Cambios en compras post pandemia

Para tener éxito en la nueva normalidad es necesario consolidar algunos de los cambios realizados durante la presencia de la crisis y realizar otros que permitan a la organización contar con un nivel de resiliencia adecuado ante la posibilidad de ocurrencia de eventos similares.

Las organizaciones deben reconocer que la pandemia es algo más que un periodo temporal que requirió que las empresas modificaran su forma de trabajar y de relacionarse con sus socios comerciales, debe aceptarse como un factor externo que han modificado de forma permanente muchas de las bases que las organizaciones usan para operar ejecutar sus estrategias.

Ante la elevada posibilidad de que este fenómeno se pueda repetir en un futuro cercano, las empresas tienen la obligación de invertir en procesos y en tecnología que facilita la gestión de riesgo y fortalezca la resiliencia de la organización y de su ecosistema.

Otro cambio relevante se refiere a la selección de las fuentes de suministro ya que se puede pensar en acciones para que el origen de los suministros sea local, de proveedores más cercanos o mantener una elevada parte de este en el mercado asiático. También es necesario cuestionar el riesgo asociado con el tener fuentes únicas de suministro y las complejidades asociadas con suministros dobles o triples.

Algunos procesos tuvieron que moverse rápidamente a plataformas digitales ante la imposibilidad de interactuar en persona dentro y fuera de la organización, es momento que definir un claro rumbo para cada uno de estos procesos, bajo una clara estrategia de digitalización la cadena de suministro que elimine los procesos manuales innecesarios, los documentos físicos sin valor y que contribuyan a desarrollar procesos altamente productivos.

Como resultado de este rediseño de las fuentes de suministro y los procesos se deben incluir los temas asociados con la sostenibilidad no sólo desde la perspectiva de su impacto económico, sino de su trascendencia sobre la sociedad y el medio ambiente. Las metas definidas en las políticas de sostenibilidad de suministro deben estar totalmente alineadas con aquellas que persigue la corporación.

Durante la pandemia, las empresas confirmaron y extrañamente algunas apenas descubrieron, el parte impacto que el suministro tiene sobre la capacidad de la organización para satisfacer las demandas de sus clientes, la relación demanda, inventarios, suministros se hizo evidente y debe ser reforzada para promover y facilitar el impacto que los proveedores tienen sólo la innovación y el ingreso.

La falta de recursos hizo que las áreas de finanzas y suministro buscarán formas de colaborar para administrar el flujo de efectivo de la organización, este acercamiento debe ser consolidado con nuevas formas de trabajo que atiendan temas relevantes que inician con la elaboración de los presupuestos y combinan con el pago a los proveedores. La gestión del capital de trabajo debe ser vista como una tarea multifuncional y no solamente como una responsabilidad de finanzas.

La experiencia desarrollada durante la pandemia debe ser la base para la automatización de los procesos tácticos operativos del área que liberen a comprador de la rutina y le permitan concentrar sus esfuerzos en el desarrollo y ejecución de estrategias colaborativas al interior y al exterior de la organización

Es claro, que todos estos cambios demanda nuevas habilidades técnicas, pero también el desarrollo y habilidades suaves que permiten al comprador incrementar su capacidad de influir dentro de su ecosistema.

Como resultado una encuesta elaborada por APQC se identificaron las 5 áreas en las cuales el área de suministro debe enfocarse en el futuro cercano y estas son:

  • 31% consideraron que el foco debería estar en la administración de la relación con los proveedores
  • 29% se refirieron a poner atención al proceso de colocación de pedidos
  • 25% favorecieron el atender el proceso desde el abastecimiento hasta el pago, P2P
  • 22% dieron como prioritarios la automatización y la digitalización del área
  • 22% enfatizaron la necesidad el desarrollo de un suministro sostenible

Dentro de las prioridades operativas propias del área las 5 más relevantes se concentran en:

  • Implementar métodos para reducir el costo de proveedores
  • Estandarizar los procesos
  • Enfocarse en suministro sostenible
  • Identificar e implementar mejores prácticas
  • Mejorar la colaboración en la comunicación

Cómo se puede observar, para poder tener éxito en las prioridades marcadas se requiere que el personal del área tenga una gran capacidad de trabajo en equipo, una excelente comunicación, la capacidad de desarrollar tareas complejas asociadas con el suministro sostenible, así como el desarrollo de estrategias que pueden ser ejecutadas con recursos propios y de los proveedores.

Para mayor información consultar “Eigth procurement leadership themes for 2021” publicado por Will Green así como “Soft skills are needed for procurement priorities” publicado por APQC.

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