Comportamiento ético en abastecimientos

Ninguna organización es inmune al fraude, entender su forma y los métodos para su control forman parte de la rutina del área de abastecimientos.

Dentro del área de abastecimiento, existen temas que deben ser repetidos constantemente, ya que deben estar presentes en todas las actividades que el personal del área realiza, y uno de estos temas centrales se refiere a la conducta ética.

Comportarse éticamente significa respetar las reglas y estándares de una conducta o práctica adecuada, especialmente en lo que se refiere a los estándares de una profesión.

El comportamiento ético del comprador debe manifestarse en diferentes etapas de su proceso cotidianos, como puede ser la evaluación de proveedores, la selección de proveedores, la negociación de contratos o la asignación de órdenes de compra, ya que en todas ellas debe asegurar que sus decisiones son justas y sin sesgo .

Las desviaciones éticas del comprador no solamente tienen implicaciones inmorales, sino que algunas de ellas caen en el tema de la ilegalidad, que ponen en riesgo la integridad de la organización. Cuando las conductas poco éticas del comprador se vuelven públicas, pueden dañar gravemente la imagen de la empresa y por lo tanto su valor en el mercado.

Algunas razones por las cuales el tema ético es tan relevante en compras pueden ser:

  • Abastecimiento representa la organización y es responsable de asignar los negocios a los proveedores
  • Los compradores experimentan grandes presiones de fuerzas internas y externas para comportarse de manera no ética, ya que sus decisiones implican grandes sumas de dinero
  • El comportamiento ético ayuda a establecer relaciones de largo plazo e impacta la colaboración con los proveedores
  • Una persona que se comporta éticamente, logra el respeto de la comunidad de los negocios y es algo que acompaña al individuo a lo largo de toda su carrera profesional.

Podríamos preparar una larga lista de conductas no éticas por parte de los compradores, sin embargo los más comunes son:

  • Aceptar favores o regalos de parte de los proveedores que afectan sus decisiones en la evaluación y selección de las fuentes de suministro
  • Incurrir en conflictos de intereses en donde se ponen por encima de los intereses de la organización los personales o los de algún familiar
  • Compartir indiscriminadamente información confidencial que pone en riesgo a la organización o desfavorecen la posición competitiva de algún proveedor
  • Ser injusto con algunos proveedores, dar un tratamiento preferencial sesgado a ciertos proveedores lo que limita la posibilidad de participar u obtener negocios a otros
  • Tener conductas deshonestas. Esto se refiere principalmente al incumplimiento de compromisos que impactan en la operación del área.

Aunque el tema es complejo, existen algunas medidas básicas que debe tomar la organización para atender el tema como una prioridad de negocio. Las acciones más comunes son:

  • Definir una política de comportamiento ético. La política debe estar por escrito y ser lo suficientemente clara para evitar diferentes interpretaciones bajo distintas circunstancias. Debe existir total claridad sobre lo que se considera el comportamiento no ético
  • El objetivo que se persigue es asegurar que los empleados están conscientes de la importancia de apegarse a las prácticas éticas. La formación debe realizarse con ejemplos cotidianos y las reglas deben ser totalmente claras. El entrenamiento debe abarcar a todos aquellos que participan en los procesos de evaluación y selección de proveedores, así como en la asignación de contratos.
  • Los procesos deben de tener verificaciones y validaciones. Recordemos que no se puede ser juez y parte, por lo tanto, alguna entidad externa deberá validar que no hayan ocurrido violaciones éticas o se tenga la posibilidad de que éstas se presenten.
  • Auditorías. Las auditorías deben de ser periódicas para verificar que las actividades se conducen de forma ética con relación a las políticas y procedimientos. Las auditorías no deben de ser vistas como un sistema de castigo, sino simplemente como una forma de prevenir desviaciones a las conductas adecuadas.

El trabajo del comprador siempre estará bajo la sombra de que se cometen actos de corrupción y favoritismo, desafortunadamente, en muchas organizaciones se presentan las condiciones esenciales para un comportamiento poco ético, el conocido triángulo del fraude: presión, racionalización y oportunidad. Por lo cual, las medidas mencionadas anteriormente sobre políticas, entrenamiento, verificaciones de auditorías deben estar presentes en toda organización.

Tengamos presente, que la conducta ética también se extiende a toda la cadena de suministro, como lo han demostrado algunos casos muy sonados en la prensa:

  • En 2013, dos empresas reconocieron haber estado incluyendo carne de caballo en la venta de sus productos cárnicos sin notificar de esto a los consumidores
  • En 2017, VW admitió haber hecho trampa en las pruebas de emisiones de algunos vehículos
  • En 2019, una empresa aceptó haber falsificado certificados sobre la calidad del aluminio utilizado en satélites de la NASA que fallaron en su lanzamiento

Si hacemos una analogía, entre el comportamiento ético y una guerra entre el bien y el mal, algunas acciones que también se pueden tomar son

  • Reducir la necesidad de una guerra. Cuando las empresas se obsesionan por competir y solo se buscan resultados en el corto plazo, se generan presiones que promueven conductas fraudulentas. Estas presiones se reducen cuando se piensa en relaciones a largo plazo, en la cual todas las partes buscan obtener beneficios de largo plazo y las relaciones son manejadas de forma abierta.
  • Mantener claras las líneas de defensa. La empresa debe contar con procesos que garanticen la transparencia y legalidad de todas las operaciones, así como la calidad de los productos y servicios que se adquieren.
  • Conocer el campo de batalla. Cuando existe transparencia en los procesos, es posible hacer una completa trazabilidad de los productos y las decisiones asociadas con éstos, por lo que se reduce la posibilidad de los fraudes.
  • Evitar la toma de rehenes. Cuando las relaciones entre dos organizaciones son asimétricas, es decir, una de ellas tiene mucho más poder que la otra, puede ocurrir que la organización más poderosa toma acciones poco éticas sabiendo que difícilmente será castigada. Hay que asegurarse que los reportes no sean manipulados y que toda la información compartida sea clara y transparente.
  • Trabajar con aliados. En la guerra contra el fraude, mientras más ojos verifiquen la operación será mucho más fácil capturar o prevenir cualquier condición fraudulenta. La transparencia debe aplicarse a lo largo de toda la cadena en un esfuerzo conjunto.

Para tener una mejor percepción de lo que significa el fraude dentro de las organizaciones, el reporte generado por BDO con relación al fraude corporativo en América Latina nos indica que las organizaciones subestiman el impacto del fraude, solo 31% declararon haber detectado casos durante el último año pero solo el 17% se consideran estar adecuadamente preparadas para luchar contra este fenómeno.

Se estima que las empresas pierden en promedio 1.5 millones de dólares debido al fraude corporativo y las empresas no consideran que están mejorando con relación a este tema. Cuando se realiza una radiografía del fraude corporativo en América Latina las 3 causas más comunes que se encuentran son:

  • Corrupción, que representa el 52% de los casos
  • Apropiación indebida de activos, con él 45 %
  • Fraude en Estados financieros, con solamente el 3%

La forma más común en que las empresas detectan los fraudes es: por reportes anónimos, 32%, ya sea utilizando sistemas formales anónimos para el reporte de fraudes o sin la existencia de estos mecanismos. El 27% de los fraudes detectados participaron 3 personas y en él 19% solamente fueron dos, sin embargo, el 86% de todos implican más de una persona.

Los elementos típicos que incluyen los programas antifraude y Anticorrupción en América Latina son los que ya hemos mencionado anteriormente, código de conducta, auditorías internas, canales de denuncia y capacitación, sin embargo, es evidente que si no se implementan adecuadamente las acciones, las estructuras solo quedan como un referente.  Las empresas marcaron como las 5 causas más comunes por las cuales se cometen los fraudes las siguientes:

  • Deficiencia en el control interno, 61%
  • Deficiente supervisión por la gerencia o alta dirección 50%
  • Ausencia de control interno, 42%
  • Ausencia de personal calificado en la supervisión de controles, 42%
  • Directivos que no inspiraron una cultura ética, 32%

Este tema debe mantenerse presente de forma permanente en toda la organización, pero especialmente en áreas que tienen contacto con entidades externas, y se deberá actuar adecuada y oportunamente cuando se presente cualquier incumplimiento a los valores éticos.

Para mayor detalle, se puede consultar: Ethics in Procurement: What are you doing to keep procurement ethical?, escritpo por Marc Wins, “Supply Chain Fraud: The next Battleground”, escrito por DuHadway Scott y publicado en la revista del ISM en Octubre del 2019 y “El mapa del fraude corporativo en américa latina 2018/2019” publicado por BDO.

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