Compras digitales y generación de valor

Integrar la digitalización y la analítica avanzada debe apoyarse en un claro “roadmap” que abarque inversiones tecnológicas, cambios de procesos y nuevas técnicas de análisis para poder generar el mayor valor. Sin embargo, hay algunas acciones simples que deben ser aplicadas para eliminar una de las acciones típicas que hace que el aérea pierda gran parte de sus contribuciones de valor, las compras Maverick.

Gracias al uso de la analítica avanzada y la digitalización, las áreas de abastecimiento pueden alcanzar más altos niveles de desempeño, el secreto para lograr esto, está en saber utilizar ambas herramientas de acuerdo a las necesidades reales de la compañía.

Una característica típica de los nuevos negocios, es su capacidad de operar prácticamente en tiempo real, para abastecimientos, esto significa una nueva forma de negociar, planear, definir y ejecutar sus estrategias de suministro. No solo eso, gracias a la analítica, el área es capaz de anticipar problemas potenciales con proveedores y descubrir con mayor facilidad la causa raíz de las fallas. El análisis de la cadena de suministro, va más allá de los proveedores Tier 1 y se puede conocer el desempeño de los proveedores de los proveedores de nuestros proveedores.

Un estudio realizado por McKinsey&Company, “Delivering superior value through digital procurement” escrito por Pierre de la Boulaye y Peter Spiller, incluyó empresas de todo el mundo y se enfocó en analizar el impacto en el corto plazo de los programas de compras digitales. Los participantes del estudio, estiman que con las nuevas herramientas, se pueden alcanzar  incrementos en los ahorros anuales del 40%, reducciones del 30% al 50% en el tiempo de la transacción de las operaciones y un 50% en la reducción de valor perdido. Coincidirán conmigo que los valores mencionados son extremadamente agresivos aún con las nuevas tecnologías .

Si se esperan estos niveles de mejora, las preguntas que surgen son obvias, ¿Qué proveedor de soluciones digitales de compra será capaz de cumplir sus promesas de mejora? ¿Cuál debe ser el “roadmap” digital del área para alcanzar estos niveles de desempeño?

Para lograr los beneficios de crear mayor valor, las acciones claves del área se deben enfocar en:

  • Visibilidad del gasto. El impacto va dirigido a mejorar la integración de la información repartida en diferentes aplicaciones para perfeccionar la generación de KPIs y la proyección de precios y estado financieros.
    • Inteligencia avanzada para el análisis del gasto.
    • Información automática de condiciones del mercado.
    • KPIs estándar.
    • Ligas con el estado de resultados.
  • Suministro avanzado y colaborativo. Esto deberá facilitar el entender la demanda, profundizar en los costos, analizar el mercado, generar ahorros y medir la efectividad de las estrategias.
    • Mejoras en el manejo de información relativa a cada categoría utilizando un repositorio central para los datos.
    • Analítica avanzada para las categorías, con apoyo de IoT y motores de optimización.
    • Análisis “should cost” y en base cero.
    • Portales para colaboración de negocio, que faciliten el intercambio de información.
    • Mejor calificación, selección y monitoreo de proveedores, incluyendo la gestión de riesgo.
    • Evento de e-sourcing, e-subastas y el adecuado uso de e-catálogos para facilitar los procesos de compras.
    • Plataformas para colaboración con proveedores que motiven la innovación.
  • Prever las pérdidas de valor. Mejorar los procesos transaccionales, así como el análisis de la información, para mejorar la toma de decisiones.
    • Mejora de los flujos de Procure to Pay, P2P.
    • Asegurar el cumplimiento de gestión de proveedores y contratos.
    • Automatizar los procesos de evaluación y reporteo del desempeño de los proveedores.
    • Automatizar el proceso de evaluación de desempeño del área de abastecimiento.

Hay que tener presente que estas herramientas impactan en 3 grandes objetivos del área: la efectividad para el servicio al cliente, la eficiencia en el uso de los recursos de la organización y la sostenibilidad.

Para complementar esta visión, es importante analizar el artículo “3 ways we wish we could deal with serial mavericks - procurement news”  elaborado por Hugo Britt, que ataca una de las grandes causas de la pérdida de valor del área, las compras Maverick.

Las compras Maverick generan en el área una gran molestia, podríamos hablar hasta de que gener “pensamientos violentos”, ya que son una clara violación a la forma en que se desea que opera la organización y son una “falta de respeto” para los compradores.

Generalmente, cuando se dialoga con un usuario que ha realizado una compra fuera del procedimiento formal, Maverick, las respuestas típicas al porqué de su conducta incluyen:

  • “Perdón, yo no sabía”.
  • “Es que tengo mejor relación con este otro proveedor”.
  • “Es que logré un mejor acuerdo que el que se tiene contratado por la empresa”.
  • “Es que siempre lo he hecho así”.

Tengamos claro que las compras Maverick no son adecuadas porque:

  • Disminuyen las ganancias de la empresa.
  • Impactan en el cumplimiento de los acuerdos contractuales.
  • Dañan la relación con los proveedores.
  • Exponen a la empresa a riesgos legales.

Utilizando la imaginación, podemos “fantasear” sobre 3 formas en las que a los compradores nos gustaría  resolver este tipo de compras:

  1. Dar a conocer a toda la organización las compras Maverick en un “tablero de la vergüenza”. La ventaja de esto es que se esperaría que nadie querría estar en ese tablero, pero si las compras de este tipo son muy altas, se requeriría un tablero muy grande.
  2. Marcar a los que infringen las reglas con una letra. ¿No sería espectacular ver a los compradores Maverick pasera por la oficina cargando una gran letra “M” en su pecho para que todos sepan de sus pecados? De esta forma el mensaje al resto de la organización sería claro, pero hay que reconocer que es muy difícil que el área de Recursos Humanos apruebe este método extremo.
  3. Hacerlos que los violadores paguen el costo asociado. De esta forma aprenderían a respetar el dinero de la empresa. Lo bueno es que la empresa repararía el daño causado, pero seguramente hay muchos aspectos legales que complican esta opción.

Al final, “soñar no cuesta nada”, pero es un tema que debe ser atendido con toda la seriedad que merece, no solo por el monto económico asociado, sino por lo que representa el incumplir con las normas y procesos de la organización.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.