Colaborar para innovar

La innovación es una respuesta a los inesperados cambios en el mercado como los ocasionados por la reciente pandemia del COVID-19. Cuando se construyen procesos e indicadores que facilitan y fomentan la innovación al interior y al exterior de la organización es posible lograr mejores resultados en menor tiempo.

Los resultados aquí mostrados como son producto del estudio aplicado a 425 ejecutivos globales de las áreas de Finanzas como abastecimiento con una cadena de suministro y ventas en Europa y Norteamérica con el objetivo de evaluar el rol estratégico del abastecimiento en sus organizaciones.

Es evidente que la crisis provocada por el COVID-19 contribuyó a que las organizaciones  identifican la importancia del abastecimiento en la cadena de suministro dentro del flujo operativo de la organización. La eficiencia del abastecimiento ha mejorado gracias a la implementación de herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución del proceso, pero es importante que se fortalezcan sus acciones de colaboración al interior y al exterior de la organización.

La colaboración al interior se centrará fundamentalmente en su capacidad de responder oportunamente a los drásticos cambios que ocurren inesperadamente en la demanda y que requiere de una pronta respuesta de múltiples proveedores.

Otra área relevante de colaboración que implica colaboración interna y externa se refiere a la introducción de nuevos productos que en el caso de la pandemia fueron resultados de identificar ventanas de oportunidad, es decir organizaciones que elaboraban aspiradoras, desarrollaron productos para el mercado de ventiladores o empresas que fabricaban bebidas se movieron al mercado de sanitizantes, todo esto implicó una elevada coordinación de recursos internos y la identificación, desarrollo en coordinación con nuevos proveedores.

También como resultado de la situación global, fue necesario identificar nuevos proveedores en periodos muy cortos, especialmente en lo que se refiere a la adquisición de equipos de protección personal que presentaron una elevada escasez global. Algunas de estas selecciones se implicaron hacer a un lado algunos procesos de selección que tuvieron como resultado la compra de productos de baja calidad o la contratación de proveedores que no cumplieron con los compromisos lo que llevó a las organizaciones a reflexionar la necesidad de balancear la oportunidad con los sistemas de control.

El camino hacia la colaboración demanda redefinir algunos de los objetivos esenciales del área así como el mejor uso de algunas herramientas tecnológicas y la adquisición o desarrollo de nuevos talentos. Entre las prioridades podemos mencionar:

  • La analítica, como una herramienta que facilitará la predicción de la demanda en diferentes categorías y facilitará la adecuación de las estrategias y la gestión del riesgo. En este sentido, 50% de los participantes lo consideraron como una alta prioridad.
  • La consolidación de proveedores. En este caso como a las prioridades construir relaciones colaborativas que permitan identificar oportunidades de reducción de costo para todas las partes. Esto fue considerado como una alta prioridad en el 47% de los participantes
  • El desarrollo y la adquisición de nuevos talentos que permitan desarrollar esta nueva forma de trabajar en el área estuvo dentro de las 5 mayores prioridades identificadas en la encuesta alcanzando un 43% de las menciones
  • La digitalización de los procesos del área fue mencionada por el 45% de los participantes junto con la construcción de nuevos modelos de suministro que permita adquirir mayores innovaciones para la organización.

El 67% de los participantes calificaron abastecimiento como un socio clave del negocio que contribuye significativamente al ogro del valor estratégico de la empresa y esta mención tuvo su mayor valor, 77%, en las empresas manufactureras.

Al hacer una relación de las situaciones que inhiben la colaboración entre abastecimiento y otros departamentos o socios estratégicos de negocio se identificaron tres grandes temas:

  • Las dificultades generadas por las distancias físicas y los cambios horarios
  • La falta de mecanismos para generar una mejor colaboración
  • La falta de prioridad sobre el tema que tienen la mayor parte de los interesados

Cuando el tema se enfocó específicamente al manejo con proveedores estratégicos las 5 razones más importantes que impiden el desarrollo de la colaboración fueron:

  1. Encontrar el proveedor estratégico adecuado
  2. Mayores precios de los esperados
  3. Falta de confianza en una o ambas partes
  4. Falta de comunicación suficiente en
  5. Falta de datos con relación a diferentes aspectos de la relación

Para superar estos obstáculos las organizaciones pueden realizar las siguientes acciones:

  • Modificar sus indicadores de desempeño y KPIs para darle más peso a la colaboración
  • Adquirir tecnologías que facilitan el intercambio de información con los proveedores
  • Promover mayor información por parte de los proveedores
  • Implementar tecnologías que faciliten la comunicación y la planeación con los proveedores
  • Obtener un mayor compromiso de colaboración por parte de los proveedores
  • Tener un mayor apoyo por parte de los altos ejecutivos
  • Reducir la presión por los ahorros
  • Mejorar la visibilidad en el proceso de las órdenes y los pagos

Mejorar la colaboración eleva el rol de abastecimiento como un socio estratégico del negocio y habrá oportunidad a nuevas fuentes de valor más allá de las tradicionales. Alguno de los beneficios claros que se pueden obtener son mejoras en acciones dirigidas a la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa, el crecimiento de los márgenes a través de la reducción de los costos directos y la mejora de las eficiencias operativas como consecuencia de la innovación.

Algunas acciones específicas para mejorar la relación con los proveedores son:

  • Compartir los pronósticos y las órdenes planeadas
  • Mejorar la apertura y transparencia
  • Alinear expectativas e incentivos
  • Facilitar la innovación a través de la colaboración y la flexibilidad
  • Tratar a los colaboradores de los proveedores como propios
  • Mayor flexibilidad en los términos de pago
  • Alineación de los programas de incentivos
  • Compromisos a largo plazo

En las conclusiones, el reporte recomienda 3 actividades claves que facilitarán la colaboración en la relación con los proveedores:

  • Establecer la colaboración como una de las mayores prioridades del equipo. Esto implica poner mayor atención gerencial a la construcción de mejores relaciones pasadas en la confiabilidad y el comportamiento ético
  • Establecer indicadores de medición enfocados en los resultados y no solamente en las actividades. Centrarse en conocer los beneficios ocasionados por la mejora en la colaboración y no sólo el hecho de que esté ocurriendo.
  • Implementar tecnologías digitales que facilitan la colaboración centradas en la gestión del valor.

Para lograr el éxito en los nuevos tiempos es necesario modificar procesos y conductas que faciliten la rápida adaptación de las cadenas de suministro a los rápidos cambios del entorno.

Para mayor detalle consultar: Collaborate To Win, publicado por Forrester Consulting e Ivalua.

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