar ante una “nueva normalidad” y gran parte de estos esfuerzos se centrarán en construir resiliencia.

Suministros entenderá que los riesgos de su cadena de proveeduría son sus propios riesgos y que monitorear estas condiciones permitirá actuar de forma proactiva ante los eventos que ponen el riesgo el logro de los objetivos. También se requiere fortalecer la influencia del área al interior de la organización para fomentar el trabajo en equipo y sacer provecho de la digitalización y la innovación proveniente de los proveedores.

La necesidad de tener mayor transparencia, menor burocracia, mejor comunicación y una más rápida y mejor toma de decisiones son requisitos que se integran a la nueva normalidad y por lo tanto deben ser incluidos en la reformación del área y su relación con la organización.

Como una forma de efectuar un rápido diagnóstico las empresas deben responder estas 10 preguntas:

  1. ¿Cómo garantizamos una reducción sostenible del costo?
  2. ¿Nuestros indicadores reflejan la importancia de asegurar el suministro o solo se enfocan en el costo?
  3. ¿Qué tan bien entendemos nuestros guiadores claves del costo?
  4. ¿En qué áreas nos debemos de enfocar para mejorar la resiliencia de nuestro ecosistema de suministro?
  5. ¿Cuáles de nuestros proveedores aportan un valor crítico o estratégico para nosotros?
  6. ¿Qué tan transparente es nuestra cadena?
  7. ¿Sabemos dónde se encuentran los eslabones débiles de nuestra cadena?
  8. ¿Podemos simplificar nuestra red de suministro y reducir el riesgo?
  9. ¿Qué colaboración interna nos ayuda a protegernos mejor contra futuras interrupciones?
  10. ¿Evaluamos a los proveedores en términos de su retorno total de inversión o aún estamos centrados en los ahorros y el valor? Si nos centramos en lo último, ¿es la mejor forma de medirlos?

Las crisis cumplen una función, desaparecer a los débiles y fortalecer a los poderosos, el área de suministro debe asumir su rol como un activo importante de las empresas y aprovechar la circunstancia para reinventarse.

 

Para mayor detalle consultar  “Is your supply management fit for purpose?” publicado por GEP.

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